Diese Episode bildet die Fortsetzung der Podcast Episode 015 mit dem Titel “Lieber B2B-Verkäufer, wo haben Sie denn Ihre Künstler-Mappe?”.

In der Episode 015 haben Sie erfahren…

  • Was eine Künstler- bzw. Präsentationsmappe ist
  • Wofür Ihre Präsentationsmappe im technischen B2B-Vertrieb nützlich ist
  • Und welches Medium sich für Ihre Präsentationsmappe am besten eignet

In dieser Episode erfahren Sie…

  • Wie Sie Ihre Präsentationsmappe richtig aufbauen
  • Welche Bereiche und welchen Inhalt Ihre Präsentationsmappe umfassen sollte
  • Und Sie lernen Ihre Präsentationsmappe zu erstellen und aktuell zu halten

In der vorhergehenden Episode 015 haben Sie von meinem Konzept für eine Künstlermappe für Ihre Aufgaben im technischen B2B-Vertrieb erfahren.
Wenn Sie die Episode 015 noch nicht gehört haben, dann empfehle ich Ihnen, das jetzt nachzuholen.

Der Inhalt der heutigen Episode schließt direkt an und somit gehen wir gleich zum nächsten Thema – nämlich:

Der wirksame Aufbau Ihrer Präsentationsmappe

Ich empfehle Ihnen wie im ersten Teil zu diesem Thema erklärt, die folgenden 5 Bereiche für Ihre Präsentationsmappe zu verwenden:

  1. Welche Geschäftsfälle konnten Sie zuletzt gewinnen
  2. Was werden Ihre nächsten Abschlüsse sein
  3. Wie sieht es mit dem Nachschub für Ihre Neugeschäfte aus
  4. Welche weitere Ideen haben Sie für die Entwicklung Ihres Neugeschäfts
  5. Bei welchen Zielkunden haben Sie Ihre Aktivitäten eingestellt

Hier die Vorlage für Ihre Präsentationsmappe auf Slideshare:

Hier einige Erläuterungen dazu:

1. Gewonnen

Beantworten Sie folgende Frage: Welche Kunden und Geschäftsmöglichkeiten konnten Sie in jüngster Vergangenheit gewinnen?

» Beschreiben Sie die 2 bis 3 wesentliche Erfolge aus den vergangenen 6 bis 12 Monaten. Führen Sie nur solche Erfolge an, die Sie auch gerne Ihrem Geschäftsführer immer wieder gerne berichten.

Lassen Sie also besser die Mini-Erfolge weg wo Sie nur niedrig-hängende Kirschen gepflückt haben. Sie wissen was ich damit meine.

Mit der Durchsicht der gewonnen Kunden motivieren Sie auch sich selbst wieder, wenn Sie einen Durchhänger haben und aus Ihrer Sicht derzeit alles nur schleppend voran geht.

Aus Episode 015 wissen Sie ja bereits: keine Romane schreiben sondern nur 1 Folie pro gewonnenem Kunden oder Geschäftsfall erstellen. Über den Inhalt dieser Folie erfahren Sie im nächsten Punkt noch mehr.

2. Nächste Abschlüsse

Das sind Ihre Zielkunden, mit denen Sie bereits ein fortgeschrittenes Stadium erreicht haben.
Ihre große Überschrift für diese Kunden lautet:

Ich werde diese Kunden gewinnen. Punkt.

Sie wissen genau, wo Sie bei jedem dieser Zielkunden stehen, was als nächstes passieren wird und warum Sie diesen Kunden gewinnen werden.

Wichtig ist hierbei: Sie sind fest davon überzeugt, dass Sie die hier beschriebenen Geschäftsfälle gewinnen werden, die einzige Variable ist die Zeitachse.

» Konzentrieren Sie sich auf Ihre 2 bis 4 Zielkunden und Geschäftsmöglichkeiten, die Sie sich als nächstes holen werden.

Tipp: Machen Sie nicht den Fehler, sich zu verzetteln. Niemand wird Ihnen abnehmen, dass Sie an 10 oder gar 15 extrem wichtigen Kunden arbeiten, die Sie in nächster Zeit alle fix abschließen können.

Damit werden Sie unglaubwürdig und Sie erreichen das Gegenteil von dem was Sie mit Ihrer Präsentationsmappe bezwecken.

Sie wollen ja in wenigen Minuten einem interessierten Menschen klar darstellen können, welchen Erfolg Sie als nächstes anstreben und warum das funktionieren wird.

