MWI012: 15 Gründe – Warum Vertriebsprofis Evernote nutzen

Punktgenaue Informationen überall und ständig bereit haben

Die Herausforderung ist ja nicht, dass wir nicht über genügend wertvolle Informationen verfügen würden. Diese sind aber auf viele unterschiedliche Plattformen, Programme, Speicherorte verteilt.

E-Mails, Mitschriften, Reports, Präsentationen, Weblinks, Trainingsunterlagen, Tipps von Kollegen, Dateien, Excel-Tabellen, Briefe (Papier).

Ich habe selbst einige unterschiedliche Methoden ausprobiert, Informationen aus dieser Vielzahl von Quellen zu organisieren:

  • Führen von Aktenordnern
  • Ablegen auf der Festplatte in Ordnern
  • Aufgabenfunktion von Outlook
  • Post-It Aufkleber in diversen (Un-)Ordnungs- und Prioritätsvarianten

Durch einen Zufall bin ich auf Evernote gestoßen. Damals wollte ich eine andere App installieren, bin aber aus einem mir nicht mehr bekannten Grund bei Evernote gelandet.
Das Design hatte mich sofort angesprochen, ich wusste allerdings nicht, was ich mit Evernote genau machen sollte.

Natürlich war mir klar, dass ich dort Notizen und Ideen niederschreiben konnte, welche automatisch in einer Cloud gespeichert und so automatisch gesichert wurden.

Sie werden lachen, wenn ich Ihnen jetzt sage, dass ich in Evernote über ein Jahr lang nur eine einzige (!) Notiz hatte, in der ich meine aktuellen Aufgaben eingetragen hatte.

Später habe ich damit begonnen, mir Informationen in dieser Notiz zurecht zu legen, die ich praktisch jeden Tag verwendet habe. Das waren etwa IP-Adressen für Remote Desktop Zugänge, Infos für die Reporterstellung und einige URLs von Websites die ich interessant gefunden habe.

Heute, etwa zweieinhalb Jahre nachdem ich entdeckt hatte, dass es in Evernote ja auch eine Organisationsstruktur mit Notizen, Notizbüchern und sogar Notizbuchstapeln gibt, organisiere ich etwas mehr als 500 unterschiedliche Notizen mit Evernote.

Seitdem ich Evernote als Werkzeug verstanden habe, mit dem man Informationen aus ganz unterschiedlichen Quellen an einem einzigen Ort ganz einfach bündeln kann, gab es für mich einen Dammbruch:

Heute nutze ich Evernote für alle – wirklich alle Lebensbereiche und – ich kann Ihnen versichern – das hat mein Leben in vielen Bereichen vereinfacht.

Was ist Evernote?

Evernote ist ein auf Cloud-Technologie basierendes Tool welches Ihnen erlaubt, in Form von elektronischen Notizen all Ihre Informationen aus unterschiedlichen Quellen an einer Stelle zu konzentrieren.

Um Evernote nutzen zu können, richten Sie auf der Website von Evernote ein kostenloses Konto ein und schon kann es losgehen.

Evernote ist ein einziger Arbeitsplatz, der auf Ihrem Smartphone, Tablet und Ihrem Computer – oder Ihren Computern – ist und an dem Sie sehr einfach und ganz ohne Ablenkung schreiben, Informationen sammeln, nötige Dinge finden und anderen Ihre Ideen präsentieren können.

 

Notizen können Sie dabei in Notizbüchern organisieren, diese können Sie wiederum in so genannte Notizbuchstapel einordnen.
Natürlich können Sie Ihren Notizen auch Schlagwörter oder Tags zuweisen, die es Ihnen ermöglichen, Notizen, die zu einem bestimmten Kontext gehören mit einem einzigen Mausklick zu filtern.

Das genialste an Evernote ist ohne Zweifel die Suchfunktion – diese ermöglicht Ihnen selbst ohne Kenntnis der zahlreichen Suchoperanden ein Auffinden der passenden Notiz in Echtzeit. Ja, wirklich in Echtzeit, denn die Suche liefert bereits Ergebnisse während Sie noch tippen.

