Themen in diesem Beitrag:

Der erste direkte Kundenkontakt

Ihre Vorab-Recherche zu Ihrem neuen Zielkunden ist nun abgeschlossen und Sie haben Ihren neuen Zielkunden als solchen qualifiziert. Oder besser gesagt: Sie haben sich alle Mühe gegeben, Ihren Zielkunden zu DISqualifizieren, haben dafür jedoch keine triftigen Gründe gefunden und setzen nun Ihre Arbeit für die Neukunden-Akquise fort.

Und: In Ihrer Recherche haben Sie auch herausgefunden, wer denn bei Ihrem Zielkunden der aus Ihrer Sicht ideale Ansprechpartner für Sie ist. Somit liegt das nächste Etappenziel klar auf der Hand: Mit Ihrem Ansprechpartner werden Sie nun einen Termin für ein persönliches Gespräch bei Ihrem neuen Zielkunden vereinbaren. Bei diesem Gespräch werden Sie möglichst viele der Punkte klären, die in Ihrem Zielkunden-Profil noch offen sind. Selbstverständlich haben Sie für Ihr Erstgespräch auch das Ziel, den Bedarf und die Aufgabenstellung Ihres Zielkunden genau klären und natürlich halten Sie Augen und Ohren offen, damit Sie im Idealfall bereits eine konkrete Geschäftsmöglichkeit ausmachen können.

Wozu einen altmodischen Brief senden?

Warum dieser Zwischenschritt mit einem Ankündigungsbrief? Das verlängert doch den Akquise-Prozess nur unnötig und macht diesen aufwändiger…

Nun, meine Erfahrung dazu sieht ganz anders aus: Dieser Zwischenschritt ist deshalb so wichtig, da er Ihre Erfolgsrate über die Terminvereinbarung für Erstgespräche erheblich verbessert.

Wie Sie wissen gibt es zwei Grundpfeiler für die Arbeit eines B2B-Ingenieurs: Respekt und Ehrlichkeit. Durch das Ankündigen des Telefongesprächs zeigen Sie Ihrer Ansprechperson, dass Sie die Person und ihre respektieren. Sie kündigen im Schreiben an, dass Sie sich umgehend telefonisch melden werden und räumen Ihrer Ansprechperson damit auch gleichzeitig die Möglichkeit ein, sich bei Ihnen zu melden und das Gespräch zu verschieben. Das passiert zwar nur sehr, sehr selten – aber wie gesagt – Sie zeigen damit Respekt.

Ein weiterer wichtiger Grund für den Ankündigungsbrief ist dieser: Ihr Ansprechpartner soll sich auf das Telefongespräch vorbereiten können. Sie geben ihm die Möglichkeit, sich vorab ein Bild über Sie und Ihr Unternehmen zu machen. Ihr Ansprechpartner kann vorab etwa Ihre Website besuchen und sich mit Ihren Lösungen auseinandersetzen und fühlt sich deshalb auch nicht überrumpelt, wenn Sie sich einige Tage danach tatsächlich bei ihm melden.

Sie verschaffen sich damit selbst eine bessere Ausgangsposition für Ihr Telefonat, bei welchem Sie einen Termin vereinbaren möchten, weil:

  • Ihr Ansprechpartner bereits Ihren Namen kennt
  • Ihr Ansprechpartner Ihr Unternehmen bereits einordnen kann
  • Sie Ihren Ansprechpartner nicht aus heiterem Himmel mit einer Terminanfrage überrumpeln

Gerade deshalb, weil sich Ihre Kontaktperson bei Ihrem neuen Zielkunden im wahrsten Sinne des Wortes „ein Bild von Ihnen machen“ kann, ist Ihre Erfolgsrate für Ihr Erstgespräch messbar höher.

Der wahre Zweck des Ankündigungsbriefs

Damit ist auch schon definiert, welche Aufgabe der Brief für Sie erfüllt: Es geht um das Anwärmen des Ihres neuen Kontakts. Mit passenden Nutzenelementen, die Sie im Brief kurz und knackig formulieren, wecken Sie das Interesse bei Ihrem Ansprechpartner. Natürlich kündigen Sie im Brief auch Ihre telefonische Kontaktaufnahme an. Mit dieser Vorgangsweise hinterlassen Sie einen professionellen, äußerst positiven Eindruck bei Ihrem künftigen Gesprächspartner. Sie unterscheiden sich bereits jetzt von den allermeisten Ihrer Mitbewerber, da kaum jemand auf diese für Ihren Kunden äußerst angenehme Art und Weise in Kontakt tritt.

