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Episoden

In dieser Episode erfahren Sie…

  • Warum die Neukunden-Akquise im B2B-Vertrieb die Königsdisziplin ist
  • Welche 8 Kardinalfehler in der B2B-Neukunden-Akquise Sie besser vermeiden
  • Wie Sie mit stetem Training wie ein Profi-Sportler zu immer besseren Ergebnissen kommen
  • Was Sie konkret tun können, Ihren Ergebnisse im Business Development einen mächtigen Schub nach vorne zu verpassen

Die 8 Kardinalfehler in der B2B-Neukunden-Akquise

Erfolgreiches Business Development im B2B-Umfeld zu betreiben ist nicht irgendeine Aufgabe, es ist die Königsdisziplin.

Es ist deshalb die Königsdisziplin, weil Sie überdurchschnittlich viel Zeit und Energie in die Vorarbeit stecken dürfen, bis eine neue, auf lange Zeit angelegte Geschäftsbeziehung wachsen kann. So manch erfahrender B2B-Vertriebsprofi spricht davon, dass der Aufbau eines Neukunden, der sich künftig auch merklich in den Umsatz-Zahlen bemerkbar macht 10x mehr Aufwand erfordert, als eine bestehende Kundenbeziehung zu pflegen und weiter auszubauen.

Ob es wirklich 10x so viel Aufwand ist, darüber kann man diskutieren, allerdings steht außer Frage, dass strategisches Business Development erheblich mehr Energie, Kompetenz, und Motivation erfordert als viele Vertriebsmitarbeiter neben ihren Tätigkeiten rund um ihr Tagesgeschäft aufzubringen können. Aus der Unterschätzung der Aufgaben für die Neukunden-Akquise entstehen eine Reihe an Fehlern, die positive Ergebnisse verhindern und so die Motivation rasch kippen lassen.

Kardinalfehler #1: Ohne Kompetenz, ohne Strategien und ohne Motivation in die Neukunden-Akquise starten

ball01Hier gibt es Parallelen zu Neujahresvorsätzen: Wenn zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres oder eines neuen Quartals der Beschluss gefasst wird, jetzt endlich intensiv am Aufbau von neuen Kunden zu arbeiten, dann hält der Schwung oft nicht lange an. Zu steil geht es gleich los auf den Achttausender, der vor einem liegt.

Wenn der gesamte Vorgang beginnend bei der Festlegung des Nutzenangebots bis hin zur Umstellung beim Kunden nach einem erfolgreichen Abschluss am Ende nicht klar beschrieben wurde, kann das Unterfangen insgesamt auch nicht gelingen. Dann kommt noch die mangelnde Ausdauer dazu. Mit Ausdauer meine ich im B2B-Vertrieb die Motivation und das Mindset. Einfach drauf losmarschieren – so wird das eher nichts mit dem Achttausender…

achttausender

Kardinalfehler #2: Das Nutzenangebot für den Zielkunden ist vage

ball02Im Business Development besteht das Ziel darin, Kundennutzen zu erbringen, der für den einzelnen Zielkunden unwiderstehlich ist. Der Nutzen darf so stark sein, dass der Zielkunde aus eigenem Antrieb dazu bereit ist, in die neue Lösung zu investieren.

Klar ist, dass man dazu mit Produktbeschreibungen, deren Eigenschaften und deren Vorteilen nicht vom Fleck kommt. Sie können mit Ihrem Nutzenangebot dann bei Ihrem Kunden ins Schwarze treffen, wenn Sie seinen Bedarf, seine Anforderungen, seine Herausforderungen und seine Ziele genau kennen. Dann können Sie mit sich selbst oder mit einigen Ihrer Kollegen in Klausur gehen und überlegen, wie Sie Ihr Konzept so aufbauen und Ihrem Kunden präsentieren, dass die einzelnen Bestandteile für ihn von einzigartigem Wert, von extrem hohen Nutzen sind.

Kardinalfehler #3: Jedes Unternehmen am Markt wird als potentieller Zielkunde torpediert

ball03Unternehmen werden sehr häufig einfach danach bewertet, wie interessant eine gemeinsame, künftige Geschäftsbeziehung scheint. Alleine der feste Wille des B2B-Vertriebsmitarbeiters muss ausreichen: “Ich WILL diesen Kunden gewinnen”.

Leider reicht der gute Wille alleine jedoch nicht aus. Das Nutzenangebot findet nämlich keinen Zuspruch, wenn alle möglichen Zielkunden auf diesem Planeten mit ein und denselben Nutzenargumenten überschüttet werden.

Die einfache Lösung dafür lautet: Das Nutzenangebot muss für eine bestimmte Kundengruppe geschärft werden, und zwar in mehreren Stufen. Vielleicht bleibt dann vom ursprünglichen Nutzenangebot nicht mehr viel übrig – aber genau diese Essenz ist für den einen Zielkunden perfekt und unwiderstehlich.

Kardinalfehler #4: Verkaufen am Telefon

ball04Wenn schon Mal ein interessanter Zielkunde im Zielfernrohr auftaucht, dann muss jetzt sofort ein persönliches Gespräch geführt werden. Der bis unter die Haarwurzeln motivierte B2B-Vertriebsprofi greift sofort zum Telefon, ruft bei seinem neuen Zielkunden an und feuert unverzögert seine Argumentations-Salven ab.

Alles wird auf eine Karte gesetzt, um den mutmaßlichen Entscheider auf der anderen Seite des Telefons dazu zu bewegen, einem persönlichen Gespräch zuzustimmen; und das soll möglichst bald stattfinden.

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Was eigentlich diese überhastete Überfallsaktion auslöst ist oftmals die Hoffnung im Vertrieb. Oder genauer gesagt ist es wohl die Verzweiflung. Es ist die Verzweiflung über den bisherigen Umsatzverlauf in Bezug auf das vereinbarte Ziel. Und wenn jetzt auf die Schnelle gerade dieser spannende Zielkunde gewonnen werden könnte, dann wäre wieder alles in bester Ordnung und der Umsatz für dieses Jahr wäre gerettet.

Der Prozess für die Neukunden-Akquise kann dann funktionieren, wenn er von Aktivitäten rund um kurzfristige Umsatzziele vollkommen abgekoppelt ist.

Kardinalfehler #5: Im Erstgespräch mit allen Mitteln überzeugen

ball05Zugegeben, es ist verlockend: endlich ist es geschafft, einen Termin mit Ihrem neuen Zielkunden zu vereinbaren, nun kann einen nichts mehr bremsen und die Firmenpräsentation wird von der Willkommen-Seite bis zum bitteren Ende mit der Schlussfolie mit dem meist sinnigen Text “Noch Fragen?” durchgezogen.

Ja, das ist kein Schreibfehler: NICHT verkaufen.

Das Ziel für uns ist in dieser Phase der Neukunden-Akquise muss es sein, alles über die Ziele, Herausforderungen, die strategische Ausrichtung, die Anwendungen, und die Entscheidungsstruktur des Kunden herauszufinden. Und natürlich wollen wir wissen, welche Hürden uns auf unserem gemeinsamen Weg zu einer möglichen Geschäftsverbindung erwarten werden.

Es braucht also eine Methode zur Gesprächsführung, die unseren Gesprächspartner zwar mit für ihn interessanten Infos und unserem Nutzenangebot versorgt, gleichzeitig aber dazu beiträgt, dass wir an die so wichtigen Informationen kommen.

Kardinalfehler #6: Der erste Lösungsvorschlag ist perfekt

ball06Nachdem im Erstgespräch ausschließlich der Vertriebsverantwortliche Informationen und Verkaufsargumente für sein Nutzenangebot abgefeuert hat, steht er jetzt vor einer unlösbaren Aufgabe:

Jetzt ist er gefordert, ein Konzept und eine Lösung für seinen neuen Zielkunden zu erarbeiten. Und zwar nicht irgendein Konzept, sondern einen Lösungsvorschlag, der für den Kunden unwiderstehlich ist.

Nachdem aber im Erstgespräch kaum neue Erkenntnisse gewonnen wurden, bleibt jetzt nur die Möglichkeit, eine universelle Lösung zu präsentieren. Eine Lösung, die schon bei anderen Kunden in der Vergangenheit gut angekommen ist. Und anstatt sich einzugestehen, dass für ein professionelles, passgenaues Nutzenangebot noch nicht ausreichend Informationen auf dem Tisch liegen, wird das Universalheilmittel als die perfekte Lösung angepriesen.

Die Chance ist nun riesengroß, dass diese Universallösung keinen Aha-Effekt bei den Entscheidern des Zielkunden hervorrufen.

Kardinalfehler #7: Den Zielkunden zu einer Entscheidung drängen

ball07Einer der wichtigsten Schritte im Verkaufsprozess ist es, den Geschäftsfall positiv abzuschließen – Stichwort “ask for the order”.

Allerdings wird das nicht gelingen, wenn der Geschäftsfall dafür noch nicht ausreichend aufgearbeitet ist und der Zielkunde daher den unwiderstehlichen Nutzen aus dem vorgelegten Konzept (noch) nicht erkennen kann. Jetzt ist die feine Klinge gefordert, auf die jedoch oftmals sträflich verzichtet wird:

Anstatt den Zielkunden für seine Entscheidung die dafür gebührliche Zeit zuzugestehen wird nun heftig Druck gemacht. Wenn der Konzeptvorschlag jetzt nicht perfekt den Nerv der Entscheider beim Zielkunden trifft, dann wird die Geschäftsmöglichkeit eine der beiden folgenden Wendungen erfahren:

 

1) Entweder Ihr Kunde fühlt sich jetzt an die Wand gedrängt und er bricht den Vorgang ab.
2) Oder die Entscheider nutzen jetzt ihre Chance und zerpflücken das vorgelegte Angebot kommerziell.