Ohne die geniale Suchfunktion wäre Evernote auch ein sehr brauchbares Werkzeug, die Suchfunktion macht es jedoch zu dem was es tatsächlich ist: eine absolut perfekte Plattform für die Sammlung von Informationen für all Ihre Lebensbereiche:

  • Privat, Freizeit, Hobby, Familie, Beruf, Urlaub, einfach alles.

Zum Thema Evernote gibt es auch ein tolles Buch von Thomas Mangold mit dem Titel “Evernote – Mein Life-Management-Tool”:

Sie spüren meine Begeisterung für das Tool Evernote und ich habe Ihnen im Titel versprochen, 15 Gründe zu liefern, warum Evernote für Ihre Verantwortung im technischen Vertrieb keine Option sondern ein SEGEN ist.

Warum Evernote?

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1: Evernote spart Ihnen verdammt viel Zeit

Eine klare, flache Struktur und damit weniger Freiheitsgrade als andere Systeme; genau das ist es aber, womit Sie sich Unmengen an Zeit ersparen:

 

Sie vertrödeln nicht wertvolle Minuten damit, irgendwo eine blaue Schleife dran zu machen und irgendwelche Symbole und Clips zuzuweisen.

Es ist auch nicht notwendig, die Inhalte regelmäßig zu speichern und auf Ihrer externen Festplatte zu sichern. Durch die Tatsache, dass Evernote Änderungen sofort in die Cloud hoch lädt, haben Sie nie das Risiko eines Verlustes Ihrer mühsam zusammengestellten Informationen.

Ein praktisches Beispiel aus dem alltäglichen Leben:
Sie hasten zu Ihrer lokalen Poststelle aber diese hat schon wieder geschlossen!
Fotografieren Sie das Schild mit den Öffnungszeiten neben der Eingangstüre und fertig ist Ihre Notiz. Evernote sucht sogar in Ihren Bildern nach Texten.

2: Sie sind mit Evernote besser organisiert als je zuvor

Überlegen Sie nie wieder, in welchem Restaurant Sie das herrliche Sushi gegessen haben – Sie haben es in Evernote notiert.

Wo finden Sie Ihre Ideen für Ihre nächsten Zielkunden? Exakt – in Evernote.
Mit Evernote halten Sie Ihre Ziele und Ihre Pläne fest.

Sie genießen Ihr Wellness-Wochenende und lesen im Entspannungsbereich ein inspirierendes Zitat an der Wand? Neue Evernote-Notiz, Schlagwort “Inspiration” zuweisen und fertig.

3: Sie konservieren Ihre Ideen – als Text, Sprache, Bild, Dokument -wie immer es die jeweilige Situation erfordert

Klar, das CRM ist Ihr primärer Ort für alle Infos zu Kundenangelegenheiten. Für die Neukunden-Recherche bietet sich Evernote jedoch ideal als temporäre Infosammelstelle an. Sie haben die Infos aus Ihrer Recherche immer und überall zur Hand.

Sie sind bei einem Kunden und fotografieren Ihr Konzept auf dem Flipchart mit Ihrem Smartphone ab. Schwupps – das Foto ist schon in der Evernote Notiz eingebettet.

Sie haben eine Blitzidee für die Geburtstagsüberraschung Ihrer besten Freundin / Ihres besten Freundes. Ab damit in eine Evernote-Notiz und Ihre Idee ist gespeichert.

4: Sie haben alle wichtigen Informationen, Tipps, Ideen, Aufgaben immer griffbereit

  • Ihre Taskliste ist kein statisches Dokument sondern verändert sich dynamisch über den Tag.
  • Ein großes Projekt zerlegen Sie in kleine Häppchen und arbeiten diese Tag für Tag ab.
  • Wie war nochmal die Auflösung des neuen intelligenten Displays in der Lobby? Ach ja… schon gefunden!

5: Senden Sie Nachrichten und Dokumente direkt zu Ihrem Evernote-Account

Ihr Scanner sendet Dokumente direkt an die Evernote-Inbox.
Von Ihrem E-Mail Programm senden Sie Nachrichten für Ihre spätere Bearbeitung mit einem Klick zu Evernote.
Ihre Kollegen senden von ihrem Evernote Account eine Notiz direkt in Ihre Evernote-Inbox.