3. Nachschub

Nennen Sie Ihre Zielkunden, mit denen Sie Ihre Arbeit bereits aufgenommen haben.

Ihre Evaluierung ist abgeschlossen und Sie haben natürlich auch schon Ihre diesbezüglichen Erstgespräche durchgeführt. Sie haben festgestellt, dass Sie gute Voraussetzungen für die positive Entwicklung von Geschäftsmöglichkeiten bei diesen Kunden haben.

Für einen positiven Abschluss können Sie aber jetzt noch nicht Ihre Hand ins Feuer legen, dazu ist diese Opportunity noch nicht weit genug fortgeschritten.

» Im Abschnitt “Nachschub” können Sie auch eine etwas höhere Anzahl an Zielkunden und Geschäftsmöglichkeiten beschreiben. Aus meiner Erfahrung heraus macht es jedoch Sinn, hier eine Obergrenze von 5 Geschäftsfällen einzuhalten.

Vergessen Sie nicht – Ihre Präsentationsmappe soll so kompakt sein, dass Sie diese innerhalb weniger Minuten jemandem zeigen können und dieser jemand soll sich dann ein Bild von Ihrer Arbeit machen können.

“Mehr hilft mehr” ist in diesem Zusammenhang nicht das richtige Rezept.

4. Pool

Das ist Ihr Ideen-Pool an künftigen Zielkunden.
016_pool

Hier beschreiben Sie, welche Geschäftsmöglichkeiten und Zielkunden Sie gerade evaluieren. Haben Sie das Ziel, neue Marktbereiche zu adressieren: dann führen Sie Ihre Aktivität ebenfalls im Pool an.

Sie haben vor, Fachmessen zu besuchen, um in einer bestimmten Branche nach potentiellen Kunden zu suchen? Dann rein damit in diesen Pool.

Dieser Abschnitt eignet sich auch gut für die kurze Beschreibung weiterer geplanter Aktivitäten mit dem Ziel, künftige Geschäftspartner zu finden.

» Für die Darstellung Ihres Pools eignet sich eine übersichtliche Auflistung am besten. Zu jedem Listeneintrag können Sie dann in ein paar Stichwörtern erläutern, welches Ziel Sie damit verfolgen.

Zählen Sie einfach Unternehmen, Aktivitäten, Messen, et cetera auf. Fassen Sie Ihren Pool in einer separaten Folie Ihrer Präsentationsmappe zusammen.

Falls sich das überhaupt nicht ausgehen sollte – weil Sie etwa der Beschreibung Ihrer Aktivitäten in einem neuen Marktbereich mehr Beachtung schenken wollen – investieren Sie in eine zweite Folie, das soll es aber dann gewesen sein.

5. Beendet

Beschreiben Sie verlorene Geschäftsmöglichkeiten oder solche, die Sie aufgrund fehlender Nutzenargumente in die Schublade gelegt haben.

Das tut natürlich ein wenig weh, denn hier finden Sie auch ehemalige Zielkunden, wo Sie Ihren Mitbewerbern den Vortritt lassen mussten…

Warum Sie auch diese schmerzhafte Seite Ihrer Arbeit in die Präsentationsmappe geben sollten?

» Andere Vertriebskollegen haben vielleicht ähnliche Erfahrungen gemacht und das gleiche Ergebnis erzielt. So finden Sie gemeinsam Schwachpunkte in Ihrem Nutzenangebot an denen Sie arbeiten können.

» Es hilft Ihnen und Ihrer Organisation bei der Festlegung, in welchen Bereichen Sie künftig weniger oder keine Energie mehr hineinstecken werden, da es nicht Ihre Spielwiese ist.

» Außerdem besteht die Möglichkeit, dass jemand, dem Sie diese Folien zeigen eine Idee dazu hat, wie Sie dennoch wieder aktiv werden können.

» Oder einer Ihrer Kollegen hat einen anderen Kundenzugang oder kennt ähnlich gelagerte Referenzen, die Sie für einen Neustart nutzen können.

Auf diese Art und Weise reflektieren Sie jene Geschäftsmöglichkeiten, bei denen Sie in der Vergangenheit nicht weitergekommen sind – vielleicht gibt es künftig einen anderen Weg den Sie beschreiten können.

Wenn Sie nicht reflektieren, wird Ihnen dieser Weg jedoch nicht aufgezeigt werden können.

Ach-ja, noch was: Es ist klar, dass Sie im professionellen B2B-Vertrieb mit Niederlagen rechnen müssen. Also ist es absolut OK, wenn Sie einige Ihrer Niederlagen hier festhalten. Das unterstreicht Ihren Sinn für Offenheit und Ehrlichkeit.