Da dem Kunden kein unwiderstehlicher Nutzen für seine Geschäftstätigkeit dargelegt wurde, bleibt der positive Abschluss eine Illusion.

Kardinalfehler #8: Auf zum nächsten Abenteuer

Ab und dann entsteht dennoch zusätzliches Geschäft und neue Kunden werden gewonnen. Die Freude ist jetzt riesengroß und das ist auch gut so!

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ball08Gerne wird jetzt allerdings ganz in den Hintergrund gerückt, dass die Arbeit mit dem neuen Kunden noch lange nicht zu Ende ist, denn jetzt beginnt ja erst die gemeinsame Umsetzung.

Viele Vertriebsverantwortliche ziehen sich jetzt auf die Position zurück, die Umsatzentwicklung mit ihrem neuen Kunden kritisch im Auge zu behalten. Nachdem in aller Regel das Geschäftsvolumen mit dem neuen Kunden nicht von heute auf morgen von Null auf Hundert hochschnellt, wird dann dem Kunden die Frage gestellt, ab wann denn mit dem vereinbarten Geschäftsvolumen zu rechnen sei.

Das hilft jedoch niemandem in der Kette, das Gegenteil ist der Fall, da sich die für die Umsetzung verantwortlichen Ansprechpartner beim Zielkunden unter Druck gesetzt fühlen.

Viel schlauer ist es, dafür zu sorgen, dass der Kunde die bestmögliche Erfahrung mit seinem neuen Geschäftspartner macht – und zwar unabhängig davon, wie rasch und intensiv sich die Verbindung entwickelt. Dann wird er selbst alles in Bewegung setzen, so rasch wie möglich das Lösungskonzept des neuen Geschäftspartners umzusetzen.

Fazit

Obwohl die Aufgaben und Ziele in den einzelnen Schritten des Akquise-Prozesses ganz unterschiedlich sind, lässt sich folgendes  Muster in den 8 Kardinalfehlern erkennen:

Unregelmäßige Übung, fehlende Ausdauer und wenig Erfahrung.

Einmal im Jahr für zwei Tage an einem Vertriebsseminar teilzunehmen oder ein schlaues Fachbuch zu lesen sind zwar förderliche Maßnahmen, werden jedoch für eine wirklich spürbare Verbesserung der Ergebnisse in der B2B-Neukunden-Akquise nicht reichen.

Um in der Königsdisziplin des B2B-Vertriebs wirklich gut und immer besser zu werden, braucht es mehr:

  • Die Installation von Kompetenzen und Routinen durch fortwährendes Training
  • Den wertvollen Wissens- und Erfahrungsaustausch
  • Ein offenes Gespräch mit einem Business Development Profis für das Überwinden von Hürden

Wer richtig gut werden und Spaß daran haben will, darf dafür trainieren. Dann stellen sich auch positive Ergebnisse ein und es beginnt Spaß zu machen. Das ist der Start in die positive Entwicklungs-Spirale.

An wirksamen Trainingsmöglichkeiten mangelt es nicht, eine davon ist der Business Development Booster Online-Kurs von b2b-ingenieur.com.

Kennen Sie den Business Development Booster?

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Mehr dazu unter http://b2b-ingenieur.com/kurs

 

Shownotes und Links aus dieser Episode:

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Meine 9 größten Fehler als neuer Vertriebsleiter – Teil 3

In dieser Episode erfahren Sie …

  • Wozu es führt, wenn Sie den Vertriebs-Ergebnissen mehr Aufmerksamkeit schenken als den Arbeitsweisen Ihrer einzelnen Mitarbeiter
  • Welche Auswirkungen es für Ihr Team hat, wenn Sie unterdurchschnittliche Leistungen einzelner Mitarbeiter tolerieren
  • Welche Dynamik in Ihr Team kommt, wenn es so weit gewachsen ist, dass Sie mehrere Gruppen mit eigenen Aufgabenstellungen einrichten
  • Mehr über meine Fehler als neuer Vertriebsleiter

In der vorigen Episode 19 habe ich Ihnen berichtet, wie mir an allen Ecken und Enden die Zeit zu knapp wurde und warum ich viel zu spät erkannt habe, dass Delegieren nicht überheblich oder schlecht ist sondern rechtzeitig Beachtung finden sollte und allen Beteiligten hilft.

Noch eine Episode davor – in der Episode 18 – habe ich von meinem Weg hin zu meiner Verantwortung als Vertriebsleiter erzählt. Dabei haben Sie auch von meinem selbst so bezeichneten “Masterfehler” als neuer Vertriebsleiter erfahren.

Außerdem haben ich darüber berichtet, warum meine ständige Erreichbarkeit nicht nur für mich sondern auch für meine Mitarbeiter eine Last war und wie schnell man (ich!) die Kontrolle über den eigenen Kalender verlieren kann.

Wenn Sie die beiden vorherigen Episoden noch nicht gehört haben, dann empfehle ich Ihnen, das jetzt nachzuholen. Zusammen mit der heutigen Episode 20 bilden diese eine zusammenhängende, 3-teilige Podcast-Serie.

Heute teile ich meine Fehler #7, #8 und #9 die ich als neuer Vertriebsleiter gemacht habe und selbstverständlich einige Erkenntnisse daraus.

Ich hatte lange Zeit einen inspirierenden Chef, der hat mir einen tollen Vergleich mit auf meinen Weg gegeben:

Soll heißen: Falls Sie gerne und viel in Ihren Rückspiegel schauen, dann wird es unweigerlich zu einem Crash – also zu einem schweren Unfall kommen.

Obwohl dieser bildliche Vergleich sich wirklich tief in meinem Bewusstsein verankert hat, war es für mich doch eine ziemliche Herausforderung, die Leistung meines Teams nicht ausschließlich über deren Ergebnisse zu bewerten.

Das bringt mich direkt zu Fehler Nummer 7:

Fehler #7: Ergebnisse zählen mehr als die Arbeitsweise

Sie könnten jetzt ruhigen Gewissens die Ansicht vertreten, dass dies ja kein Fehler sondern eine sehr effiziente Management-Strategie wäre:

Vergessen Sie die Qualifikation, die Weiterbildung, die Motivation und überhaupt – vergessen Sie einfach, WIE Ihr Team arbeitet und bewerten Sie einfach was dabei herauskommt.
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Nun, zugegeben – dieser Ansatz hat schon eine sehr interessante Seite.

Und genau das hatte mich auch eine ganze Zeit lang wirklich fasziniert: es ist doch vollkommen unerheblich, WIE Ihre einzelnen Team-Mitglieder zu einem Ergebnis kommen, die Hauptsache ist ja, DASS sie zu einem hervorragenden Ergebnis kommen. Ist ein Ziel erst erreicht, fragt niemand mehr nach dem WIE.

Also hatte ich als neuer Vertriebsleiter beschlossen, einfach alle Konventionen und die sonst so üblichen Vorgaben über Bord zu werfen und mein Team einfach machen zu lassen.

 

Und das hatte sogar herrlich funktioniert! Na ja – zumindest teilweise. In meinem Team mit fünf Vertrieblern gab es zwei, die hatten jahrelange, einschlägige Erfahrung, waren selbst Profis im Business.

Denen konnte ich nichts mehr beibringen – dachte ich damals zumindest. Und die beiden brachten auch tolle Ergebnisse hervor. Ein Mitarbeiter brachte seine Ergebnisse vorwiegend aus dem Ausbau bestehender Kundenbeziehungen, der andere war offenbar darauf spezialisiert, neue Kunden aufzustöbern und diese für unser Angebot zu begeistern.

Beide waren auf ihre ganz eigene Art und Weise erfolgreich. Wie gesagt, eine gewisse Zeit lang zumindest.

Dann kam das Jahr 2008 und für alle, die damals noch nicht im B2B-Geschäft aktiv waren: ich beschreibe kurz was 2008 geschah.

Im Herbst 2008 wurden die Auswirkungen der soeben neu ausgebrochenen Finanz- und Wirtschaftskrise spürbar. Und zwar richtig. Von einer Woche auf die andere brach der Auftragseingang um 40% und mehr ein, Kunden entließen reihenweise Mitarbeiter, führten Kurzarbeit ein oder schlitterten gleich in die Insolvenz.

Ich selbst war gerade in der Phase, einen zusätzlichen Mitarbeiter für mein Vertriebsteam zu suchen, nachdem ich nach monatelanger Überzeugungsarbeit bei der Geschäftsführung die Freigabe dafür erhalten hatte mein Team zu erweitern.

Im Dezember 2008 war dann Schluss damit und ich musste die Mitarbeitersuche abbrechen und einstellen. Zumindest musste ich aus meinem Vertriebsteam niemanden an die frische Luft setzen, das war Ende 2008 tatsächlich als Erfolg zu werten!

Den Vertriebsteams anderer Unternehmen ging es in dieser Zeit heftig an den Kragen und deren Vertriebsleiter hatten schwierige Entscheidungen zu treffen…

Nun war es mit den Erfolgen meiner beiden Star-Performer im Team auch vorbei

Zaubern konnten auch sie offensichtlich nicht. Der Parameter, an dem die beiden gemessen so gut abgeschnitten hatten – nämlich der Umsatz-Zuwachs – war plötzlich nicht mehr aussagekräftig.

Zu unterschiedlich und zu undurchsichtig waren die Auswirkungen der Finanz- und Wirtschaftskrise auf die unterschiedlichen Verkaufs-Gebiete und Umsatz-Zahlen.