Verschwenden Sie nicht mehr Ihre wertvolle Zeit mit dem Abtippen von Visitenkarten. Scannen Sie mit Ihrem Smartphone Visitenkarten in Evernote ein und ergänzen Sie diese mit Ihren persönlichen Notizen, XING- und LinkedIn-Links, dem Namen des Partners und was immer Ihnen sonst noch an Ihrem Kontakt wichtig ist.

6: Sie haben alle Checklisten immer und überall griffbereit

  • Was ist zum Monatswechsel zu tun? Richtig – Monats-Checkliste öffnen.
  • Was dürfen Sie alles vorbereiten, wenn ein neuer Mitarbeiter startet? Richtig – Checkliste in Evernote öffnen.
  • Welche Informationen holen Sie für einen potentiellen Neukunden ein? – Natürlich – Ihre Checkliste dazu ist in Evernote.

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7: Evernote informiert Sie pro-aktiv

  • Mit einem täglichen E-Mail an alle für diesen Tag markierten Erinnerungen.
  • Mit einem E-mail für jede einzelne fällige Aufgabe wenn Sie das wünschen.

8: Die Suchfunktion von Evernote ist der absolute Hammer

Was ich vorhin bereits erwähnt habe – die Suchfunktion trägt den Hauptanteil daran, dass Sie mit Evernote unendlich viel Zeit sparen.

Es ist nämlich gar nicht notwendig, eine ausgefeilte Ordner-Struktur für Ihre Notizen anzulegen, die sowieso nie passt da bereits nach wenigen Tagen schon wieder etwas Unvorhergesehenes daherkommt was wieder nicht in Ihr Ordner-System passt.

Die Suchfunktion befördert innerhalb von Sekundenbruchteilen alles von Ihrem Notizen-Meer an die Oberfläche, egal in welchem Notizbuch sich die Notiz befindet.

9: Alle Notizen sind unabhängig von Ihren Geräten immer gesichert

Kein Datenverlust, wenn Ihr Rechner sich mit einem Festplatten-Crash verabschiedet.

Sobald Sie eine neue Notiz erstellen, ist diese wenige Augenblicke später in der Cloud gesichert und auf allen Ihren anderen Geräten verfügbar. Es werden nur Änderungen in den einzelnen Notizen synchronisiert. Für Sie bedeutet das, dass die Synchronisation in wenigen Sekunden erledigt ist. Die meiste Zeit merken Sie gar nichts davon.

10: Evernote können Sie auf jedem Ihrer Geräte nutzen

Naja – auf fast allen Geräten…

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Evernote läuft auf jeder gängigen Plattform:
Windows, Mac, iOS – also auf iPads, iPhones, Android…

… und natürlich von überall wo Sie mit einem Web-Browser ins Web kommen.

11: Sie teilen Notizbücher mit Ihren Kollegen und arbeiten im Team

Sie können nicht nur Notizen sondern auch ganze Notizbücher mit Ihren Kollegen teilen.
Legen Sie für jedes freigegebene Element fest, ob Ihre Kollegin oder Ihr Kollege die Notiz nur lesen oder auch verändern darf und die Notiz auch für andere freigeben darf.
Änderungen an freigegebenen Notizen stehen allen Berechtigten sofort zur Verfügung. Kein versenden von Dateien, Texten, mehr.
Fazit: Evernote ist eine geniale Plattform für das Info- und Ideen-Sharing für Ihr Team.

12: Geben Sie Ihre Notizen direkt als Bildschirmpräsentation wieder

  • Mit einem einzigen Klick stellen Sie Ihre Notiz als Präsentation am Bildschirm dar.
  • Die ideale Funktion, um ohne langwieriges Erstellen einer Präsentation den aktuellen Stand und Fortschritt eines Projekts live mit Ihren Kollegen, Ihrem Team und Ihrem Vorgesetzten zu teilen.
  • Ihre Präsentation ist aufgeräumt und wirkt daher extrem professionell.

