…hoffentlich brauchen Sie diese nie!

In dieser Episode erfahren Sie …

  • Warum Sie Ihre schriftlichen Notizen teilen dürfen
  • Für welche Kundengespräche sich Gesprächsnotizen lohnen
  • Wie Sie Ihre wirkungsvolle Gesprächsnotiz erstellen
  • Warum Sie dadurch mehr Erfolg haben

Jede Woche führen Sie eine ganze Reihe an Gesprächen mit Ihren Kunden und Zielkunden. Ihr Ziel für jedes einzelne Gespräch ist es, die maximale Wirkung zu erzielen und Ihre Kontakte zu begeistern.

Versetzen wir uns nun gemeinsam in die Lage, wie Sie gerade aus einem sehr positiven Gespräch mit dem technischen Leiter eines potentiellen Zielkunden kommen. Sie packen Ihre Tasche in Ihren frisch gewaschenen Wagen und Sie machen sich gut gelaunt auf in Ihr Büro wo Sie den Rest des Nachmittags verbringen werden.

1. Die Ist-Situation nach Ihrem Kundengespräch

Lange hatten Sie sich um diesen heutigen Termin bemüht und alles ist toll gelaufen. Der technische Leiter ist ein netter Mensch und Sie finden ihn sympathisch. So wie Sie hat auch er Familie und schmiedet gerade Pläne für den Sommerurlaub.

Das Gespräch war wirklich gut, die Stimmung war während Ihres gesamten Aufenthalts bei Ihrem neuen Zielkunden hervorragend. Es gibt sogar bereits eine konkrete Aufgabenstellung an der Sie arbeiten können.

Ihr Gesprächspartner hat angekündigt, Ihnen Unterlagen zu senden, damit Sie ein konkretes Konzept erarbeiten können. In den nächsten 5 bis 6 Wochen soll dann bereits eine Präsentation Ihres Konzepts mit der Geschäftsleitung bei Ihrem neuen Zielkunden stattfinden.

Sie sind voller Euphorie, so einen Volltreffer landen schließlich auch Sie nicht jeden Tag. Aber – wie gesagt – Sie hatten sich auch lange um dieses Gespräch bemüht.

Eigentlich brauchen Sie die zusätzlichen Unterlagen von Ihrem Kontakt gar nicht, denn Sie sehen Ihr Lösungskonzept schon in Ihrem geistigen Auge als Bild vor sich. Am besten, Sie rufen gleich Ihren Chef an und Sie erzählen ihm von Ihrer tollen, neuen Geschäftsmöglichkeit. Sie werden auch Unterstützung von Ihrem technischen Team für den ebenfalls geplanten Workshop bei Ihrem Kunden brauchen.

Spulen wir einige Tage vor: 3,4, 5 Tage sind seit Ihrem Termin vergangen…

Ihr netter Kontakt – der technische Leiter bei Ihrem neuen Zielkunden hat sich aber noch nicht mit den versprochenen Unterlagen bei Ihnen gemeldet. Sicher hat er einfach viel zu tun, denn vergessen hat er es sicher nicht. Dafür war er in Ihrem gemeinsamen Gespräch viel zu interessiert, denn schließlich ist auch er an der Lösung eines seiner aktuellen Herausforderungen interessiert.

Ja, jetzt drängt sich die Frage auf: Fehlt etwas in dieser Story?

Was soll da fehlen? Ist doch alles herrlich gelaufen bisher. Mir fehlt etwas und Ihnen wahrscheinlich auch.

 

Sehr häufig werden nach wichtigen geschäftlichen Besprechungen keinerlei Notizen oder Aufzeichnungen gemacht und geteilt. Das gilt für Besprechungen mit 2 Personen genauso wie für Sitzungen mit einer Hand voll oder mehr Teilnehmern.