Lebensmittel- und Getränke-Industrie etwa erlebten einen Aufschwung während alle Bereiche, die mit Metall- und Automobil-Industrie zu tun hatten verheerende Einbußen im Geschäftsverlauf hatten. Minus 80% und noch mehr…

Klar – alle wussten, WARUM die Ergebnisse plötzlich so schlecht waren und WELCHE Kunden am meisten darunter litten oder gleich ganz von der Landkarte verschwanden.

Leider half das aber nicht weiter… Ich stand aber noch vor einem anderen Dilemma:

Wie sollte ich nun die Leistung meiner einzelnen Team-Mitglieder bewerten?

Wenn doch die ultimativen Messgrößen Umsatz und Deckungsbeitrag keinen Aufschluss mehr darüber zuließen, wer seine Arbeit gut machte und wer Unterstützung benötigte.

Das war auch die Stelle, an der die Formel meines damaligen Chefs – Sie wissen schon: nicht zu lange in den Rückspiegel sehen – absolut Sinn machte.

Was ich nämlich im Rückspiegel sah, hatte absolut nichts mehr mit der damals aktuellen Realität zu tun. Vor der Krise bemühte sich jeder, Umsatz-Steigerungen im 2-stelligen Prozentbereich zu schaffen, alles andere war nicht akzeptabel.

Plötzlich war es schon als Erfolg zu werten, wenn der Umsatz sich “NUR” um 20% verringert hatte.

 

Das war für mich der Auslöser, mich intensiv darum zu bemühen, der Arbeitsweise meines Teams wesentlich mehr Bedeutung zu geben und den Fokus nicht mehr auf das Umsatzergebnis zu richten.

Das klingt im Nachhinein recht logisch, war mir damals aber keineswegs sonnenklar. Ich hatte begonnen, die Geschäftsmöglichkeiten im Einzelnen mit jedem meiner Team-Mitglieder durchzugehen und zu qualifizieren.

Das waren meist 4-Augen-Gespräche mit dem Ziel, meinen jeweiligen Mitarbeiter so zu fokussieren, dass er der Ist-Situation keine Aufmerksamkeit mehr schenkte, sondern alle Energie darauf konzentrierte, wie er die Geschäftsmöglichkeiten weiterentwickeln konnte, die künftig den größten Erfolg versprachen.

Jede einzelne Geschäftsmöglichkeit wurde gemeinsam zerpflückt und wir haben dann die Ist-Situation, die Hürden, mögliche Lösungen für diese Hürden und schließlich eine Strategie für die Gewinnung der Geschäftsmöglichkeit erarbeitet.

Jeden Monat wurde über die Entwicklung berichtet und der Weg und die Strategie gemeinsam angepasst oder – falls erforderlich – auch komplett verändert.

Nicht für jeden meiner Vertriebsmitarbeiter war das ein Segen…

Manche aus meinem Team waren der Meinung, dass das alles weit übers Ziel geschossen sei und dass sich – nachdem die Krise abgeklungen sei – schon wieder alles einrenken würde und wir einfach dort weitermachen wo wir vor einigen Monaten aufgehört hatten.

Und – ja, die Krise hat sich nach etwa eineinhalb Jahren abgeschwächt und die Umsätze bei manchen Kunden haben sich wieder erholt, bei vielen aber auch nicht.

Was auf jeden Fall geblieben ist, war die Erkenntnis, dass es absolut notwendig war, jede einzelne Geschäftsmöglichkeit genau zu analysieren und gemeinsam an einer Strategie zu arbeiten und diese Schritt für Schritt umzusetzen.

 

Es hilft nämlich nicht weiter, wenn sich alle auf die Brust klopfen, wenn alles gut läuft und wenn alle wissen, woher die Umsätze gekommen sind. Es hilft noch weniger, wenn es bergab geht und alle wissen, welche Umsätze NICHT mehr gekommen sind. Der Rückspiegel hilft da nicht weiter.

Das einzige was hilft: beharrlich und unbeirrt nach Geschäftsmöglichkeiten zu suchen und diese zu entwickeln.

Meinem Freund Günther werde ich mit auf dem Weg geben –

– Sie haben Günther ja bereits in den Epioden 18 und 19 kennen gelernt:
Ignoriere die aktuellen Ergebnisse deines Teams. Ja, Erfolge gehören anständig gefeiert und der Sieger darf seinen Triumph mit dem Team feiern, das ist extrem wichtig für das Ego jedes Vertrieblers – auch für meines!

Noch wichtiger ist es jedoch, eine strukturierte Vorgangsweise zu installieren, die sicherstellt, dass unaufhörlich nach neuen Geschäftsmöglichkeiten gesucht wird und die gefundenen Möglichkeiten konzentriert und priorisiert bearbeitet werden.

Ganz egal, wie der Wind am Markt gerade weht…

Fehler #8: Faule Äpfel tolerieren

Der Übergang zu Fehler #8 war fließend. Mein Fehler #7 war ja, viel zu lange auf die Ergebnisse zu sehen und nicht auf die Arbeitsweise, die künftige Vertriebserfolge ausmachten.

Wie Sie sich bildlich vorstellen können, war meine Erkenntnis nicht für alle meine damaligen Team-Mitglieder eine willkommene Abwechslung…
fehler8

Es gab da nämlich ein oder zwei Mitarbeiter, die hatten zwar schon vorher keine herzeigbaren Ergebnisse erzielen können und waren jetzt – mitten in der Wirtschaftskrise – die ersten, die wussten, WARUM jetzt nichts ging.

Es waren auch jene Mitarbeiter im Team, die vorschlugen, dass wir erst einmal abwarten sollten.

Allerdings hatte ich ja die Spielregeln geändert – wir blickten jetzt in die Zukunft und nicht mehr in die Vergangenheit.

Und genau das wollte oder konnte so mancher Mitarbeiter so gar nicht verstehen. Selbstverständlich hatte ich Trainings und nachfolgende Coachings für jeden einzelnen, unter anderem auch für mich organisiert und mein Team als Ganzes hatte auch wirklich gute Fortschritte bei der Entwicklung von Geschäftsmöglichkeiten gemacht.

Ein kleiner Teil meines Teams blieb jedoch resistent gegen die Veränderung. Dieser Teil wusste nach wie vor, warum dies und das nicht funktioniert hatte.

Bei den monatlichen 4-Augen-Gesprächen, wo wir die Fortschritte zu den einzelnen Geschäftsmöglichkeiten analysierten und die Strategie mit den nächsten Schritte erarbeiteten, ging – salopp gesagt – rein gar nichts weiter.

Viel zu lange habe ich diese Situation darauf geschoben, dass die beiden Mitarbeiter eben noch mehr Zeit benötigten, um den neuen Prozess und die neuen Ziele auch wirklich verstehen und schließlich umsetzen zu können.

Nach dem fünften, sechsten und siebenten Monatsgespräch war ich immer noch der Überzeugung, dass ich die lahmenden Pferde fit bekommen würde.

Ich hatte mich aber gründlich geirrt – zu den beiden kam nämlich plötzlich ein drittes lahmendes Pferd hinzu und auch ein viertes zeigte verdächtige Ermüdungserscheinungen.

 

War der eingeschlagene Weg etwa doch komplett falsch?

Hatte ich mein Team in eine Einbahnstraße manövriert?

Genau diese Zweifel sind damals in mir aufgestiegen und ich dachte wirklich stark daran, dass der Weg, den ich fast ein Jahr lang mit meiner Mannschaft beschritten hatte, bald zu Ende sein könnte.

“You need to sort out the bad apples in the tray. Otherwise the rest will start rotting as well.”

Hey, noch so ein schlauer Spruch meines früheren Chefs! Dieser Spruch ist mir damals immer öfter in den Sinn gekommen.

Also – womöglich war die Ursache für die schlechten Ergebnisse des gesamten Teams gar nicht in der Strategie und im neuen Weg finden?!

Vielleicht handelte es sich ja um einen faulen Apfel in meiner Schachtel?

Ein fauler Apfel reichte offensichtlich tatsächlich aus, um die gesamte Schachtel voller gesunder Äpfel verderben zu lassen.

Diese Erkenntnis war zwar hilfreich, dennoch verheerend. Denn Sie ließ mich erkennen: ich habe zu lange, viel zu lange akzeptiert, dass in der Schachtel ein oder zwei faule Äpfel waren.

Ich hatte zweck- und erfolglos versucht, diese wieder fit zu bekommen. Nur diese beiden Äpfel konnten und wollten gar nicht fit werden.

Das hatte sich in einigen Monaten auf den Rest des Teams negativ ausgewirkt.

“Wenn diese Kollegen keine Aktivitäten setzen und es wird toleriert, dann reiße ich mir auch nicht meinen Allerwertesten auf.”

Genau das war die mentale Einstellung beim gesunden Rest des Teams, die ich damit gefördert hatte.

Damit verbunden aber gleich die nächste Herausforderung: Was mache ich nun, wenn ich mich mit einem Schlag von zwei Mitarbeitern trennen muss – bei einem Team von damals bereits 6 Vertrieblern in meiner Mannschaft? Damit würde ich ja die Schlagkraft mit einem Satz noch weiter verringern.

Ich tat es dennoch, denn das Bild sagt ja alles aus:

Und zwar sofort, nicht erst nachdem ein neuer, schöner, grüner Apfel gefunden wurde, der in die Schachtel passt. Je länger der faule Apfel da drinnen liegt in der Schachtel, umso schlimmer wird die Situation für alle anderen Äpfel.

