Vielleicht gilt Paretos Gesetz ja auch in diesem vertrieblichen Kontext…

Vor einigen Wochen hatte ich ein Treffen mit dem Eigentümer eines Handelsunternehmens, das ich Ihnen heute gerne schildere.

Ich fahre mit meinem Auto zum Firmenstandort und parke unmittelbar vor dem Eingang neben ein paar freien Parkplätzen, die der Beschilderung zufolge der “Geschäftsführung” vorbehalten sind. Das Büro und die kleine Lagerhalle, die unmittelbar angrenzt, sind angemietet. Alles wirkt sauber und gepflegt, allerdings schon ein wenig in die Jahre gekommen.

Die Platzverhältnisse im Bürotrakt sind äußerst großzügig angelegt für die insgesamt 20 Angestellten des Unternehmens. “Ja, ich hatte schon einmal ein größeres Team, aber seit der Wirtschaftskrise 2009 werden wir langsam immer weniger”, erklärt mir der Eigentümer, der ein aufgeschlossener und außerordentlich freundlicher Herr ist. So gegen Ende 50 wird er sein, vielleicht auch Anfang 60.

Und er erklärt mir die Situation in seinem Unternehmen: Er beklagt, dass es sein Vertrieb nicht schaffen würde, genügend neue Kunden vom umfangreichen Angebot des Unternehmens zu überzeugen, die Kunden wären hauptsächlich in der Industrie zu finden.

Die wenigen neuen Kunden, die der Vertrieb an Land zieht, erteilen oft nur einen einzigen Auftrag und dann hört man nie wieder was von ihnen. Nach der Einschätzung des Eigentümers kann der Vertrieb die neuen Kunden nicht ausreichend zufriedenstellen. Oder der Vertrieb sucht sich einfach die falschen Kunden aus.

“Dabei ist die Verantwortung klar geregelt”, erzählt er. Und er erklärt mir, wie diese Regelung aussieht: “Der Vertrieb kümmert sich um die vorhandenen Kunden und bringt neue Kunden und deren Aufträge herein. Wir hier in der Firma wickeln das dann ab. Wir führen das Lager, kümmern uns um unsere Lieferanten und machen sogar die meisten Angebote. Der Vertrieb muss einfach dafür sorgen, dass wir genügend neue Kunden bekommen, die immer wieder Geschäfte mit uns machen.”

Während ich mir die Mitarbeiterliste ansehe, die mir der Eigentümer auf den Tisch gelegt hat, geht er noch weiter ins Detail und erklärt mir, dass es schließlich eine der wichtigsten Vertriebsaufgaben wäre, neue Kunden zu gewinnen, denn sonst hätten alle anderen im Unternehmen nur furchtbar viel Arbeit damit. Dann wird er ernst und ganz ruhig und vertraut mir sein wirkliches Problem an: “Wissen Sie, Ich mache mit meinem Unternehmen kaum Gewinn. Seit Jahren geht sich das gerade mal so aus. In Summe geht sich meist eine schwarze Null aus. Aber wofür dann dieser ganze Aufwand?”

Ich schlage vor, dass ich mir zuerst ein klares Bild über die Mitarbeiterstruktur des Unternehmens machen werde. Wir konzentrieren uns auf die Mitarbeiterliste, hier sind neben den Namen auch die Aufgabenbereiche, E-Mail-Adressen und Telefonnummern vermerkt.

Wer denn aller im Sales arbeitet, möchte ich vom Eigentümer wissen. Er verweist sofort auf den unteren Bereich auf der Liste, wo die 4 Mitarbeiter mit dem Aufgabenbereich “Außendienst” untereinander aufgeführt sind und gibt mir noch einen Hinweis: “Der erste Außendienstler in der Liste ist der Herr Lambert, der kümmert sich darum, dass im Vertrieb alles gut läuft. Der Lambert wirft auch immer ein Auge darauf, dass nicht alle auf einmal im Urlaub sind.”

Also 4 Mitarbeiter für den Außendienst. Vor jeden der vier Namen schreibe ich mit meinem Füller ein blaues “K”, was nichts anderes bedeutet als dass diese Mitarbeiter regelmäßig im Kontakt mit Kunden stehen. Wer sonst noch im Vertrieb arbeitet, möchte ich von ihm wissen. Die Antwort könnte kürzer nicht ausfallen: “Sonst niemand.”

Wir gehen die Liste von oben nach unten durch. Der erste Herr auf der Liste ist für die technische Unterstützung der Kunden zuständig. Demnach wird auch er mit Kunden zu tun haben müssen. Das bestätigt auch mein Gesprächspartner, der Eigentümer. Also schreibe ich auch hier ein “K” davor.

Dann kommen drei Namen mit dem Hinweis “Innendienst”. Ohne Aufforderung beschreibt mir der Eigentümer deren Aufgabenbereich: “Die kümmern sich um alle Anfrage, machen die Angebote und geben Auskunft über die Lieferzeit. Die meisten Aufträge werden hier auch eingegeben.” Die drei haben also auch regelmäßig mit Kunden zu tun, also schreibe ich auch ein “K” vor jeden der Namen.

Die Liste bringt uns weiter zur Finanzbuchhaltung, dort werden auch die Kundenrechnungen und Gutschriften ausgestellt. Auch die Mahnungen werden hier erledigt. Kundenkontakt? Klar, jeden einzelnen Tag. Also schreibe ich auch hier ein “K” davor.

Der Eigentümer erkennt bereits, worauf ich hinaus will und er setzt nun gleich selber ein “K” vor die Namen der meisten anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf der Liste. Er ist erstaunt, dass nur eine einzige Mitarbeiterin übrigbleibt. Sie hat offensichtlich nicht mit direkt mit den Kunden zu tun.

Diese Mitarbeiterin bucht ausschließlich die Eingangsrechnungen und führt das Lager in der EDV. Gelegentlich nimmt sie als Urlaubsvertretung die eingehenden Telefonate entgegen. “Also auch ein K davor”, sage ich und wir sind die Liste durch.

4 Mitarbeiter dieses Unternehmens haben die Rolle “Vertrieb” in ihre E-Mail-Signatur eingetragen. Die anderen 16 der 20 Mitarbeiter stehen ebenfalls fast täglich mit den Kunden in Kontakt.

Klar, der Vertrieb stellt nicht das gesamte Unternehmen dar.
Aber das gesamte Unternehmen ist Vertrieb.

“So extrem habe ich das noch nie betrachtet”, meint der Eigentümer und er schlägt fragend vor: “Vielleicht sollten wir gemeinsam als erstes daran arbeiten?”

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