Dabei ist es so, dass einige der Teilnehmer derartiger Besprechungen mit Notizbuch oder Block und Stift bewaffnet am Tisch zu beobachten sind. Leider kommen viele dieser Aufzeichnungen nicht über die Info zu den Teilnehmern, Ort, Datum und Uhrzeit hinaus.
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Das restliche Blatt bleibt oft strahlend weiß – also leer. Na-ja, ein paar Wenige machen immerhin sinnvolle Aufzeichnungen und wertvolle Notizen zu den besprochenen Themen.

Was jedoch äußerst selten vorkommt ist das Zusammenfassen und Verteilen dieser Aufzeichnungen in Form von verwertbaren Gesprächsnotizen.

 

Das kommt so selten vor wie der bei den Engländern sprichwörtliche “rocking horse shit”.

Falls Sie es nicht kennen, lesen Sie in den Shownotes darüber, was diese bedeutet – ist echt lustig!
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Wie auch immer – es ist schade und unklug zugleich, dass sich so wenige Profis im technischen B2B-Vertrieb die Zeit dafür nehmen, saubere und brauchbare Gesprächsnotizen zu erstellen und diese mit Ihren Gesprächspartnern zu teilen.

2. Warum Sie Ihre schriftlichen Notizen teilen dürfen

Was passiert denn nun nach all den Besprechungen für die niemand der Teilnehmer die Verantwortung für die Umsetzung der vereinbarten Aktivitäten und für die nächsten Schritte übernimmt?

Nun – oftmals passiert in weiterer Folge gar nichts.

Als Erfolg kann man da schon werten, wenn von den besprochenen Aufgaben zumindest eine einzige in Angriff genommen wird. Kommt das nicht der Vergeudung Ihrer wertvollen Zeit gleich? Wie auch immer – ich denke wir sind uns darüber einig, dass das für das Erreichen Ihrer Ziele im technischen Vertrieb nicht der Weisheit letzter Schluss sein kann.

Sie wollen geschäftliche Vorgänge weiterentwickeln und haben sich zum Ziel gesetzt, neue Kunden zu gewinnen und den Geschäftsumfang mit bestehenden Kunden weiter auszubauen. Gehen Sie daher besser nicht davon aus, dass die anderen Besprechungsteilnehmer die vereinbarten Aufgaben auch durchführen werden.

 

Rechnen Sie lieber mit einem anderen Extrem und gehen Sie davon aus, dass nichts davon erledigt wird, wenn Sie nicht das Steuer übernehmen.

Warum das so ist?

Mit großer Sicherheit wird es keiner Ihrer Gesprächspartner Böse meinen aber die Tatsache ist, dass diese sofort nach dem Gespräch mit Ihnen bei weiteren Meetings, Telefonkonferenzen und Gesprächen teilnehmen. Andere haben dringende Aufgaben zu erledigen oder müssen sich um ihr Tagesgeschäft kümmern.

Es ist daher ganz normal, dass der Großteil der Information, die Sie ausgetauscht haben bis zum Abend des gleichen Tages nicht mehr im Gedächtnis geblieben ist. Und das gilt natürlich auch für die Aufgaben, die Sie als Ergebnis Ihres Gesprächs festgemacht haben.

Aus diesem Grund ist es ratsam, bereits während Ihres Gesprächs handschriftliche Notizen zu machen, die Sie dann zeitnahe in eine Form bringen, die Sie mit Ihren Gesprächspartnern teilen können.

Es gibt aber noch einen weiteren triftigen Grund, der für das Niederschreiben der Eckpfeiler Ihrer gemeinsamen Kommunikation spricht:

Sie haben Ihre eigene Wahrnehmung zum Verlauf des Gesprächs und zum Inhalt und den Ergebnissen der Diskussion. Also gehen Sie davon aus, dass Ihre Wahrnehmung der “Realität” entspricht. Beachten Sie jedoch, dass Ihre Gesprächspartner nicht zwangsläufig eine idente Wahrnehmung haben.

Jeder Ihrer Gesprächspartner wird in manchen Punkten seine ganz eigene Wahrnehmung haben. Gehen Sie also davon aus, dass sich jeder Ihrer Gesprächspartner seine eigene, ganz nach seinen eigenen Anforderungen erstellte “Realität” gebildet hat.