Genau so werde ich das meinem Freund Günther auch schildern.

Das Bild mit dem faulen Apfel ist simpel und genial zugleich! Ja, und so begann mein Team auch weiter zu wachsen – und zwar sowohl in der Schlagkraft wie auch in der Anzahl der Mitarbeiter.

Und damit machte ich mich auf – und zwar direkt zu Fehler Nummer 9 als neuer Vertriebsleiter.

Fehler #9: Im Team sind alle gleich

Die Untiefen und Stürme der ersten Jahre waren überwunden, sogar die Wirtschaftskrise hatte ihr hässlichstes Gesicht verloren. Umsatz und Ergebnis stiegen wieder und alles war in bester Ordnung.
fehler9

Die Unternehmensführung hatte vollstes Vertrauen in mich und mein Team und so bekam ich die Freigabe dafür, meine Vertriebs-Mannschaft weiter auszubauen.

Also nichts wie ran – die Suche nach neuen Mitarbeitern mit technischem Wissen und Erfahrung im Vertrieb gestaltete sich mittlerweile als Monster-Aufgabe.

Und ich suchte nicht nur einen sondern gleich mehrere neue Mitstreiter für mein Vertriebsteam…

Die Organisation hatte zudem eine Größenordnung erreicht, wo es keinen Sinn mehr machte, dass alle Vertriebsmitarbeiter der gleichen Aufgabe nachgingen.

Es war also angesagt, die Zuständigkeiten neu zu ordnen.

Insgesamt 3 unterschiedliche Ausrichtungen sollte das Vertriebsteam bekommen. Das machte auch die Suche nach den neuen Mitarbeitern nicht einfacher, da die Anforderungen nun noch genauer definiert werden durften. Das schränkte die Anzahl der möglichen Kandidaten für die neu geschaffenen Stellen zusätzlich ein.

In der Zwischenzeit hatte ich damit begonnen, das bestehende Team auf die neue Struktur im Team einzuschwören. Soweit war das auch kein großes Thema, natürlich gibt es immer wieder Unkenrufe aber dramatisch war das nicht.

Auch die Neuen kamen nach und nach an Bord und auch wenn nicht jede Personalentscheidung ein Volltreffer war, hatte ich doch eine mehr als passable Mannschaft beisammen.

Mannschaft stimmt hier auch im wörtlichen Sinn, denn ich hatte es in all den Jahren nie geschafft, eine Dame in mein Vertriebsteam aufzunehmen. Nicht eine einzige Bewerberin gab es für die die ausgeschriebenen Stellen. Das ist schade, denn ich habe in anderen Organisationen gesehen, wie überdurchschnittlich erfolgreich Damen im technischen Vertrieb sein konnten.

Aber zurück zum Thema: die Umstrukturierung, sprich die Aufteilung in 3 Aufgabenbereiche und somit in 3 Sub-Teams verlangten natürlich auch einiges an Schulungs- und Coaching-Maßnahmen.

Die kamen keinesfalls zu kurz und ich legte diese langfristig an, schließlich hatte ich bereits Erfahrung darin, die strategische Ausrichtung für das Team zu schärfen und dazu ist es eben notwendig, das Team auch in der Weiterbildung zu unterstützen.

Auch einige mentale Hürden einzelner Team-Mitglieder gab es da zu überwinden.

Diese Auftrennung in die drei Bereiche funktionierte soweit sehr gut, jede Gruppe hatte ihr eigenes Trainings- und Coaching-Programm und alle zwei bis drei Monate traf sich die gesamte Vertriebsmannschaft zu einer Vertriebssitzung.

In diesen Sitzungen wurden gemeinsam Geschäftsmöglichkeiten analysiert, abermals die Hürden dazu festgemacht und gemeinsam Lösungen und Strategien für die nächsten Schritte gefunden.

Diese Vorgangsweise sollte helfen, die weniger erfahrenen und vor allem die neuen Team-Mitglieder rasch auf “Reisegeschwindigkeit” bringen. Dieser Effekt ist auch weitgehend rasch eingetreten.

Einen anderen Effekt hatte ich dabei jedoch übersehen…

Zwei erfahrene Vertriebler aus dem Team hatten innerhalb von wenigen Monaten die Segel gestrichen und das Unternehmen verlassen.

Der wahre Grund dafür ist mir erst etwas später klar geworden, damals hatte ich den Abgang der beiden Mitarbeiter so für mich begründet, dass Änderungen – und das war zweifelsohne eine einschneidende Änderung – eben nicht von allen mitgetragen wurden und auf diese Art und Weise eben auch seine Opfer forderte.

Was mir dann jedoch wie gesagt erst später klar wurde: die beiden hatten sich nicht mehr wohl gefühlt, da plötzlich sehr viel Fokus auf die Entwicklung der neuen Kollegen gerichtet war.

Das hatte nämlich zur Folge, dass diese erfahrenden Mitglieder ihr Tempo drosseln mussten und sich in so mancher der zahlreichen Trainings- und Coaching—Sitzung langweilten.

Das gesamte Vertriebsteam wurden ja gemeinsam – eben in der Gruppe – als Gesamtheit trainiert und gecoacht.

Und so hörten die erfahrenen, langjährigen Profis erneut und immer wieder die gleichen Inhalte und wurde dazu verdonnert, immer wieder Ihre wertvolle Zeit im Besprechungsraum zu verbringen obwohl sie viel lieber das getan hätten, was sie bereits gut konnten:

Bestehende Kunden weiter ausbauen und neue, potentielle Kunden vom Nutzenangebot des Unternehmens zu begeistern.

Während also der eine oder andere Vertriebsmitarbeiter überfordert war mit den Neuerungen und der Strategie, begannen sich andere langsam zu langweilen und fühlten sich gebremst.

Zu wenig konnten Sie nun Ihren eigenen Weg gehen und mussten zu sehr auf die unerfahrenen, neuen Kollegen Rücksicht nehmen und das gleiche Trainingsprogramm durchlaufen.

Genau das war die Stelle, die zum Ausscheiden einiger sehr wichtiger Team-Mitglieder geführt hatte und genau das war mein Fehler Nummer 9.

Ich habe dazu auch schon einen Blogpost veröffentlicht mit dem Titel “Wie Sales Manager Spitzen-Teams verhindern” , lesen Sie auch diesen gerne mal durch.

Was ich lernen durfte ist die Tatsache, dass auch bei größeren Teams jeder einzelne Mitarbeiter die gleiche Aufmerksamkeit und die gleiche Chance für seine Weiterentwicklung bekommen darf.

Das bedeutet aber nicht, dass jeder Mitarbeiter auch die gleichen Maßnahmen dazu aufgebrummt bekommen sollte.

Es ist eben so, dass jeder einzelne Mitarbeiter im Vertriebsteam seine ganz eigenen, für seine Situation und seine jeweilige Entwicklungsgeschwindigkeit passenden Förderungen bekommen darf.

Und genau das war mir für mein Team abhanden gekommen. Weil ich übersehen hatte, dass nicht alle innerhalb der einzelnen Teams die gleichen Voraussetzungen hatten.

Was werde ich dazu wohl meinem Freund Günther raten?

Hm… am besten soll er dazu selber seine Erfahrungen machen und ich empfehle ihm nur, dass er sich hüten soll, alle Vertriebler in seinem Team über einen Kamm zu scheren.

Am Schluss zählt doch nur, ob sich jeder Einzelne im Team die Mühe macht, sich selbst jeden Tag ein Stück weiter zu entwickeln.

Und dabei ist es eben wichtig zu sehen, an welcher Stelle er sich auf seiner persönlichen Lernkurve gerade befindet.

Fazit:

Gerne fasse ich hier nochmals alle 9 Fehler für Sie anhand der Überschriften zusammen – auch jene aus Episode 018 und Episode 019:

  • Fehler #1: Mein Versuch, ein Kollege zu bleiben
  • Fehler #2: Ständig erreichbar
  • Fehler #3: Kollaps in der Zeitplanung
  • Fehler #4: Mitarbeiterführung? Aufwand brachial unterschätzt!
  • Fehler #5: Alle Aufgaben weiter machen wie bisher
  • Fehler #6: Delegieren ist gut für alle anderen
  • Fehler #7: Ergebnisse zählen mehr als die Arbeitsweise
  • Fehler #8: Faule Äpfel tolerieren
  • Fehler #9: Im Team sind alle gleich

Es ist herrlich und ein Genuss, ein Team führen zu dürfen und die Fortschritte beobachten zu können.

Was immer auch Ihr Antrieb ist, eine Führungsrolle im Vertrieb einzunehmen – ob es die Ehre, der Rang und die Stellung im Unternehmen sind, manche lockt ein toller Firmenwagen, viele schielen nach einem ansehnlichen Gehalt und für mich war und ist es der Antrieb, selbst viel probieren und selbst eine Menge gestalten zu können – also ganz egal, was Sie antreibt:

Lassen Sie sich meine 9 Fehler nochmal durch den Kopf gehen und überlegen Sie, ob Sie selbst jeden einzelnen dieser Fehler selbst machen und daraus lernen dürfen oder ob Sie eben auch von den Fehlern anderer Ihre Lehren ziehen können.