13: Sie entrümpeln dauerhaft Ihren Schreibtisch und Ihre Aktentasche

Sie haben keinen Papierberg mehr auf Ihrem Schreibtisch liegen wo oben drauf immer die noch wichtigeren Zettel kommen.

Sie haben alle Infos, die Sie vorher als Papierstapel (Stapel ist auch die Mehrzahl 😉 ) auf Ihrem Schreibtisch hatten immer und überall dabei. Sie wissen ja – auf Ihrem PC, Ihrem Smartphone, Ihrem Tablet, …

Kunden, Kollegen und Ihr Team senden Dokumente zu wichtigen Vorgängen direkt in Ihre Evernote-Inbox. Das funktioniert auch, wenn nur Sie über einen Evernote Account verfügen – nämlich mit Ihrer Evernote E-Mail Adresse.

14: Evernote ist kostenlos

Die Basis-Version ist immer kostenlos. Völlig ohne Verpflichtung, ohne Bindung, ohne versteckte Kosten.

Manche Funktionen wie der Präsentationsmodus sind jedoch in der Basisversion nicht verfügbar, die allermeisten tollen Features von Evernote für Ihre professionelle Organisation sind aber drinnen.

In der Basis Version können Sie derzeit monatlich 60MB neuen Content speichern. Das ist eine ganze Menge, denn die meisten Informationen sind reiner Text und benötigen kaum Speicherplatz.

In der Plus-Version stehen Ihnen Notizen auch Offline zur Verfügung. Das ist ideal, wenn Sie viel fliegen; dann haben Sie auch ohne Internet-Verbindung stets Ihre wichtigen Infos bereit und können diese auch verändern. Sobald Sie wieder online sind, ist alles wieder synchronisiert.

Und – noch mehr Speicherplatz – jeden Monat können Sie 1GB an Content zu Evernote hinzufügen. Das heißt: mit der Plus-Version können Sie schon jede Menge an Datei-Anhängen verwenden, 1GB pro MONAT ist wirklich viel. Die Plus-Version kostet laut Info auf der Evernote Website derzeit 19,99 Euro. Nein, nicht pro Monat, sondern pro Jahr.

Das Evernote-Premium Paket bietet ein Upload-Volumen von 10GB pro Monat und zahlreiche zusätzliche Features. Für derzeit 39,99 Euro pro Jahr. Ach ja – in der Premium Version sucht Evernote nicht nur die Notiztexte sondern sucht auch in den Anhängen – also auch in PDF-, Word- und Excel Dateien – oder was Sie sonst noch anhängen möchten. Sogar nach Texten in Bildern. Ich nutze seit etwa zwei Jahren das Premium Paket.

Übrigens – ich verdiene nichts dabei, indem ich Evernote weiter empfehle. Ich finde es einfach genial und selbst in die Premium Version ist preislich wirklich extrem fair positioniert.

15: Sie schlafen einfach besser

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Sie haben vergessen, was Sie Ihrer Tochter zum Geburtstag schenken wollten? Schlafen Sie ruhig weiter – Sie haben es in Evernote festgehalten.

Sie haben vergessen, die Festplatte Ihres Rechners zu sichern und das Ding fährt nicht mehr hoch? Keine Panik. All Ihre Notizen liegen wie immer griffbereit in der Evernote Cloud. Der Zugriff funktioniert weiterhin über all Ihre anderen Geräte.

Sie haben einen Geistesblitz für Ihr neues Projekt und müssen diesen jetzt festhalten? Smartphone Evernote-App öffnen, Sprachnotiz, fertig. 10 Sekunden später schlafen Sie entspannt weiter.

Sie dürfen nicht vergessen, Ihre Abo für die Zeitung, die Sie nicht mehr lesen fristgerecht zu kündigen? Dann geben Sie Ihre Abo-Nummer und die Adresse für das Kündigungsschreiben als Evernote-Notiz ein und aktivieren Sie eine Erinnerung.

Evernote-Notizbücher

Notizbücher bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Notizen nach Themen abzulegen.