Das ist ja eine der großen Herausforderungen in gemeinsamen Gesprächen: Einen gemeinsamen Weg festlegen, während jeder einzelne im Raum seine ganz eigene Version des Gesprächs abspeichert. Einzelne Bereiche sind für Sie wichtig während Sie für Ihren Gesprächspartner nur eine geringe Bedeutung haben. Umgekehrt gilt das genauso.

Diese Tatsache können Sie nicht ändern, Sie können jedoch produktiv damit umgehend und mit einer übersichtlichen und sauberen Gesprächsnotiz dafür sorgen, dass zumindest für die wichtigsten Punkte eine möglichst ähnliche Sichtweise der Gesprächsteilnehmer hergestellt wird.

Das funktioniert noch besser, wenn Sie bereits während Ihres gemeinsamen Gesprächs anbieten, Notizen zu erstellen, diese nach dem Gespräch zusammenzufassen und dann zeitnah mit allen im Raum anwesenden Teilnehmern zu teilen.

 

Ich habe noch nie eine Situation erlebt, wo dieses Angebot nicht mit Wohlwollen und in den häufigsten Fällen sogar mit einer gewissen Erleichterung durch die anderen Gesprächsteilnehmer goutiert worden ist!

Das hat dann den angenehmen Nebeneffekt, dass Sie bereits an dieser Stelle eine gewisse Führungsrolle bei der Nachverfolgung der Aktivitäten aus dem Gespräch übernommen haben, und das kommt bei allen Beteiligten gut an und Sie übernehmen die Kontrolle.

Ja, und dann gibt es noch einen Grund, der für das Erstellen und Teilen schriftlicher Notizen aus einem wichtigen Gespräch spricht:

Sie arbeiten am Aufbau von Neugeschäft und am Ausbau Ihrer Geschäftsbeziehung mit bestehenden Kunden und so manche Geschäftsentwicklung zieht sich über mehrere Monate oder sogar Jahre hin. Die Erweiterung bestehender Geschäftspartnerschaften ist in vielen Fällen überhaupt nie abgeschlossen und das ist auch gut so!

Wenn Sie dabei über Monate und Jahre all Ihre Gespräche im Kopf behalten können – Hut ab, kann ich dazu nur sagen. Das werden Sie aber nicht schaffen. Bereits wenige Stunden nach einem Gespräch haben wir wichtige Details bereits wieder vergessen. Das ist leider so. Erwarten Sie von sich selbst daher nicht, dass Sie alle Informationen perfekt behalten können – und – verlangen und erwarten Sie das daher auch nicht von Ihren Gesprächspartnern bei Ihren Kunden.

Ich meine, dass sind nun bereits wichtige Gründe, die für das Führen einer schriftlichen Gesprächsnotiz sprechen.

Wenn Sie jetzt aber für jedes Gespräch, das Sie mit einem Kunden oder mit einem Kontakt bei einem potentiellen Kunden führen, schriftlich festhalten und zusammenfassen müssen, dann wird Ihre Schlagzahl erheblich darunter leiden.

 

Dann werden Sie nämlich für ein 2-stündiges Meeting bei Ihrem Kunden zumindest noch einmal 2 Stunden dafür aufwenden, eine brauchbare Notiz zu erstellen. Sie dürfen daher priorisieren und erstellen natürlich nicht für jedes Ihrer Gespräche eine Notiz. Das bringt mich nun zum nächsten Punkt, nämlich…

3. Für welche Kundengespräche sich Gesprächsnotizen wirklich lohnen

Punkt 1: Telefonkonferenzen

Unter Umständen nehmen Sie regelmäßig an Telefonkonferenzen teil oder veranstalten diese selbst. Bei Telefonkonferenzen ist es umso wichtiger, dass die wesentlichen Gesprächsteile und Ergebnisse daraus schriftlich dokumentiert werden.