Shownotes und Links zu dieser Episode:

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Meine 9 größten Fehler als neuer Vertriebsleiter – Teil 2

In dieser Episode erfahren Sie…

  • Warum das Führen eines Teams mit einer Hand voll Mitarbeitern durchaus eine zeitliche Herausforderung sein kann
  • Weshalb Sie nicht zeitlebens immer mehr Aufgabenbereiche anhäufen dürfen
  • Warum das Delegieren von Aufgaben oft als Mangel oder als Schwäche empfunden wird
  • Welche Grundregeln Sie für das Delegieren von Aufgaben unbedingt beachten dürfen

In der vorhergehenden Episode 18 habe ich Ihnen von meinem Weg zu meiner Verantwortung als Vertriebsleiter beschrieben und ich habe mich geoutet über meinen “Masterfehler” als neuer Vertriebsleiter.

Außerdem haben Sie davon erfahren, warum ständige Erreichbarkeit nicht nur für mich sondern auch für meine Mitarbeiter eine Last war und wie schnell man (ich) die Kontrolle über seinen eigenen Kalender verlieren kann.
Wenn Sie die vorherige Episode noch nicht gehört haben, dann sollte Sie das nachholen. Die heutige Episode ist der zweite Teil dieser 3-teiligen Reihe und knüpft direkt an die Episode 18 an.

Was ist die eigentliche Herausforderung ist, wenn man plötzlich die Verantwortung über ein Vertriebsteam und dessen Ergebnisse hat?

Bei mir war das nämlich so, dass ich die Verantwortung gefühlt nicht über Nacht übernommen hatte…

 

Ich war ja bereits mehrere Jahre im technischen Vertrieb tätig und hatte die Verantwortung für den Vertrieb eines gesamten Geschäftsbereichs inne und ich hatte auch einen Mitarbeiter in meinem kleinen Team.

Die damit verbundenen Aufgaben, die Vorgänge, die Berichterstattung, das Thema Marketing, et cetera waren mir schon bekannt.

In einigen dieser Bereiche hatte ich bereits intensiv gearbeitet und meine Erfahrung aufgebaut, in anderen war ich zwar auch drinnen aber nicht ganz so tief.

Somit war für mich der Sprung in die Verantwortung als Vertriebsleiter gefühlt ein relativ kleiner

.
Ich hatte einfach nur mehr von all dem, was ich bisher schon gerne gemacht hatte. Und genau in diesem schleichenden Aufbau der Führungsverantwortung liegt aus meiner Sicht der Hund begraben:

Es gibt zwar einen Stichtag, an dem der neue Dienstvertrag mit dem Jobtitel “Vertriebsleiter” gültig ist und es gibt eine allererste Vertriebssitzung mit dem Team und viele Menschen im beruflichen und privaten Umfeld gratulieren einem zur Beförderung und wünschen Glück und Erfolg für die neue Aufgabe.

Dennoch war für mich die Veränderung zum Vertriebsleiter kein “digitaler Wechsel” und die drei Fehler, die ich Ihnen in der heutigen Episode beschreibe, rühren alle von dieser schleichenden Entwicklung hin zu kompletten Vertriebsverantwortung.

Fehler #4: Mitarbeiterführung? Aufwand brachial unterschätzt!

Hey, was soll denn dabei sein, wenn man ein Team mit 5 Mitarbeitern zu führen hat, die noch dazu allesamt schon eine Weile in der Branche und in Ihrem Job im Vertrieb aktiv waren?!
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Noch dazu, da ich ja bereits ein Mini-Team mit einem Mitarbeiter und mir selbst verantwortet hatte. Die Vorgänge wie das Jahresgespräch, das Motivieren meines Kollegen, das Erfassen der Fortschritte in den Geschäftsmöglichkeiten und die Unterstützung dabei waren mir ja bereits bestens bekannt.

Und ich hatte ja bereits die Verantwortung für einen wichtigen Geschäftsbereich – dieser machte in etwa ein Drittel des gesamten Unternehmensumsatzes aus. Ich erstattete seit Jahren Bericht über diesen Bereich:

  • Jahresplanung
  • Monats-Vorschau
  • Jahres-Vorschau
  • Einschätzung der Geschäftsmöglichkeiten
  • Priorisierung einzelner Geschäftsfälle

Et cetera.

Andere Führungskräfte die ich kennenlernen durfte, hatten zu diesem Zeitpunkt 10, 15, 20 – ja sogar 30 Mitarbeiter in Ihrem Team. Somit sollte das auch für mich nicht die Mega-Aufgabe werden – dachte ich zumindest zu diesem Zeitpunkt.

Was ich nicht bedacht hatte:

Zum einen, dass ich meine Aufgabe mit der von ANDEREN Führungskräfte in ANDEREN Unternehmen verglichen hatte und zum anderen: dass ich einen anderen Anspruch an mich selbst gestellt hatte, was die Intensität und Qualität meiner Mitarbeiterführung betraf.

Mein Ziel war klar:

Ich wollte ein zufriedenes, motiviertes Team, dem ich die Steine aus dem Weg räumte, damit jedes Teammitglied seine Arbeit so produktiv wie nur möglich verrichten konnte.

Jeder im Team sollte seine Kollegen und mich respektieren und jeder sollte andere unterstützen wo es Sinn machte. Dennoch trug jeder Mitarbeiter für seine Ergebnisse die Verantwortung.

 


Ich bin der festen Überzeugung, dass dieses Ziel damals richtig war und auch heute noch richtig ist. Ich würde daran auch heute nicht rütteln.

Was ich aber eben komplett unterschätzt hatte, war der Zeitaufwand, der damit verbunden war.

Zu der Zeit, als ich einen Mitarbeiter im Team hatte, war mir der Aufwand dafür nicht einmal bewusst geworden, das alles ließ sich beim Mittagessen, zwischen Tür und Angel oder während der gemeinsamen Fahrt zu einem Kunden bewältigen. Und natürlich auch ab und dann bei einem gemeinsamen Bier nach der Arbeit…

Mit den fünf Mitarbeitern, die ich jetzt in meinem Team hatte, war das schon sehr “anders” geworden.

Nachdem es sich um Vertriebsmitarbeiter handelte, die von Ihrem Home-Office aus arbeiteten, hatte ich auch nicht ständig persönlichen Kontakt und Treffen fanden entweder ungeplant statt, wenn einer der Mitarbeiter im Büro auftauchte, oder diese durften einige Wochen im Voraus geplant werden.

Kurzum: ich hatte anfangs viel zu wenig zusätzliche Zeit für die Führungsaufgabe – also für meine Vorgesetztenrolle – eingeplant.

Was ist denn dabei nun wirklich zu tun?

» Das beginnt mit ganz banalen Vorgängen wie der Urlaubsplanung, die Urlaubsanträge prüfen und freigeben; auch da kommt es mitunter dann zu Überschneidungen, dann darf eine Lösung mit den Kollegen gesucht und gefunden werden.

» Bei fünf Menschen im Team kommt es auch immer wieder zu zwischenmenschlichen Konflikten. Kollege A kommt plötzlich mit Kollegen B nicht mehr zurande. Bei jedem Treffen geraten sich die beiden in die Haare.

Also – Ursachenfindung und Konfliktlösung ist angesagt. Wir wollen ja die Energie im Team nicht intern vergeuden sondern auf die Entwicklung neuer Geschäftsfälle richten.

» Damit dabei was weiterging, waren regelmäßige Status-Besprechungen zu den einzelnen Geschäftsmöglichkeiten angesagt. Anfangs hatte ich das mit dem gesamten Team in einer Sitzung gemacht, habe aber schnell bemerkt, dass das nicht effizient war.

Daher habe ich dann jeweils 4-Augen-Gespräche geführt. Nachdem mir insgesamt zu wenig weitergegangen war, habe ich die Frequenz dieser Besprechungen dann auf 1x im Monat erhöht.

Ja, und dabei kam es natürlich wozu es kommen musste…

Ich stellte fest, dass einer meiner Mitarbeiter zwar überdurchschnittlich viele Kundentermine machte, dabei kam aber unterdurchschnittlich wenig (ehrlich gesagt: absolut gar nichts) heraus.

Jeder neue Besuch bei einem Zielkunden versprach zwar eine neue, höchst interessante Geschäftsmöglichkeit, aber dann jedes Mal das gleiche Bild.

Es sollte sich jeweils sehr rasch herausstellen, dass es zwar eine Geschäftsmöglichkeit gab – leider aber immer nur im Kopf meines Mitarbeiters und nicht aus der Sicht des Kunden!

Und hier ging der Aufwand für mich erst richtig los: Coaching mit dem Mitarbeiter war angesagt.

Davon abgesehen, dass ich das selbst erst noch lernen durfte. Ich versorge Sie hier besser mit der gekürzten Version: Mit dem Mitarbeiter war kein Krieg zu gewinnen und ich hatte mich dazu entschlossen, das Dienstverhältnis mit ihm zu beenden.

Was ich damals zwar schon wusste aber hinsichtlich des Zeitaufwands auch unterschätzt hatte, war die Suche von neuen Mitarbeitern.

 

Sie wissen schon – das volle Programm:

    • Stellenbeschreibung erstellen – denn die gab es bis zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht so wie ich mir das vorgestellt hatte
    • Anzeigen schalten (ja, damals hatte das manchmal noch einigermaßen funktioniert)
    • Parallel dazu mit Personaldienstleistern sprechen und Angebote einholen
    • Bewerbungsunterlagen durchsehen und qualifizieren
    • Termine für die Erst-Gespräche vereinbaren und natürlich…
    • Die Erst-Gespräche durchführen
    • Für die Geschäftsleitung dazu Berichte erstellen
    • Technische Eignung der interessanten Kandidaten prüfen und auswerten
    • Termine für die Folge-Gespräche finden, meist mit der Geschäftsleitung
    • Besprechungen zur Entscheidungsfindung
    • Budgetfreigaben einholen – falls der gewünschte Kandidat nicht in den Budgetrahmen für das Gehalt passte
    • Finales Einstellungsgespräch führen
    • Unterlagen für die Lohnbuchhaltung bereitstellen
    • Vorbereitungen für den Einstieg des neuen Mitarbeiters
    • Schulungsplan erstellen
    • Arbeitsmittel wie Laptop, Mobiltelefon, Dienstwagen organisieren
    • On-Boarding und Training mit dem neuen Mitarbeiter durchführen
    • Kunden-Übergabe-Gespräche
    • Gemeinsame Kundenbesuche
    • Und… Fertig.