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Für meine Aufgaben im technischen Vertrieb nutze ich mehrere Notizbücher, dazu habe ich für Sie jeweils den Nutzen, die Verwendung oder einfach einige Stichwörter zum besseren Verständnis angeführt:

notizbuchInbox

Hier landen alle Dokumente von meinem Scanner und alle Infos, die ich per E-Mail an mein Evernote sende.
Wenn ich von meine Smartphone ganz schnell eine Sprachnotiz aufnehme, dann landet diese ebenfalls in der Inbox.

notizbuchToDo

Hier habe ich für jeden Lebensbereich je eine ToDo Liste.
Wenn ich zu einer Aufgabe bereits eine eigene Notiz habe, so verlinke ich diese gleich in der ToDo Liste. Das funktioniert sehr einfach.

Die ToDo Liste sehe ich mir an, bevor ich meine Arbeit beginne. Egal, ob es mein Job, mein Hobby, Arbeit am Haus oder für b2b-ingenieur.com ist.

notizbuchIn Arbeit (kurzfristig, diese Woche)

Hier lege ich temporäre Notizen rein für Projekte an denen ich gerade arbeite. Oft ist das eine Notiz in Verbindung mit einem Eintrag in einer meiner ToDo Listen.

notizbuchChecklisten (frequent tasks)+ Vorgänge

Hier habe ich Checklisten für alle Vorgänge, die sich wiederholen:

  • Wochentask: Aufgaben, die ich jeden Freitag erledige
  • Monatstask: Arbeite ich jeweils zum Monatswechsel ab
  • Packliste: falls ich geschäftlich verreise – was muss ich alles mitnehmen
  • Urlaubspackliste: was müssen wir mitnehmen, wenn wir mit unseren Kindern Urlaub machen
  • Welche Informationen hole ich ein, wenn ich einen neuen Kunden evaluiere
  • Was erledige ich der Reihe nach, wenn ich eine neue Podcast Episode produziere

Auch diese Checklisten leben. Wenn ich draufkomme, dass ein Wochentask für mich nicht mehr wichtig ist, dann lösche ich diesen einfach aus der Wochen-Checkliste heraus.

notizbuchMotivation

  • Eine Notiz mit dem Ablauf und den Infos zu meinem Morgen-Ritual
  • Eine Notiz für mein Abend-Ritual
  • Eine Notiz mit inspirierenden Zitaten
  • Eine Checkliste mit Büchern, die ich noch lesen werde
  • Eine Notiz mit meinen Monats- und Jahreszielen
  • Eine Liste mit meinen Werten für meine unterschiedlichen Lebensbereiche

notizbuchKunden

Natürlich pflege ich Kundeninformationen im CRM, das hat oberste Priorität.

Wenn ich neue Zielkunden evaluiere, sammle ich sämtliche Informationen dazu – Dokumente, Bilder, Namen von Stakeholdern, Infos die ich von Kollegen oder anderen Kunden dazu erhalte, Unternehmensbroschüren, Produktfolder, Kreditauskünfte, usw. in einer Evernote-Notiz. Eine Notiz für jeden Kunden.

Diese Notiz kann ich jederzeit mit einem Mausklick per E-Mail an einen meiner Kollegen, meinen Chef oder auch ins CRM-Postfach senden.

Neue Projekte und Geschäftsmöglichkeiten sammle ich an Ort und Stelle gleich nach dem Meeting in einer Notiz. Gelegentlich gebe ich dann auch gleich eine Sprachnotiz dazu.

Wenn ich bei Kunden Vorort bin und ich habe die Erlaubnis und die Möglichkeit, Fotos zu machen – z.B. von einer Anlage, einer Maschine, einem Schaltschrank, irgendeinem Detail das mir wichtig ist – Notiz am Smartphone öffnen oder erstellen, Foto machen – fertig.

notizbuchTechnik (Detailwissen zu Produkten, Produktegruppen, Technologie, …)

In einer Schulung habe ich Neues über ein Produkt erfahren: einzelne Details, die mir wichtig sind, landen sofort während der Schulung in der Evernote-Notiz. Oder:

Wie sieht die Konfiguration der ODBC Verbindung zu einer mir wichtigen SQL Datenbank aus? Screenshot und ab in eine Notiz.

Das Handbuch für meinen Scanner. PDF in eine Notiz.