Das ist hier deshalb besonders wichtig, da über das Telefon eine ganz wesentliche Komponenten fehlt: Sie sehen Ihre Gesprächspartner nicht und können daher Ihre Körpersprache nicht wahrnehmen. Bei Telefonkonferenzen passiert es sehr häufig, dass die einzelnen Gesprächspartner ganz unterschiedliche Ergebnisse wahrnehmen.

Wenn nun keiner der Teilnehmer eine saubere Zusammenfassung schreibt und diese teilt, dann ist der Irrweg schon vorprogrammiert. Schenken Sie also bei Ihrer nächsten Telefonkonferenz diesem Effekt besondere Bedeutung und nehmen Sie sich unbedingt die Zeit dafür, eine schriftliche Zusammenfassung zu erstellen und teilen Sie diese am besten noch am gleichen Arbeitstag.

Bei einer Telefonkonferenz können Sie nämlich nicht einmal fest davon ausgehen, dass Ihre Gesprächspartner immer bei der Sache sind. Nicht selten kommt es vor, dass einzelne Teilnehmer einer gänzlich anderen Tätigkeit nachgehen während Sie “im Call hängen” – E-Mails lesen zum Beispiel.

Punkt 2: Terminvereinbarungen

Das klingt eigentlich logisch, dennoch kommt es bei mündlichen Terminvereinbarungen immer wieder zu Missverständnissen. Sicher ist Ihnen das selbst auch schon passiert: Sie sagen, dass es am kommenden Montag nicht passt aber am Montag eine Woche später würde es gehen. Ihr Gegenüber hat dann genau das Gegenteil aufgenommen und schreibt den Termin für kommenden Montag in den Kalender.

Was mir selbst auch schon passiert ist: der Ort der Besprechung wurde nicht eindeutig festgelegt. Das ist besonders bei Terminfolgen eine teuflische Falle: nur weil die ersten beiden Besprechungen bei Ihrem Kunden am Standort A stattgefunden haben heißt es nicht automatisch, dass es für das dritte Treffen wieder so sein wird.

Es soll schon vorgekommen sein, dass ich mich selbst in das Büro meines Gesprächspartner aufgemacht habe, während dessen dieser genau das Gleiche tat: er hat sich auch auf den Weg gemacht und ist zu mir gefahren. Dann standen wir beide in den leeren Büros des jeweils anderen! War irgendwie lustig und kann auch mal passieren, zu oft macht das aber keinen Spaß.

Bei einer Terminvereinbarung ist eine schriftliche Zusammenfassung ja sehr überschaubar, das ist die einfachste Form einer Gesprächsnotiz: schreiben Sie eine E-Mail mit dem Termin, dem Ort für das Gespräch, einem Kommentar zum geplanten Gesprächsinhalt und senden Sie diese Nachricht allen Teilnehmern.

Machen Sie das auch, wenn Sie sich nur mit einer einzigen Person treffen. Die Chance ist sehr hoch, dass eine fehlerhafte oder missverständlich getroffene Terminvereinbarung so rasch bemerkt wird. Klar, dann kann es immer noch passieren, dass jemand den Termin vergisst oder einfach nicht da ist.

Das kommt aber wirklich nur sehr, sehr selten vor. Ich habe dazu in meinen Kalender gesehen und von den letzten 100 Kundenterminen sind mir da nur 2 aufgefallen wo das der Fall war. Das ist zwar im Einzelfall, wenn es passiert lästig, jedoch insgesamt vernachlässigbar.

Punkt 3: Erstgespräch

Der nächste Punkt wo sich eine Gesprächsnotiz wirklich, wirklich lohnt ist Ihr Erstgespräch mit einem potentiellen Zielkunden. Das gilt übrigens auch für den Fall, dass Sie bei einem Ihrer bestehenden Kunden einen neuen Ansprechpartner haben, mit dem Sie bisher nichts zu tun hatten.