Später sollte sich mir für diesen Vorgang dann noch passende Checklisten erstellen – aber das ist ein anderes Thema.

Jetzt konnte ich nur noch hoffen, dass der neue Mitarbeiter wie erwartet einen hervorragenden Job machte, sonst würde das alles wieder von vorne starten.

Glück gehabt – er machte einen tollen Job und meine Erste Veränderung im Team war perfekt! In den kommenden Jahren sollte es noch eine Menge an Veränderungen im Team geben…

Schon deshalb, weil wir es gemeinsam geschafft hatten, die Vertriebsergebnisse massiv zu steigern und so konnte ich mein Team nach und nach verstärken.

Was ich meinem Freund Günther (sie wissen schon, mein Jugendfreund aus der Episode 18) sagen werde:

Lass dich nicht blenden von der Tatsache dass du in deinem Team “NUR” drei Mitarbeiter in deinem Team hast!

Egal ob es drei, fünf oder zehn Mitarbeiter sind – plane dafür mindestens ein Drittel deiner gesamten Arbeitszeit ein, um dich mit der Führung deines Teams befassen zu können. Genau so werde ich ihm das sagen.

Und falls diese Aufgabe doch mal weniger Zeit in Anspruch nehmen sollte: es wird genügend anderen Aufgaben geben, die liebend gerne auf den gewonnen Zeitpuffer zugreifen werden…

Fehler #5: Alle Aufgaben weiter machen wie bisher

Was ich bereits vorher vermutet hatte: ich werde meinem bisherigen Kollegen in unserem 2-Mann Team fehlen, denn die ganze Arbeit alleine zu stemmen wird meinem bisherigen Mitarbeiter wohl etwas zu viel werden.
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Natürlich hatte ich mit der Geschäftsführung beschlossen, Ersatz für mich für mein “altes” Team zu suchen – aber Sie wissen ja vom vorhin beschriebenen Fehler #4:

aber das hatten wir ja bereits…

Klasse wäre halt gewesen, wenn ich rasch einen neuen Mitarbeiter als Ersatz für mich gefunden hätte, das war aber leider nicht der Fall.

Immerhin suchte ich einen Mitarbeiter für die Automatisierungstechnik, der zum einen fachlich schon was von der ganzen Angelegenheit verstand, zum anderen aber auch gleich auf Kunden losgelassen werden konnte.

Raten Sie Mal, was nun geschah:

Die Suche nach dem neuen Mitarbeiter zog und zog sich weiter hin. Und ich machte natürlich meinen bisherigen Job weiter. Natürlich nicht genauso wie bisher, es gab nun ja auch noch eine Menge anderer Aufgaben für mich.

Mein Kollege im Automation-Team war ein Super-Typ, auf den man sich absolut verlassen konnte. Der anfallende Arbeitsaufwand war das für einen alleine jedoch viel zu hoch.

Also waren die Kunden, die ich bisher betreut hatte auch nach wie vor zu mir gekommen, wenn sie Fragen hatten oder wenn es Probleme mit Anlagen oder der Anwendung gab. Auch technische Workshops hatte ich nach wie vor gemacht.

Das machte mir immer noch einen riesen Spaß – das war ja genau das Klavier, auf dem ich jahrelang gespielt hatte – und diese Klaviatur beherrschte ich perfekt. Nach wie vor konnte mir da keiner so schnell was vormachen.
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Endlich hatten wir einen neuen Kollegen für das Team gefunden

Ich hatte bezüglich seiner Erfahrungen im Vergleich zur ursprünglichen Anforderung jedoch erhebliche Abstriche machen müssen.

Der neue Kollege hatte auf der Haben-Seite, dass er sehr selbstbewusst und sehr motiviert war und er konnte auch sehr gut am Telefon mit Kunden umgehen. Er hatte dazu eine sehr gewinnende, lockere Art.

Zudem lernte er fachlich sehr schnell. Aber – er hatte keine technische Erfahrung in diesem Umfeld und er hatte auch keinerlei Erfahrung im direkten Kontakt mit Kunden.

Somit begaben wir uns gemeinsam auf seine Lernkurve. Für mich hieß das: weiter meine bisherigen Kunden auch technisch betreuen und gemeinsam mit meinem Mitarbeiter den neuen Kollegen so rasch wie möglich auf Drehzahl bringen.

Und das war noch nicht alles: ich hatte während meiner Zeit in meiner Verantwortung als Automatisierungs-Vertriebsspezialist auch einige hilfreiche Tools für die Erstellung von technischen Konzepten und Angeboten in die Welt gesetzt.

Diese sparten dem gesamten Team irrsinnig viel Zeit und lieferten unseren Kunden dazu noch herrliche Angebote, die alle Stücke spielten.

Die Tools waren fertig aber verlangten natürlich nach Aufmerksamkeit: Neue Produktegruppen einpflegen, Preiswartungen, zusätzliche Funktionen hinzufügen und ein paar Bugs gab es selbstverständlich auch.

Nachdem ich die Tools selbst entwickelt hatte, kannte ich natürlich jede Ecke darin und so kam es, dass ich auch diese selbst weiter gepflegt hatte, denn das Team in der Automatisierungs-Abteilung hatte ja aufgrund meines Abgangs dort ohnehin “Land-unter”.

Was ich eine ganze Weile jedoch nicht bemerkt hatte: ich selbst steckte noch ein viel tiefer unter Wasser!

Es gab noch eine Reihe weiterer Aufgaben aus meiner Historie, die ich einfach weiterführte. Heute weiß ich:

Viel schlauer wäre es gewesen, bei den “eingeführten Aufgaben” schnell einen Schnitt zu machen, auch wenn das vorübergehend zu einem Absinken des gewohnten Service- und Qualitäts-Niveaus für einige unserer Kunden geführt hätte.

 

Damit hätte ich mich aber rascher und besser um meine neuen Aufgaben kümmern können, die aus strategischer und langfristiger Sicht wesentlich wichtiger und wertvoller für das Unternehmen waren.

Die Krux an der Sache hier ist die:

Selbstverständlich reizte mich die Verantwortung und die damit verbundenen Aufgaben als Vertriebsleiter – sonst hätte ich das Angebot der Geschäftsleitung nicht angenommen!

Dennoch zieht es einen immer wieder in die die Bereiche zurück, die man kennt und perfekt beherrscht. Im meiner Zeit als neuer Vertriebsleiter hatte ich ja auf einmal viele neuen Felder zu bestellen.

Da gab es viele Aufgaben, die ich vorher nie gemacht hatte, ja – von denen ich vorher nicht einmal wusste.

Und so kamen mir die Gelegenheiten ganz recht, die mich bekannte, bewährte Vorgangsweisen und Abläufe machen ließen, obwohl diese überhaupt nichts mehr mit meiner neuen Verantwortung zu tun hatten.

Meinem Freund Günther werde ich dazu folgendes mitgeben:

Dass er sich von seinen bisherigen Aufgaben einfach von jetzt auf gleich verabschieden soll, auch wenn das schmerzt und den einen oder anderen Kollegen vor riesige Herausforderungen stellen sollte.

Es hilft nichts – Sie können sich nicht klonen und so tun, als ob Sie mehrere Jobs einfach gleichzeitig machen könnten. Irgendein Job den Sie erledigen wird darunter leiden. Und es wird dieser sein, worin Sie bisher weniger Erfahrung gesammelt haben und Neuland betreten dürfen.

Fehler #6: Delegieren ist gut. Aber nur für die anderen

Bevor ich Verantwortung als Vertriebsleiter übernommen hatte, war ich jahrelang die einzige Anlaufstelle für alle Belange zum Thema Automatisierungstechnik.

Da war es kein Thema zu delegieren. Zumindest konnte ich fachliche Themen nicht delegieren, es gab im Unternehmen ja sonst niemanden, der sich mit dieser Thematik beschäftigte.
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Selbstverständlich gab es auch Aufgaben, die ich an meine Kollegen weitergegeben hatte: etwa die Ablage der Angebote, die Erfassung von Kundenaufträgen, die Abklärung von Lieferterminen und so weiter.

Das hatte aber den “normalen” Arbeitsablauf und die geplante Aufteilung der Aufgaben im Unternehmen betroffen. Mit Delegieren hatte das überhaupt nichts zu tun.

Schon das Wort “Delegieren” hatte mich nie begeistert, das war für mich immer negativ behaftet. Irgendwie hatte das den Charme von “Delogieren”.

Für mich war das immer mit Abschieben von Arbeit, die ich selbst nicht machen wollte verbunden. Oder noch schlimmer: Arbeit abschieben, die für mich zu minder oder zu langweilig war.

Und genau diese Vorstellung widerstrebt meiner innersten Vorstellung von Aufgaben und Arbeit: ich war und bin mir auch heute für keine Arbeit und für keine Aufgabe zu schade. Ich habe kein Problem damit, mir die Hände schmutzig zu machen.

Daher hatte mein Unterbewusstsein fest abgespeichert: Delegieren ist nichts für mich, dass ist vielleicht für manch andere Menschen ein Thema die Arbeit gerne meiden. Für mich aber sicher nicht.