Widmen Sie sich im Bereich “Beendet” aber ebenfalls nicht mehr als Ihren 2 oder 3 bedeutendsten Geschäftsfällen, die Sie ad acta legen mussten.

Der Inhalt eines Steckbriefs

Der Steckbrief macht gemeinsam mit Ihnen Ihre Entwicklungs-Reise mit Ihrem Zielkunden durch.

Das bedeutet, dass der Steckbrief kein statisches Dokument bzw. eine einmal erstellte Folie ist, die Sie dann nie wieder verändern.

Genau das Gegenteil ist der Fall: Sie aktualisieren diese Folie regelmäßig, so dass der Inhalt dem Status des jeweiligen Geschäftsfalles entspricht.

Sobald Geschäftsmöglichkeiten und Zielkunden es vom “Pool” in den “Nachschub” oder zu den “nächsten Abschlüssen” schaffen, erstellen Sie einen Steckbrief.

Das gilt natürlich auch, wenn es keine Vorgeschichte gibt und es sich sozusagen um einen Quereinsteiger in Ihre Präsentationsmappe handelt.

Für den Muster-Steckbrief können Sie gerne meine Vorlage verwenden. Den Link zur Vorlage finden Sie in die Shownotes dieser Episode.

Der Kopfbereich

Ganz oben natürlich der Name des Zielkunden und der Geschäftsmöglichkeit. Nutzen Sie dazu am besten die Überschrift – also die Headline der Folie.

» In die Headline können Sie auch die Entwicklungsstufe der Geschäftsmöglichkeit festhalten – also: “Gewonnen”, “Nächster Abschluss”, “Nachschub”, “Pool” und “Beendet”.

» Ihr eigener Name und Ihre Funktion im Unternehmen sollten Sie übrigens auch im Steckbrief festhalten. Das ist praktisch für den Fall dass Sie Ihre Folie weiterleiten.

Jedem, der die Folie vor sich hat, soll schließlich klar sein, dass Sie an dieser interessanten Geschäftsmöglichkeit arbeiten. Ein wenig Selbstmarketing schadet nie.

» Nun deklarieren Sie den Umfang der Geschäftsmöglichkeit: Produktegruppen, Lösung bzw. Dienstleistungen und natürlich das Volumen des Neugeschäfts – wie hoch ist das Potential des Kunden, dass Sie adressieren und gewinnen können.

Geben Sie eine Indikation, ob Sie bereits im aktuellen Geschäftsjahr mit Umsätzen rechnen und wie hoch diese ausfallen können.

Das ist zu Beginn eine grobe Schätzung, das ist klar. Diese Schätzung können Sie aber nach und nach genauer festlegen.

» Führen Sie im Steckbrief auch Ihre Gesprächspartner beim Zielkunden an und – ganz wichtig – deren jeweilige Funktion.
Sie wollen ja klar demonstrieren, dass Sie den Kunden schon gut aufbereitet haben und dass Sie wissen wer die Entscheidungsträger und Beeinflusser bei Ihrem Zielkunden sind. Genau mit diesen Personen stehen Sie in Kontakt.

» Was ist Ihre Strategie, die Sie für die Entwicklung dieses Kunden anwenden? Auch dazu sollten Sie ein paar Worte für den Steckbrief finden.

Die Strategien sind natürlich von Organisation zu Organisation unterschiedlich – es kann auch ein bestimmter Fokusbereich sein, den Sie bei diesem Kunden setzen.

Hier einige Beispiele dazu. Geht es um…

 

…einen wirtschaftlichen Ansatz?

…einen wirtschaftlichen oder kommerziellen Ansatz?

…die Kostenreduktion bei der Beschaffung oder im Engineering?

…steht das Unternehmen in Verbindung mit einem bereits bestehenden Kunden Ihres Unternehmens?


…et cetera

All die bisher genannten Inhalte des Steckbriefs können Sie als Aufzählung im oberen Teil der Folie platzieren.

Ein aussagekräftiges Bild

» Nachdem es sich um eine PRÄSENTATIONSmappe handelt, sollten Sie unbedingt auch ein Bild auf jedem Steckbrief platzieren.
016_Maschine

Entweder ein Bild der Anlage oder der Maschine des Kunden, ein Foto der Anwendung oder eines bestimmten, wichtigen Detailfunktion oder falls Sie gar nichts Verwertbares zur Verfügung haben: platzieren Sie zumindest das Logo des Unternehmens. Auch ein Bild vom Firmenstandort Ihres Kunden können Sie einfügen.