Für das Erstgespräch hat Ihre professionelle Notiz deshalb so einen hohen Stellenwert, da Ihr Gesprächspartner gar nicht erwartet, dass Sie sich die Mühe machen werden. Warum er das nicht erwartet ist einfach erklärt: weil es praktisch keiner seiner bisherigen Gesprächspartner gemacht hat.

Und genau das ist die Stelle: hier können Sie bei Ihrem neuen Gesprächspartner richtig Eindruck hinterlassen.

 

Er bemerkt sofort, dass Sie es wirklich ernst meinen. Damit vermitteln Sie auch, dass Sie professionell arbeiten und dass man sich auf Sie verlassen kann. Wenn Sie die Podcast Episode 004 mit dem Titel “Wie führen Sie Ihr Erstgespräch?” kennen, dann wissen Sie ja, wie Sie dabei einen bleibenden, positiven Eindruck hinterlassen. Falls Sie die Episode noch nicht gehört haben – den Link dazu gebe ich für Sie in die Shownotes.

Punkt 4: Konzeptpräsentation

Es ist der Tag gekommen, an dem Sie Ihr Lösungskonzept bei Ihrem Kunden erstmals vorstellen. Das ist ein wichtiger Meilenstein im Aufbau Ihrer Geschäftsbeziehung. Im Zuge der Vorstellung Ihres Konzepts stellen Sie ja auch den Nutzen für Ihren Kunden dar.

Halten Sie daher in Ihrer Gesprächsnotiz für Ihre Konzeptpräsentation unbedingt folgende Elemente fest:

  • die Ziele, die Ihr Kunde formuliert hat
  • die Herausforderungen die zu bewältigen sind
  • skizzieren Sie noch einmal übersichtlich Ihr Konzept und – ganz wichtig –
  • halten Sie gegen Ende Ihrer Notiz unbedingt nochmal die Nutzenargumente für Ihren Kunden fest

Auch hier gilt: während der Besprechung, also während Ihrer Präsentation haben eventuell nicht alle Teilnehmer Ihre sehr wichtigen Nutzenargumente erfasst. Das ist aber ein so elementar wichtiger Punkt für Ihre künftige Geschäftsbeziehung, dass Sie unbedingt Zeit in eine schriftliche Zusammenfassung Ihrer Präsentation stecken dürfen.

Punkt 5: Projektsitzung

Der nahe Verwandte der Konzeptpräsentation ist Ihre Projektbesprechung mit wichtigen Entscheidern und Beeinflussern. Selbstverständlich werden Sie solche Besprechungen perfekt vorbereiten und das Gespräch professionell führen.

Nach dem Gespräch ist Ihre Projektbesprechung jedoch noch nicht zu Ende: nutzen Sie Ihre Chance, verfassen Sie eine klar strukturierte Besprechungsnotiz und verleihen Sie dadurch Ihren Argumenten und Ihrem Standpunkt noch mehr Gewicht indem Sie diese am Ende der Notiz übersichtlich zusammenfassen. Ja, auch so können Sie Ihre Gesprächspartner ein wenig beeinflussen.

Ja, und welches Gespräch verdient es noch, dass Sie Ihre Zeit in die Formulierung einer Gesprächsnotiz stecken?

Punkt 6: Entscheidungsgespräch

Selbstverständlich werden Sie für jedes Entscheidungsgespräch ein sauberes Protokoll erstellen und mit Ihren Gesprächspartnern teilen. Bei Entscheidungsgesprächen geht es darum, ob Sie den Zuschlag erhalten werden oder eben nicht. Beachten Sie an dieser Stelle:

 

Es ist vollkommen unerheblich, wie die Entscheidung gefallen ist!

Werden Sie den Auftrag erhalten, dann erstellen Sie unbedingt eine schriftlich Notiz, worin Sie die Eckpunkte Ihres Deals zusammenfassen und sich selbstverständlich für das Vertrauen bedanken. Im Jubel der Sieger geht das leider oft unter.

Sobald dann aber die ersten Missverständnisse auftauchen, ist es sehr wertvoll, wenn es schriftliche Notizen dazu gibt.