Ja, und dann kam der Tag an dem plötzlich das Wort “Vertriebsleiter” in meiner E-Mail Signatur stand. Da hätte ich schon mal aufwachen können und meine Einstellung zur Delegation von Aufgaben zumindest mal neu überdenken können.

Das hatte ich aber nicht gemacht: im Paarlauf mit dem Leitsatz “Leading by Example” – Sie kennen diesen schon aus Fehler #2 in der Episode 18 – wollte ich jetzt erst recht demonstrieren: auch ein Vertriebsleiter ist sich nicht zu schade, so manche Aufgabe zu erledigen, die ganz gut auch jemand anderer im Unternehmen machen könnte.

Schließlich war das auch meine Erwartungshaltung an meine Team-Mitglieder:
Ärmel aufkrempeln und im Notfall auch Mal zupacken wo es sonst andere machen.

Ah – und genau hier ist das Stichwort gefallen: „Im Notfall“!

Das war für mich der Augen-Öffner für das Delegieren: ich war nach wie vor in der Lage, Aufgaben und Dinge zu erledigen, die auch jemand anders tun konnte, ich MUSSTE diese aber nicht ständig selber erledigen!

Genau das machte für mich den Unterschied aus, der mich plötzlich erkennen ließ, dass Delegieren ein Segen für mich sein würde. Wenn es absolut notwendig war, konnte ich die Sache ja selbst erledigen.

Notwendigkeit dafür bestand entweder, wenn ich ganz kurzfristig was zu erledigen hatte uns sonst niemand greifbar war und wenn das gesamte Team miteinander angreifen durfte, um eine Herausforderung gemeinsam zu lösen.

So glatt ist das allerdings nicht gelaufen wie ich das soeben geschildert hatte, der wirkliche Auslöser für meine Erkenntnis zum Thema Delegieren war folgende Tatsache:

Mir wurde an allen Ecken und Enden die Zeit zu knapp.

Wenn die Zeit knapp wird, dann ist diese Situation anfangs recht einfach zu lösen: Sie beginnen damit, am Abend einfach eine Stunde anzuhängen.

Am Anfang nur ein- oder zweimal in der Woche, später dann jeden Tag. Danach werden daraus zwei Stunden jeden Tag. Wenn das nicht mehr reicht, dann können Sie am Morgen eine halbe Stunde früher anfangen.

Danach kommen die Wochenenden und Feiertage dran, die auf einmal willkommene Zeitfenster bieten, liegen gebliebene Arbeiten fertig zu stellen. Ja – und dann war irgendwann Ende im Gelände.

Als ich praktisch alle freien Zeitfenster für die Arbeitswoche vollgepackt hatte, ging ich schlussendlich daran, mich endlich mit der Kunst des Delegierens zu beschäftigen. Es ging einfach gar nicht mehr anders.

 

Also begann ich damit, Aufgaben die ich bis zu diesem Punkt ausnahmslos selbst erledigt hatte an meine Mitarbeiter und an andere Teams im Unternehmen zu delegieren.

Das war aber leider nicht so einfach, wie ich mir das immer vorgestellt hatte…

Im Zusammenhang mit dem Delegieren kamen nämlich zwei weitere Herausforderungen auf mich zu:

 

1) Ich durfte erst einmal Zeit investieren, um eine Aufgabe überhaupt delegieren zu können

2) Ich dufte lernen zu akzeptieren, dass die Aufgabe zumindest vorübergehend nicht in der gleichen Geschwindigkeit und Qualität erledigt wurde wie ich es gewohnt war und erwartet hatte

Warum beim Delegieren Zeit investiert werden darf

Wenn Sie nun eine Aufgabe, die Sie jahrelang selbst erledigt haben jemandem übertragen, der diese noch nie gemacht hat, dann werden Sie merken, dass es sich fast nie um eine in sich geschlossene Aufgabe handelt.

Fast immer sind im Zusammenhang mit einer Aufgabe entweder weitere Vor- und Nacharbeiten zu erledigen oder es ist die Kenntnis über den übergeordneten Prozess erforderlich.

Und um für sich selber genau zu dokumentieren, was eine andere Person alles wissen und erledigen muss, bevor diese die Aufgabe übernehmen kann, dürfen Sie erstmal Zeit investieren.

Für mich war das deshalb eine echte Herausforderung da ich ja erst begonnen hatte zu delegieren, als meine Zeit hinten und vorne nicht mehr für meine Aufgaben ausgereicht hatte.

 

Zudem durfte ich mit den einzelnen Kollegen, an die ich einige Aufgabe delegiert hatte ja auch Zeit verbringen, um ihnen die einzelnen Schritte genau zu erklären.

In der Regel reichte dazu eine einzige gemeinsame Sitzung nicht aus, ich hatte mir die Fertigkeiten dazu ja auch nicht über Nacht aneignen können.

Also – mehrere Male gemeinsam die Aufgaben verrichten, danach noch einige Male zusehen wie die Aufgabe von einem Mitarbeiter verrichtet wurde – das alles kostete viel Zeit. Zeit, die mir an dieser Stelle anderswo absparen musste.

Ich habe mir geschworen, künftig nie wieder in die Anti-Delegations-Falle zu geraten und nicht zu warten, bis ich selbst mit meiner Zeit am Ende war.

Und der zweite Punkt ist anfangs auch nicht einfach für mich gewesen – nämlich:

Akzeptieren, dass jemand anders ein Vielfaches der Zeit für die Erledigung benötigte…

…und das Ergebnis daraus zudem nicht die erwartete Qualität hatte.

Das war zumindest in den ersten Monaten nach dem Delegieren einer Aufgabe mit wenigen Ausnahmen immer der Fall gewesen. Ich durfte lernen, meinen Mitarbeitern zuzugestehen, dass sie Zeit dafür benötigten, selbst die notwendigen Fertigkeiten für das Erledigen einer Aufgabe zu erlangen.

Ich selbst hatte ja auch mehrere Monate gebraucht, um mein eigenes Fachwissen aufzubauen und meine Erfahrungen zu sammeln.

Und dann stellte sich noch heraus, dass ich in manchen Fällen die Aufgabenstellung nicht klar genug formuliert hatte. Ich war davon ausgegangen, dass der Mitarbeiter bereits eine Menge zu den einzelnen Themen wusste und deshalb auch am Ergebnis interessiert sein müsste.

Also – zurück zu Start, Aufgabe und Rahmenbedingungen klar definieren, das gewünschte Ergebnis klar beschreiben. Erst danach führte mein Delegieren auch zu einer merkbaren Entlastung für mich selbst.

Ich habe keine Ahnung davon, welche Aufgaben Günther delegieren könnte, was ich ihm aber auf jeden Fall mitgeben werde ist folgendes:

Setz dich hin und schreibe alle Aufgaben nieder, die du heute machst. Danach markierst du jene Aufgaben, die du nicht unbedingt selbst machen musst.

Für jede dieser Aufgaben suchst du dir dann Ressourcen im Unternehmen, an die du diese Aufgaben delegieren wirst.
Und noch was: warte nicht, bis dir die Zeit ausgeht sondern mach das sofort. Jetzt hast du wahrscheinlich noch Zeitreserven; wenn die erstmal aufgebraucht sind wird jedes Delegieren für dich und für deinen Mitarbeiter zur Qual.

Auch wenn Sie heute keine Führungs- oder Personalverantwortung haben:

Es ist dennoch hilfreich und sinnvoll, wenn Sie sich mit den damit verbundenen Aufgaben auseinander setzen. Wenn die Chance dann vor Ihrer Türe steht, dann wissen Sie bereits besser, welche Herausforderungen auf Sie zukommen können.

Und noch was: es ist unerheblich, ob Sie in Ihrem Team 1, 4, 5, 10 oder 15 Mitarbeiter haben oder haben werden; es kommt der Punkt, wo Ihre eigene Zeit nicht mehr ausreicht, um alle Aufgaben zu erledigen und alle Verantwortungsbereiche perfekt abzudecken.

Ich bin sicher: Sie können es dann besser und rascher auf die Reihe bekommen als ich das geschafft habe. Sie dürfen ja nicht nur aus Ihren eigenen Fehlern lernen. Mehr dazu in der nächsten Episode!

Shownotes und Links zu dieser Episode:

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Auf der falschen Seite des Zauns…

In dieser Episode erfahren Sie …

  • Wie ich zu meiner Verantwortung als Vertriebsleiter als junger Verkäufer gekommen bin
  • Welche Herausforderungen in der Führung der Mitarbeiter zukommen können
  • Warum es Sinn macht, nicht ständig erreichbar zu sein
  • Was Sie bei Ihrer Zeitplanung berücksichtigen dürfen, wenn Sie selbst die Kontrolle über Ihren Kalender behalten möchten

Vor ein paar Tagen habe ich Günther, einen guten Bekannten und Freund aus meiner Jugend getroffen und wir haben uns beide sehr gefreut als wir festgestellt haben, dass wir folgende Gemeinsamkeit haben: wir sind beide im technischen Vertrieb gelandet.

Günther ist um einige Jahre jünger als ich und er hat mir erzählt, dass für die Service-Abteilung verantwortlich war und das hat ihm einen riesen Spaß gemacht. Nach etwas mehr als zwei Jahren in dieser Position hat ihn sein Chef gefragt hat, ob er sich nicht vorstellen könne, in den Vertrieb zu wechseln.