Wie funktioniert die Busanbindung für einen bestimmten Sensor? – Doku, Screenshot und zusätzliche Infos dazu in eine Notiz.

Welche Funktion meiner Automatisierungslösung begeistert meinen Kunden? – Kurze Notiz in Evernote und den Kundennutzen dazu. Fertig.

Dazu gibt es noch mindestens 300 weitere nützliche Beispiele!

notizbuchProjekte

  • Sie erstellen eine neue Lösungs-Broschüre – das geht nicht über Nacht. Vom ersten Brainstorming bis zu den Entwürfen – alles in einer Notiz.
  • Anschaffung eines neuen Projektors: Welche Funktionen muss das Gerät haben, welche Modelle habe ich mir schon angesehen und die Web-Links dazu. Meinungen von Kollegen dazu. So habe ich alle Infos beisammen.
  • Büroeinteilung neu organisieren: Was ist alles zu erledigen, wer macht was. Notiz mit allen Beteiligten teilen und alle sind am gleichen Stand was den Fortschritt des Projektes betrifft.
  • Aufbau eines neuen Marktsegmentes: Welche Informationsquellen können wir nutzen, welche wichtigen Player gibt es mit denen wir sprechen müssen, welche Veranstaltungen können wir dazu besuchen, und und und…
  • Vorschläge für neue Produkte und Funktionen für das Produktmanagement: Welcher Kunde benötigt welche Features, warum und was sind die Anforderungen

Und noch mehr; ich denke, Sie sehen schon was ich alles unter einem Projekt verstehe.

notizbuchIdeen

Ständig fällt mir was ein. Wenn ich es nicht aufschreibe, ist es wieder weg!

  • Was schenke ich meiner Frau? Ah- eine Idee: Ein Wochenende in Wien…
  • Das CRM um ein Feld für den Namen des Partners eines Kontakts erweitern…
  • In der Teamküche ein Sparschwein für Konjunktiv-Sünden aufstellen…
  • Im Eingangsbereich positive, motivierende, lustige Bilder aufhängen…
  • Machen wir doch einen Kegelabend mit dem Sales Team…
  • Wer würde zu einem Besuch der Klimt-Ausstellung mitkommen…

notizbuchJournal

Mein Journal besteht aus:

  • Erfolgs-Journal: wöchentlich (in der Wochen-Checkliste)
  • Dankbarkeits- und Freude-Journal: täglich – Abendroutine
  • Neue-Wörter-Journal: täglich – Morgenritual

notizbuchWerte und Ziele

 

Aktuelle Monats- und Jahresziele
Zielebild
Ziele aus den vorangegangenen Jahren
Werte für Gesundheit, Finanzen, Beruf, Familie, spirituelle Werte, karitative Werte

notizbuchNutzenangebot (Argumente, VP, Company Story)

  • Value Proposition für einzelne Zielkundengruppen
  • Argumentation für unterschiedliche Produktegruppen
  • Schlüsselmomente in der Firmengeschichte
  • Nutzenargumente und Fragen für die Erstpräsentation
  • Kundenaussagen, Fachberichte, Bilder und Videos von interessanten Referenzen

notizbuchInfo-Packages (Tools und Infos zum Weiterleiten)

Hier bereite ich Links und Infos auf, die ich immer wieder weiterleite – zum Beispiel Infos zu Evernote; dazu gibt es auch einige YouTube Videos die wirklich brauchbar sind. Senden Sie mir eine E-Mail und ich sende Ihnen gerne meine persönliche Notiz zu Evernote.

Start-Up Anleitungen, Handbuch, persönliche Notizen, Bilder vom Demo-Aufbau.

Whitepapers und Präsentation zur EMV Thematik in Verbindung mit Netzwerk-Verkabelung im Feld; was ist bei der Auslegung von Servo-Achsen zu berücksichtigen und Link zu Berechnungs-Tools.