Ja, und was machen Sie, wenn Sie den Zuschlag nicht bekommen haben?

Auch dann werden Sie sich ein Herz fassen und das Gespräch kurz zusammenfassen und sich ebenfalls bedanken. In diesem Fall bedanken Sie sich dann eben für die produktiven und offenen Gespräche und sie betonen, dass Sie die Entscheidung Ihres Kunden respektieren.

Auf keinen Fall schlagen Sie jetzt eine Türe zu – sondern ganz im Gegenteil: Laden Sie an dieser Stelle Ihren Kunden nochmals schriftlich dazu ein, dass er sich bei künftigem Bedarf gerne an Sie wenden darf und Sie sich dann erneut um eine passende Lösung bemühen werden.

Ich bin der festen Überzeugung:

Und genau das ist die Stelle dazu. Also – auch wenn Sie keinen Zuschlag bekommen – zeigen Sie Würde und verlieren Sie in Würde.

Ich sehe das so:

4. Wie Sie Ihre wirkungsvolle Gesprächsnotiz erstellen

Fragen Sie zu Beginn Ihres Gesprächs, ob es für alle Teilnehmer in Ordnung ist, wenn Sie Notizen machen. Niemand wird etwas dagegen haben, Ihre Frage ist somit der Höflichkeit geschuldet.

Nach dem Gespräch fassen Sie die die relevanten Gesprächsthemen zusammen und verteilen diese schriftliche Zusammenfassung an alle Gesprächspartner.
Bitten Sie am Ende Ihrer Zusammenfassung die Empfänger um Ergänzungen, Korrekturen und Kommentare.

Meine Erfahrung ist, dass kaum einer der Personen im Verteiler je von der Möglichkeit Gebrauch macht. Das sollte Sie aber nicht weiter stören sondern ganz im Gegenteil – das bedeutet für Sie, dass Ihre Version der Zusammenfassung akzeptiert ist.

Zum Inhalt Ihrer Zusammenfassung:

» Wer war beim Gespräch dabei: Titel, Vorname, Nachname, Firma und Funktion.

» Halten Sie fest, welche Themen besprochen wurden und welche Kommentare, Meinungen und Vorbehalte die einzelnen Besprechungsmitglieder dazu vorgebracht haben. Hier können Sie gezielt Reduzieren. Auch hier gilt: weniger ist mehr.

» Falls vereinbart wurde, dass auch Dritte über das Gespräch informiert werden, dann halten Sie auch das fest und setzen Sie diese Personen ebenfalls auf den Verteiler

» Halten Sie unbedingt Übereinstimmungen fest. Schreiben Sie vereinbarte Aufgaben fest und ganz wichtig – wer die Erledigung dieser Aufgaben zugesagt hat. Dazu ein Beispiel: Ihr Kunde hat zugesagt, eine genaue Anforderung für sein aktuelles Projekt zu senden. Was hier noch fehlt ist eine Frist zur Erledigung.

» Stellen Sie bereits im Gespräch sicher, dass auch Termine und Fristen für die Aufgaben vereinbart werden und führen Sie diese unbedingt bei den einzelnen Aufgaben an.

» Die nächsten Aktivitäten und die vereinbarten nächsten Schritte. Auch dazu ein Tipp: Ergreifen Sie bereits im Gespräch die Initiative und stellen Sie die Frage nach den nächsten gemeinsamen Schritten falls das aus dem Gespräch nicht klar hervorgeht.

» Konzeptentwurf: Wenn es sich um ein Gespräch zu einer konkreten Geschäftsmöglichkeit oder zu einem bestimmten Projekt handelt, dann können Sie Ihren Kunden positiv überraschen: erstellen Sie unangekündigt ein übersichtliches Grobkonzept für Ihren Lösungsvorschlag und senden Sie dieses gleich mit Ihrer Gesprächsnotiz mit.
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Für das Festhalten Ihrer Notizen während des Gesprächs empfehle ich Ihnen unbedingt, auf Ihren Laptop, auf das Smartphone und Ihr Tablet zu verzichten.