Hier einige praktische Erfahrungswerte:

  • 100% aller Ansprechpersonen zeigen eine positive Reaktion auf den Ankündigungsbrief, noch nie habe ich einen Zielkunden erlebt, der sich deswegen beschwert hat
  • Mehr als 80% der Ansprechpartner können sich zum Zeitpunkt des ersten Telefongesprächs an das Schreiben erinnern und bedanken sich dafür
  • Mehr als 50% der Ansprechpartner haben das Schreiben bei Ihrem Anruf sogar noch griffbereit und nehmen es beim Telefonat zur Hand
  • Mehr als 40% der Ansprechpartner stimmen in weiterer Folge einem kurzfristigen Erstgespräch zu und fixieren dafür sofort einen Termin

Klar, das Erstellen und Versenden des Ankündigungs-Briefes bedeutet Arbeits-, Zeit- und auch einen minimalen finanziellen Aufwand. In jedem Fall rechtfertigen diese Aufwände aber das Ergebnis – nämlich eine äußerst positive Terminrate für Ihr nachfolgendes Erstgespräch.

So kann Ihr Brief aussehen

Auf keinen Fall darf der Brief nach einer Massensendung aussehen! Adressieren Sie den Brief daher nach Möglichkeit handschriftlich. Damit steigt die Chance ungemein, dass Ihr Brief auch tatsächlich beim Empfänger ankommt und bei größeren Unternehmen die Hürde des zentralen Posteingangs mühelos nimmt. An dieser Stelle dürfte nun auch sonnenklar sein, dass wir hier nicht von einer E-Mail, sondern von einem – nun ja – “altmodischen” Schreiben auf Papier sprechen, das Sie wirklich per Post an Ihren Zielkunden senden.

Warum keine E-Mail? Nun – Ihre E-Mail wird mit größter Wahrscheinlichkeit nach wenigen Sekunden direkt im Papierkorb des E-Mail-Programms Ihrer Ansprechperson landen. Daher wird sich auch kaum jemand an Ihre E-Mail erinnern und wenn Sie dann anrufen, würden Sie häufig diesen Satz zu hören bekommen:

Bitte senden Sie mir Ihre E-Mail nochmals, ich werde mir diese dann gerne ansehen und mich bei Bedarf bei Ihnen melden.

Schon mal gehört? Was dabei herauskommt, das brauche ich Ihnen wohl nicht im Detail beschreiben, denn ich bin mir sicher, dass Sie diese Erfahrung selbst schon gemacht haben. Damit Ihrem schönen, respektvollen Vorankündigungsbrief nicht das gleiche Schicksal ereilt, dürfen wir uns ein paar Gedanken über dessen Ausführung machen:

  1. Der Brief darf keinesfalls länger als 1 Seite sein
  2. Der Empfänger soll sich persönlich von Ihrem Schreiben angesprochen fühlen
  3. Verwenden Sie hochwertiges Papier, am besten ein schweres Papier mit 120g/m2 oder mehr
  4. Sie unterzeichnen jeden Brief persönlich und handschriftlich
  5. Sie legen dem Brief ein kleines Geschenk als Aufmerksamkeit bei

Diese Aufmerksamkeit soll nur den Zweck ihrer Bezeichnung erfüllen: Sie soll beim Empfänger Aufmerksamkeit schaffen. Dies gelingt am besten, indem die haptische Wahrnehmung Ihrer Kontaktperson angesprochen wird. Haptik ist das tastende „Begreifen“ im Wortsinne – Ihr Ansprechpartner soll also etwas zum Angreifen in Händen halten, dass nicht im ersten Moment im Mülleimer landet.

Durch das kleine Geschenk verbindet Ihr Ansprechpartner eine positive Erinnerung mit Ihrem Schreiben und speichert gleichzeitig ein Bild und ein gutes Gefühl ab. Genau das brauchen Sie später, wenn Sie anrufen und einen Termin vereinbaren wollen. Diese kleine Beigabe, das winzige Geschenk ist das Schlüssel-Element Ihres Briefes und sorgt dafür, dass Ihr Schreiben bei Ihrem Kontakt in guter Erinnerung bleibt.

Hier einige Beispiele:

  • Ein wertiger Kugelschreiber (also nicht der billigste Plastik-Stift, der von Anfang nicht schreibt!)
  • Ein Post-It Block (am besten mit Ihrem Firmenlogo drauf)
  • Gadgets wie ein USB-Stick, ein Mousepad, …
  • Eine “pfiffige” Broschüre Ihres Unternehmens (nicht die 80-Seiten Selbstbeweihräucherung)
  • Eine schöne Tafel Schokolade, etc…

Der Fantasie sind hier kaum Grenzen gesetzt, wichtig ist nur, dass das kleine Geschenk keinen zu hohen Wert hat. Ein Wert von bis zu ein paar Euro ist ideal.