Text für meine Erstvorstellung per E-Mail inkl. Anhang einer kurzen Überblicks-Präsentation als PDF.

notizbuchWissen (Allgemeinwissen, Fachwissen…)

  • Industrie 4.0 – Definition, Case Studies, meine Lösungen dazu, etc… rein in eine Notiz
  • Interface-Standards und Ihre Einsatzbereiche und Grenzen
  • Wissenswertes zu Normen und Standards
  • Bedeutung und Erklärung zu Fachausdrücken, die Sie nicht jeden Tag anwenden
  • Hintergrund-Infos zu Ihren Marktbegleitern

notizbuchUnternehmungen und Reisen (Restaurants, Hotels, Ausgehen, …)

In welchen Restaurants waren Sie schon wo Sie jederzeit wieder hingehen können?

Welche Hotels haben Ihnen gefallen – wo können Sie jederzeit wieder buchen oder welche können Sie Ihren Gästen weiter empfehlen?

Welche Unternehmungen können Sie mit Kollegen und Ihrem Team machen?

Und…

  • Ideen für Ihren kommenden Urlaub
  • Wanderungen mit Ihrer Familie
  • Einen Kinofilm, den Sie sich gerne ansehen werden
  • Ihr Vorschlag zum diesjährigen Sommerfest der Firma

notizbuchMitarbeiter und Kollegen

  • Namen und Funktionen von Kollegen, mit denen Sie nicht so oft zu tun haben
  • Die Namen der Partner und Kinder Ihrer Kollegen und Mitarbeiter
  • Hobbies und Vorlieben Ihrer Team-Mitglieder
  • Wenn Sie ein Team leiten: Eine Notiz für jeden Mitarbeiter – zum einen als laufende Vorbereitung für Ihr Jahresgespräch:
  • Was wurde gut gemacht, in welchen Bereichen möchten Sie Ihren Mitarbeiter fördern und zum anderen als Merkliste für aktuelle Themen –
  • Was werden Sie mit Ihrem Mitarbeiter besprechen, wenn Sie ihn das nächste Mal persönlich treffen.
  • Und – welche privaten Herausforderungen, Projekte, Ziele usw. verfolgt Ihr Mitarbeiter.

Damit sind Sie immer perfekt vorbereitet, egal ob Sie ungeplant ein Gespräch führen und kurz Ihr Evernote-App am Smartphone checken oder ob Sie in ein vorher geplantes Review-Meeting gehen.

Das sind die Notizbücher, die ich regelmäßig im beruflichen Kontext nutze, ich habe dann noch eine ganze Reihe an Notizbüchern für den b2b-ingenieur, für meine persönlichen Interessen, meine Freizeit, meine Finanzen, usw…

Evernote Schlagwörter (Tags)

Was sind Schlagwörter? Sie haben die Möglichkeit, in Evernote Begriffe oder Tags anzulegen, die Sie Notizen einfach durch Drag&Drop zuweisen können. Natürlich können Sie einer Notiz gleichzeitig auch mehrere Schlagwörter zuweisen.

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Wenn Sie nun auf eines der Schlagwörter klicken – die Schlagwörter finden Sie im linken Balken in Evernote- filtert Evernote ohne Verzögerung alle Notizen mit diesem Schlagwort und stellt diese in Listenform dar.

Ich verwende Schlagwörter sehr gerne, jedoch sehr sparsam.

Hier meine drei Verwendungszwecke für Schlagwörter:

tagWarten auf…

Sobald ich auf Feedback oder Antwort von Dritten angewiesen bin, um an einer Aufgabe oder einem Projekt weiterarbeiten zu können, ziehe ich das Schlagwort “Warten auf…” in die Notiz.

Damit habe ich mit einem Klick alle Vorgänge auf dem Bildschirm, wo ich auf Antwort warte. So kann ich meinen Partnern auch sofort eine Erinnerung senden – oder auch die Notiz einfach per E-Mail direkt aus Evernote versenden.

tagZu besprechen – Namen (Follow-Up Namen)

Mein zweiter Einsatzfall für Schlagwörter sind die Namen von Kollegen, Team-Mitgliedern, Vorgesetzten, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern mit welchen ich Themen besprechen möchte, die nicht dringend sind.