Schreiben Sie die Notizen handschriftlich mit, das ermöglicht Ihnen viel mehr Augenkontakt mit Ihren Gesprächspartnern. Außerdem sind Sie beim handschriftlichen Notieren viel flexibler und können sofort und blitzschnell Skizzen anfertigen und Zusammenhänge kennzeichnen.

Das wichtigste Argument ist hier aber der Augenkontakt. Wenn Sie ständig auf einen Bildschirm starren und in die Tastatur hämmern, dann sparen Sie insgesamt vielleicht ein wenig Zeit, können aber niemals ein flüssiges Gespräch aufbauen. Das schadet dem Aufbau der so immens wichtigen Vertrauensbasis mit Ihren Gesprächspartnern beim Kunden.

Nach dem Gespräch nutze ich Evernote für das elektronische Erfassen und Strukturieren meiner Notizen. Ich sehe mir den Entwurf dann noch einmal an und überarbeite die Notiz.
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Erst nach der Überarbeitung sende ich dann eine E-Mail an meine Gesprächspartner und dokumentiere das Gespräch im CRM. Das ist dann nur mehr sehr wenig Aufwand, da ich den Text aus dem E-Mail meist direkt ins CRM kopiere und dann gegebenenfalls noch ein paar interne Ergänzungen mache.

Manche CRM-Systeme unterstützen auch den Empfang von E-Mails. Dann können Sie Ihre E-Mail mit den Gesprächsnotizen auch direkt an Ihre CRM-Inbox weiterleiten und dem Vorgang oder Kunden zuordnen.

Bei extrem wichtigen Meetings lassen Sie am besten noch einen Kollegen, Mitarbeiter oder Vorgesetzten Korrektur lesen bevor Sie die E-Mail versenden.
Vielleicht haben Sie einen wichtigen Aspekt vergessen oder so manche Formulierung ist für andere nicht klar verständlich oder schlüssig.

Prüfen Sie doppelt und dreifach, ob Sie auch wirklich alle Gesprächspartner im Verteiler eingetragen haben.

Es ist peinlich wenn Sie jemanden vergessen. Übrigens – tragen Sie bitte niemals weitere Empfänger im Feld “bcc” (blind carbon copy) ein, das ist unseriös. Auch wenn es außer Ihrem bcc-Empfänger niemals jemand merken wird – machen Sie es nicht.

Wann Sie Ihre Gesprächsnotiz versenden

Innerhalb von etwa 5 Werktagen nach dem Gespräch sollten Sie die Gesprächsnotizen unbedingt senden, bei sehr wichtigen Besprechungen und bei Entscheidungs-Meetings natürlich schneller. In diesen Fällen sollten Sie die Notiz bereits bis zum nächsten Arbeitstag verteilen.

Ach ja, noch was: halten Sie Gesprächsnotiz übersichtlich. Niemand liest gerne einen 5000-Wörter Aufsatz. Begrenzen Sie Ihre Gesprächsnotizen auf etwa 500 Wörter, das ist ein Umfang den die meisten Empfänger auch zur Gänze lesen werden.

Beachten Sie bitte folgende Punkte:

 

Das Erstellen der Gesprächsnotiz ist zweifelsohne mit Aufwand verbunden.

In vielen Fällen dauert diese Nacharbeit genauso lange wie das Gespräch selbst oder sogar noch länger.

Dieser Aufwand ist für wichtige Gespräche aber mehr als gerechtfertigt, denn Sie steigern damit Ihre Erfolgschancen.

5. Warum Sie dadurch mehr Erfolg haben

Grund #1: Weil Sie so den Faden nicht verlieren.

Ihre Gesprächsnotiz ist ein herrliches Nachschlagewerk für den Fall, dass bis zum nächsten Treffen viel Zeit vergeht.