Der gesamte Brief muss wie angekündigt schön auf einer DIN A4-Seite Platz finden. Und das in einer Schriftart, die noch jeder gut lesen kann – also mit einer Schriftgröße von 10-Punkt oder höher. Der Brief ist dabei in fünf Teile gegliedert:

  • 1 kurzer Satz mit Ihrer persönlichen Vorstellung
  • 1 bis 2 einfache Sätze, in denen Sie Ihr Unternehmen vorstellen (nicht mehr!)
  • 3 für den Zielkunden relevante Nutzenelemente (dafür haben Sie vorher recherchiert)
  • Die Ankündigung Ihrer telefonischen Kontaktaufnahme
  • Ihre Kontaktdaten inklusive geschäftlichem Profilbild und Ihrer eigenhändigen Unterschrift

Genau diese Knappheit macht das Erstellen des Briefs auch zu einer gewissen Herausforderung, denn die Inhalte kurz und dennoch relevant zu halten ist schwieriger als ausschweifend zu Erläutern. Genau deshalb habe ich dazu eine Briefvorlage für Sie erstellt und auch einen Beispiel-Brief angefügt, wie ich ihn derzeit für meine Zielkunden verwende. Den Link für beide Unterlagen finden Sie in den Shownotes unten in diesem Beitrag. Natürlich finden Sie die Unterlagen auch zum kostenlosen Download direkt in der MWI-Campus Lounge.

Die richtige Zeitplanung

Nachdem Sie Ihren Brief samt dem kleinen Geschenk per Post versendet haben, gilt es nun, Ihre Zuverlässigkeit zu demonstrieren. Im Schreiben haben Sie ja angekündigt, dass Sie sich in einigen Tagen telefonisch melden werden. Damit Sie dieses Versprechen einlösen können, dürfen Sie eine einfache Zeitplanung durchführen: Planen Sie 3 Werktage Postlaufzeit ein, dann sollte der Brief tatsächlich beim Empfänger eingetroffen sein. Nun gilt es, möglichst wenig Zeit verstreichen zu lassen, daher empfehle ich Ihnen, Ihre Kontaktperson nach fünf Werktagen nach Versand des Briefs anzurufen.

Damit das auch tatsächlich funktioniert, planen Sie am besten “rückwärts”: Planen Sie in Ihrem Kalender Zeit für das Telefonat mit Ihrem Zielkunden fest ein und reservieren Sie fünf Werktage davor eben auch die Zeit, um das Schreiben zu erstellen und zu versenden. Um Ihre Effizienz zu steigern, arbeiten Sie am besten mehrere Zielkunden im Block ab und versenden Sie mehrere Briefe zum gleichen Zeitpunkt. So können Sie auch einen längeren Block zum Nachtelefonieren sinnvoll einplanen. Für mich hat es bisher am besten funktioniert, wenn ich je nach zeitlicher Verfügbarkeit die Briefe für 5 bis 15 Zielkunden im Paket vorbereitet und versendet habe. Dabei dürfen Sie aber unbedingt darauf achten, dass Sie nur so viele Briefe versenden, wie Sie auch tatsächlich in weiterer Folge telefonisch bearbeiten können! Experimentieren Sie dabei ein wenig, fangen Sie aber lieber mit geringeren Stückzahlen an und steigern Sie diese, wenn Sie ein wenig Routine gewonnen haben.

Der Zwischenschritt des Ankündigungsbriefs wird oftmals ignoriert, stattdessen wird gerne stundenlang darüber diskutiert, ob Kaltakquise funktioniert oder nicht.

…und für Ihr Thema Interesse wecken. Zudem ist dieser Zwischenschritt extrem wirkungsvoll, da diesen nur wenige Ihrer Mitbewerber machen. Und noch eins: Sie präsentieren sich bereits vor Ihrem ersten persönlichen Kontakt als echter Profi und erhöhen damit Ihre Terminrate für Ihre Erstgespräche ganz erheblich.

Holen Sie sich die kostenlose Vorlage und einen fertigen Musterbrief, den Link finden Sie wie gesagt in den Shownotes zu dieser Episode. Gerne können Sie mir auch eine E-Mail senden an , ich antworte gerne auf Ihre Nachricht und hänge dann die beiden Dateien in meiner Antwort dazu.

Im nächster Schritt geht es gleich nahtlos weiter: Dann verrate ich Ihnen, wie Sie Ihr Zielkundentelefonat so führen, dass Sie möglichst viele Termine für Erstgespräche mit Ihren neuen Zielkunden vereinbaren. Auch dieses Gespräch will gut überlegt sein, denn mit dem perfekten Gesprächsablauf können Sie Ihre Terminrate messbar steigern.

Shownotes und Links aus diesem Beitrag

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