Die Kurzbeschreibung

» Ja, und dann werden Sie natürlich noch ein paar Zeilen mit einer kurzen Beschreibung des Geschäftsfalls verfassen. Dort sollten Sie Ihre Mitbewerber für diesen Geschäftsfall nennen falls es welche gibt. Und in den meisten Fällen gibt es diese ja.

Aus der Beschreibung geht der aktuelle Status bezüglich der Entwicklung der Geschäftsbeziehung hervor und Sie halten einen groben Fahrplan für den nächsten Schritt oder die nächsten Schritte fest.

Falls Ihnen bereits Informationen dazu vorliegen und Sie den Geschäftsfall gut einschätzen können: Skizzieren Sie auch den Zeitplan für Ihre nächsten Schritte.

Das war’s für den Steckbrief.

Und das soll sich alles auf einer Folie ausgehen?

Ja, das geht sich aus. Ihre Beschreibung sollte höchstens zwischen 50 und 80 Wörter umfassen. Mit Schriftgröße 16 geht findet dieser Text auf einer halben Powerpoint-Folie gut Platz.

Die obere Hälfte der Folie nutzen Sie für die vorhin beschriebenen Kopf-Informationen zum Geschäftsfall.

Wie Sie Ihre Präsentationsmappe erstellen und aktuell halten

Wenn Sie Ihre Präsentationsmappe erstmals erstellen dann nehmen Sie am besten die Vorlage für Ihre Firmenpräsentation zur Hand und machen Sie sich vorab eine Vorlage.

Nehmen Sie zusätzlich auch meine Vorlage zur Hand, dann haben Sie schon eine sehr gute Richtung die Sie einschlagen können.

Erstellen Sie – wie für jede andere Präsentation auch – ein passendes Deckblatt.

Hier führen Sie den Titel der Präsentation an – etwa “Präsentationsmappe für die Geschäftsentwicklung” oder so ähnlich und natürlich Ihren Namen und Ihre Funktion im Unternehmen.

Die nächste Folie in Ihrer Präsentationsmappe widmen Sie der Agenda.

Jede professionelle Präsentation gibt zu Beginn Auskunft über den Inhalt.

Führen Sie hier die fünf Bereiche an, die Sie in Ihrer Präsentationsmappe behandeln – also…

  1. Gewonnen
  2. Nächste Abschlüsse
  3. Nachschub
  4. Pool
  5. Beendet

Wählen Sie dafür am besten für Ihr Arbeitsumfeld passende Bezeichnungen aus. Falls Sie dafür keine bestehenden Ausdrücke im Unternehmen verwenden – dann nehmen Sie einfach die hier genannten Bezeichnungen und setzen Sie selbst den Standard in Ihrer Organisation.

Nun erstellen Sie eine Vorlage für Ihre künftigen Steckbriefe.

Für neue Steckbriefe müssen Sie dann nur mehr diese Vorlagenfolie kopieren und die relevanten Inhalte einfügen.

Wenn Sie immer wieder von neuem überlegen müssen was alles in den Steckbrief rein soll, dann vergeuden Sie Ihre wertvolle Zeit. Nutzen Sie also unbedingt eine Vorlage dafür.
016_Buntstifte

Erstellen Sie noch eine Vorlage für Ihre Pool-Folie.

Das geht ganz einfach, der Pool wird ja wahrscheinlich wie vorhin beschrieben aus einer Aufzählung bestehen.

Damit haben Sie Ihre Vorlage für Ihre Präsentationsmappe auch schon fertig.

Zeit einplanen.

Für die allererste Erstellung Ihrer Präsentationsmappe sollten Sie ausreichend Zeit einplanen.

Ich rate Ihnen – reservieren Sie sich dafür einen ganzen Arbeitstag für die Erstellung und einen weiteren halben Tag für die Überarbeitung und Verfeinerung.

Tipp: Lassen Sie bis zur Überarbeitung einige Arbeitstage verstreichen, dann haben Sie wieder einen neuen, etwas distanzierten Blick auf die Inhalte.

Planen Sie deshalb für die erste Erstellung einen ganzen Tag ein, da Sie viel Zeit dazu verwenden werden, die für die einzelnen Steckbriefe erforderlichen Infos zusammen zu stellen.