Immer wenn mir ein Thema in den Sinn kommt, welches ich mit jemandem besprechen möchte, das Thema aber entweder nicht so dringend ist oder ich aktuell absolut keine Zeit dafür aufwenden möchte, dann schreibe ich eine Notiz und weise als Schlagwort den Namen der Person zu. Für die meisten Personen, mit denen ich regelmäßig derartige Themen bespreche, habe ich sowieso immer eine laufende Notiz, wo ich diese Themen dann in Form einer Checkliste ergänze.

Wenn ich nun meinen Gesprächspartner geplant oder auch ungeplant treffe, dann gehe ich in Evernote, klicke auf den Namen und schon habe ich alle Themen beisammen, die ich besprechen und klären werde.

Das ist eine genial einfache und wirkungsvolle Methode, um seinen eigenen Arbeitsfluss aufrecht zu erhalten und Partner nicht ständig mit Kleinigkeiten aufzuhalten.

tagInspiration

Immer wenn ich ein inspirierendes Zitat, ein interessantes Buch das ich lesen werde, einen motivierenden Text oder andere interessante Ideen aufschnappe, dann schreibe ich diese sofort in einer Evernote Notiz nieder und lege das Schlagwort “Inspiration” darauf.

Wenn ich merke, dass ich mich mental gerade in einem Sturzflug befinde, dann klicke in Evernote auf das Schlagwort “Inspiration” und finde dort immer einen Beitrag. Dieser hilft mir dabei, meine Stimmung wieder ins Positive zu drehen.

Mehr Schlagwörter verwende ich gar nicht, denn wie vorhin schon erwähnt ist die Suchfunktion in Evernote einfach herrlich. Da lohnt es sich gar nicht, eine Unsumme von Schlagwörtern zu nutzen.

Evernote Erinnerungen

Selbstverständlich können Sie Notizen mit Erinnerungen versehen. Sie können Evernote so konfigurieren, dass Sie eine Erinnerungsnachricht mit dem Link zur Notiz als E-Mail an Ihre Adresse bekommen.

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Das kann sehr hilfreich sein, vor allem wenn die Information zur Aufgabe schon weiter zurück liegt. Auch in Evernote selbst haben Sie natürlich mit einem Klick auf den Balken mit der Bezeichnung “Erinnerung” sofort alle Notizen bei der Hand, für welche Sie Erinnerungen gesetzt haben.

Mehr hilft mehr… Weniger hilft mehr…

Ich nutze die Erinnerungs-Funktion – aber so wie die Schlagwörter nur in homöopathischen Dosen.

Ich bekomme ja schon genügend Erinnerungen von meinem E-Mail Programm, vom Kalender, vom CRM-Tool, usw. Da brauche ich nicht noch jeden Tag von Evernote zusätzliche Reminders.

Erinnerungen nutze ich nur für Aufgaben, die zeitlich weit weg sind. Wenn ich etwa schon weiß, dass ich in einigen Monaten etwas zu erledigen habe. Dazu habe ich dann schon eine Notiz mit meinen Anmerkungen, Links, Dokumenten, … und weiß sofort wieder, was ich tun werde.

Für alles Operative und Alltägliche und natürlich für meine Kundentermine nutze ich meinen Kalender und natürlich das CRM.

Fazit

Es gibt natürlich noch mehr tolle Funktionen in Evernote, aber mit der beschriebenen Notizbuchstruktur, der Suchfunktion, den Schlagwörtern und den Erinnerungen kann ich mich selbst ausgezeichnet organisieren.

Ich kann mir mein berufliches aber auch mein privates Leben ohne Evernote gar nicht mehr vorstellen –
Jeder Zettel der ins Büro herein flattert landet im Papierkorb oder in Evernote (und manchmal erst etwas später im Papierkorb 🙂 )
Jede Idee, jedes Bild zur Erinnerung halte ich in meinem Evernote-Account in einer Notiz fest.

Ich empfehle Ihnen: sehen Sie sich Evernote zumindest an und testen Sie das Tool. Es ist ja kostenlos und vollkommen ohne Verpflichtung für Sie. Wenn es Ihrem Arbeits- oder Lebensstil nicht entgegenkommt – auch gut – jeder hat schließlich seinen eigenen Lebens- und Arbeitsstil.
Gerne können Sie mich ansprechen wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen.

Shownotes und Links zu dieser Episode:


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