Grund #2: Ihre Gesprächsnotizen sind Gold wert

Das gilt besonders für den Fall, dass bei Ihrem Kunden die handelnden Personen und Entscheidungsträger wechseln. Wenn das der Fall ist, dann nehmen Sie Ihre zuletzt verfasste Gesprächsnotiz zur Hand und leiten diese an Ihre neuen Gesprächspartner weiter.

Gerne können Sie auch mehrere Notizen verteilen, wenn dies der besseren Transparenz der bisher gemachten Schritte und der eventuell bereits getroffenen Vereinbarungen dient.

Grund #3: Ihr Geschäftsfall gerät ins Stocken

Schreiben Sie dann aber keine E-Mails in denen Sie die Einhaltung der vereinbarten Schritte fordern. Das wäre kompletter Unfug. Suchen Sie jetzt unbedingt den persönlichen Kontakt in Form eines weiteren Gesprächs und bringen Sie dazu die relevante Gesprächsnotiz mit. Gehen Sie die wichtigsten Punkte daraus nochmals gemeinsam durch.

Besonders die getroffenen Vereinbarungen und die nächsten Schritte und die Aufgaben und Zuständigkeiten. Nicht immer aber manchmal führt das dazu, dass sich Ihre Gesprächspartner wieder den vereinbarten Schritten widmen und Sie können Ihre Geschäftsmöglichkeit weiterentwickeln. Vergessen Sie nicht – Vertrieb hat auch immer mit Wahrscheinlichkeiten zu tun.

Grund #4: Sie übernehmen die Kontrolle

Wenn Sie nicht die Kontrolle über Geschäftsvorgänge übernehmen, wer wird das an Ihrer Stelle tun? Richtig, dann übernimmt entweder jemand anderer die Kontrolle über Ihren Fortschritt oder aber – und das ist in den allermeisten Fällen so – niemand wird die Kontrolle dafür übernehmen.

Es ist Ihre Verantwortung im Vertrieb, Geschäftsmöglichkeiten aktiv zu entwickeln. Dazu ist es vorteilhaft, wenn Sie auch die Kontrolle über die einzelnen Vorgänge übernehmen können.

Keine Angst, damit nerven Sie Ihre Kunden nicht sondern Ihre Kunden werden Sie als professionellen Gesprächs- und Geschäftspartner wahrnehmen.

 

Viele Menschen in Ihrem B2B-Umfeld wissen nämlich, dass die meisten vereinbarten Aufgaben niemals durchgeführt werden. Da ist es eine willkommene Abwechslung, wenn jemand wie Sie die aktive Rolle übernimmt und dafür sorgt, dass gemeinsam weitergearbeitet und so ein Ergebnis erreicht wird.

Damit zeigen Sie allen am Geschäftsfall Beteiligten: Sie sind ein Profi, auf Sie kann man sich verlassen, Sie meinen es ernst und verfolgen Ihre Ziele.

Fazit

Klar, es ist mit Arbeit und Aufwand verbunden, Ihre Gesprächsnotizen zu erstellen und Sie investieren dafür Ihre wertvolle Zeit. Zeit, die Sie genauso gut für weitere Gespräche, Recherchen und für die Suche nach Lösungen für die Probleme Ihrer Kunden verwenden können.

Was nützt das allerdings, wenn Sie und Ihre Gesprächspartner vergessen haben, was Sie vereinbart hatten und welche gemeinsamen Ziele verfolgt werden sollten?

Im besten Fall fangen Sie dann immer wieder von vorne an, für die allermeisten Geschäftsfälle gilt dann jedoch, dass Sie Ihre Chance nicht nutzen konnten und die Möglichkeit für lange Zeit oder sogar für immer dahin ist.

Weil Sie aber ein Profi sind, lassen Sie es nicht so weit kommen und bringen Ihre Geschäftsmöglichkeiten zum Abschluss.

Sehen Sie Ihre Gesprächsnotizen wie Ihr Sicherungsseil beim Klettern: es ist gut, wenn Sie dieses nie brauchen werden aber es wird Sie im Ernstfall vor einem schmerzhaften Absturz bewahren.

Shownotes und Links zu dieser Episode:

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