Wahrscheinlich haben Sie alles in Ihrem CRM-System gut dokumentiert; aber selbst das Zusammentragen und Filtern der relevanten Infos benötigt Zeit. Mehr Zeit als Sie denken…

 

Das ist ja auch genau einer der Hauptgründe, warum Sie eine Präsentationsmappe führen: damit Sie alle relevanten Infos zu Ihren Zielkunden kompakt zusammengefasst und ständig griffbereit haben und nicht erst stundenlang das CRM durchleuchten müssen!

Diese eineinhalb Tage sind eine gut investierte Zeit. Das ist eine Investition in Ihre künftigen Vertriebserfolge und Geschäftsabschlüsse.

Gönnen Sie sich dafür auch die notwendige Ruhe und Konzentration!

 

So aktualisieren Sie Ihre Präsentationsmappe

Das Updaten oder aktuell Halten Ihrer Präsentationsmappe geht sehr rasch.

Machen Sie das am besten monatlich. Setzen Sie sich eine Erinnerung etwa zum Monatswechsel und reservieren Sie dafür – je nach dem Umfang Ihrer Präsentationsmappe – 1 bis 2 Stunden.

Den einen oder anderen Steckbrief werden Sie neu erstellen, die anderen werden ja nur überprüft und ergänzt.

Nicht mehr relevante Steckbriefe löschen Sie aus Ihrer Präsentationsmappe, diese soll ja nicht nach den ersten Updates überquellen.

Beachten Sie auch den folgenden, sehr positiven Nebeneffekt:

Das monatliche Update zahlt sich auch deshalb für Sie aus, da Sie dabei sofort erkennen, wenn Sie einen wichtigen Zielkunden aus Ihrem Fokus verloren haben oder die Entwicklung ins Stocken geraten ist.

In diesem Fall planen Sie im Zuge der Überarbeitung Ihrer Präsentationsmappe auch gleich die nächsten Aktivitäten und halten Sie diese fest. Dazu haben Sie ja Ihr CRM, Ihre Aufgaben-Liste oder Ihren Kalender.

Und falls Ihnen selbst nicht gefällt was in Ihrer Präsentationsmappe steht dann ist das auch gut!

In diesem Fall machen Sie sich Gedanken darüber, wo und wie Sie neue Zielkunden und Geschäftsmöglichkeiten ausmachen können. Nächsten Monat wird Ihnen dann Ihre Präsentationsmappe bereits besser gefallen.

Das Aktualisieren Ihrer Präsentationsmappe ist also nicht nur eine administrative Aufgabe sondern auch eine wichtige Strategie-Sitzung, die Sie mit sich selbst abhalten.

Betrachten Sie die Zeit dafür als wirklich wichtige Investition in Ihre künftigen Erfolge.

Machen und halten Sie Ihre Präsentationsmappe verfügbar machen

Die aktuelle Version meiner Präsentationsmappe gebe ich in meine dazu passende Evernote-Notiz und dann drucke ich die Präsentation einmal für mich selbst aus.

Ab in die Aktentasche damit und fertig.

Wenn Sie die Präsentation so ausdrucken, dass 2 Folien auf einer Seite dargestellt werden, dann haben Sie auf gerade Mal 6 bis 8 Seiten Papier eine tolle, kompakte Mappe beisammen, die Sie jederzeit gerne zur Hand nehmen werden.

Das Fazit aus den beiden Episoden zum Thema “Präsentationsmappe”:

Was im künstlerischen Bereich die Präsentationsmappe ist können Sie in Ihrem Business Kontext als “Executive Summary” Ihrer B2B-Vertriebstätigkeit verstehen.

Als Designer werden Sie ohne Präsentationsmappe in Ihrem Umfeld nicht bestehen können, in diesem Kontext ist das ein absolutes Erfordernis und wird von potentiellen Auftraggebern erwartet.

Im technischen B2B-Vertrieb ist das anders: hier erwartet niemand Ihre Präsentationsmappe.

Wahrscheinlich kennen die meisten Menschen in Ihrem beruflichen Umfeld nicht einmal dieses Konzept. Genau das ist es jedoch, was Sie für sich nutzen können – sozusagen das “Überraschungsmoment”.

Nutzen Sie diese Chance und zeigen Sie Ihrer Umgebung und vor allem sich selbst, dass Sie nicht durchschnittlich sondern ein Profi sind.

Sie haben mehr zu bieten als nur von einem Geschäftsfall zum nächsten zu stolpern und hin und wieder zufällig einen Erfolg zu landen.

Sie haben einen Plan, Sie verfolgen eine klare Strategie und das sollten Ihre Kollegen, Ihre Mitarbeiter und Ihre Vorgesetzten auch wissen.

Shownotes und Links aus dieser Episode:

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