Sein Chef hatte mitbekommen, dass Günther in den allermeisten Fällen die Kunden zu deren bester Zufriedenheit bediente und von Zeit zu Zeit auch ungewöhnliche Lösungen für deren Probleme aufzeigte. Viele Kunden, die mit der Service-Abteilung Kontakt hatten, wollten unbedingt mit Günther zu tun haben.

Sein damaliger Chef hatte das natürlich auch mitbekommen und hatte ihn gefragt, ob er sich denn vorstellen könne, in den Vertrieb zu wechseln. Günther erzählte mir, dass er etwas zögerte, da er keine Ahnung hatte, was da auf ihn zukommen würde.

Aber er wagte den Schritt und übernahm den Vertrieb für eine Produktsparte, die damals relativ neu war und erst einige Monate aktiv vertrieben wurde.

Günther erzählte mir, dass er Glück hatte, den das die Produkte für die er im Vertrieb verantwortlich war hatten einige echte Alleinstellungsmerkmale und die ganze Sache ist für ihn hervorragend angelaufen.

Und ab diesem Punkt konnte ich einige Parallelen zu meiner Karriere erkennen:

Günther erzählte weiter, dass er bereits nach 18 Monaten im Vertrieb erneut ein Angebot von seinem neuem Chef bekommen hatte – dieser hatte ihm angeboten, die Vertriebsleitung für Ostösterreich zu übernehmen.

Das war gerade Mal vor drei Monaten und Günther erzählte mir voller Stolz, dass er nun weiterhin einige seiner bisherigen Kunden betreuen würde und zudem noch drei Vertriebsmitarbeiter in seinem Team habe.

Na ja und natürlich musste ich Günther dann erzählen, dass es bei mir an dieser Stelle vor fast 10 Jahren ganz ähnlich verlaufen war und auch ich ohne Erfahrung in der Führung von Mitarbeitern die Vertriebsleitung für ein Team mit damals fünf Mitarbeitern übernommen hatte.

Günther war jetzt natürlich sehr daran interessiert, wie ich es damals angestellt hatte, als junger Vertriebsleiter mein Team zu motivieren und überhaupt – wie ich es mir mit dieser Aufgabe damals ergangen ist.

Nachdem ich aber auf dem Weg zu einem Kundentermin war hatten wir nicht mehr allzu viel Zeit um uns weiter zu unterhalten aber ich habe mit Günther vereinbart, dass wir uns wieder treffen werden und dass ich ihm dann gerne von meinen Herausforderungen und von den Wegen, die ich eingeschlagen hatte, erzählen werde.

Während meiner Autofahrt zu meinem Kundentermin habe ich dann begonnen nachzudenken, wie die Situation für mich vor fast 10 Jahren war.

Fest steht: ich konnte extrem viele spannende Dinge ausprobieren, meine damaligen Vorgesetzten hatten mir in vielen Belangen komplett freie Hand gelassen.

Genau aus dem Grund, da ich viel Freiraum hatte, habe ich natürlich auch sehr viel ausprobiert und einiges davon hat auch herrlich funktioniert und ist bis heute in dieser Form im Unternehmen, in dem ich damals Vertriebsleiter war, noch etabliert.

Aber natürlich hat bei weitem nicht alles funktioniert und sehr schnell sind mir dann auch viele Fehler eingefallen, die ich als neuer Vertriebsleiter gemacht habe.

Da gab es schon einige Fallen, in die ich zielsicher hinein getappt bin!

 

Und während ich nachdenklich im Auto saß und auf dem Weg zu meinem Kundentermin war, habe ich mir vorgenommen, dass ich Günther auch von meinen Fehlern erzählen werde, man kann ja schließlich von Fehlern lernen – und das müssen nicht unbedingt ausschließlich die eigenen Fehler sein.

Und so ist mir die Idee gekommen, diese Fehler aus meiner Anfangszeit als Vertriebsleiter in eine Podcast Episode zu packen. In meinem Büro habe ich dann aufgeschrieben, was denn wohl die größten Fehler waren und ich bin auf 9 Stück gekommen.

Zu jedem einzelnen dieser Fehler gibt es etwas zu erzählen und der gesamte Umfang hätte den Rahmen einer einzelnen Episode komplett gesprengt!

Ja, und aus diesem Grund habe ich beschlossen, einen 3-Teiler zu machen…

…und in 3 Podcast Episoden jeweils 3 meiner größten Fehler aufzurollen. Danke Günther – für unser Gespräch! Das hat mich erst auf diese tolle Idee gebracht.

Nun, das war jetzt eine umfangreiche Einleitung zu diesem Thema, daher komme ich jetzt auch gleich zum ersten meiner 9 größten Fehler als neuer Vertriebsleiter:

Fehler #1: Mein Versuch, ein Kollege zu bleiben

Ich habe lange überlegt, ob ich mit diesem Punkt starten soll, bin aber zum Ergebnis gekommen, dass dieser Punkt so etwas wieder mein “Masterfehler” als junger Vertriebsleiter war.
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Dazu darf ich kurz beschreiben, wie ich Vertriebsleiter geworden bin…

Ich hatte mich bei meinem damaligen Arbeitgeber als technischer Support-Mitarbeiter beworben und hatte die Stelle auch prompt bekommen. Ich war damals in diesem Unternehmen der erste und einzige Support-Mitarbeiter für Automatisierungslösungen in Österreich.

Und ich war auch an diesem Standort der einzige Mitarbeiter, der tief in die Automatisierungslösungen eintauchen konnte und wurde sehr früh von meinen damaligen Vertriebskollegen zu Kundenterminen mitgenommen. Ich präsentierte Produkte und Lösungen, erarbeitete Konzepte und erstellte auch die Angebote.

Ja, und wenn wir gemeinsam erfolgreich waren, dann machte ich auch die Schulung für unsere späteren Kunden, unterstützte bei der Applikationserstellung und machte natürlich auch den technischen Support.

So war es natürlich nicht sehr weit zu dem Punkt, wo ich komplett in den Vertrieb eingetaucht bin, und das machte mir auch sofort riesigen Spaß. Einige Jahre später konnte ich dann die Verantwortung für den Vertrieb von Automatisierungslösungen übernehmen und ich hatte den ersten Mitarbeiter in meinem Team.

Ich hatte schon so etwas wie eine Führungsverantwortung, aber zu zweit im einem Team ist das keine wirkliche Herausforderung, ich hatte mich zudem bestens mit meinem Mitarbeiter verstanden und so war das alles relativ easy.

Wir hatten zusammen herrliche Erfolge und die Kunden waren glücklich mit den von uns erarbeiteten Lösungen. Und die Vertriebskollegen waren natürlich auch glücklich, denn die hatten mit dem kleinen Automatisierungsteam ja ein komplett-sorglos-Paket, da wir uns zu zweit in unserem Bereich um so ziemlich alles kümmerten.

Vom ersten Gespräch angefangen, über Konzept und Angebot bis zur Schulung und Unterstützung der Kunden bei der Umsetzung und auch noch danach.

Und dann kam an einem sonnigen Dienstag-Morgen der CEO der Firma auf mich zu.

Er hatte mich beim Hotel abgeholt wo ich übernachtet hatte, da wir einen gemeinsamen Termin hatten und bot mir während der Autofahrt an, die Vertriebsleitung für das Team in Österreich zu übernehmen.

Das waren damals eben die vorhin schon erwähnten fünf Mitarbeiter, die ich zu führen hatte. Am Abend des gleichen Tages sagte ich zu, nachdem ich vorher noch mit meiner Frau telefoniert hatte.

Ein paar Tage später war alles klar und meine bisherigen Kollegen wurden von der Geschäftsleitung informiert, dass ich nun für den Vertrieb in Österreich verantwortlich war. Und bereits an dieser Stelle habe ich begonnen, meinen Masterfehler zu entwickeln:

Meine fünf Mitarbeiter waren ja bis zu diesem Tag meine Kollegen gewesen und zum Teil auch schon länger im Unternehmen als ich es zu diesem Zeitpunkt gewesen war.

 

Ich stellte mir vor, dass es wohl schlau wäre, wenn ich versuchte, auch in meiner Verantwortung als Vertriebsleiter ihr Kollege zu bleiben!

Ich war ja auch selbst weiterhin ein Angestellter des Unternehmens, nur eben mit dem Unterschied, dass auf meiner Visitenkarten und in meiner E-Mail Signatur nun “Sales Manager” zu lesen war.

Ich wollte “Kollege” bleiben, da ich hoffte, dass ich auf diese Weise von einigen der erfahreneren Mitarbeiter bei Bedarf Hilfestellung erwarten konnte und auch von deren Erfahrung profitieren konnte.

Außerdem lag mir nichts daran, als “Vorgesetzter” gesehen zu werden, Positionen und Stellen haben mich nie beeindruckt und das ist auch bis heute so geblieben.

Was ich allerdings nicht bedacht hatte war die Tatsache, dass ich in der Sekunde der Bekanntgabe meiner neuen Verantwortung als Vertriebsleiter über einen imaginären Zaun gesprungen war.

 

Der imaginäre Zaun existiert natürlich nur in meinem Kopf aber er beschreibt sehr schön, was passiert, wenn Sie Führungsverantwortung übernehmen:

 


Von Ihrem Team werden Sie sofort als Dienstgeber und nicht mehr als Dienstnehmer und Kollege angesehen.

Das heißt, aus Sicht meines Teams war ich nun eben auf der Seite des Dienstgebers und nicht mehr auf ihrer Seite des Zauns.

Das hatte überhaupt nichts damit zu tun, dass ich mit jedem einzelnen meiner Mitarbeiter weiterhin eine sehr gute persönliche Beziehung hatte und mein Team hatte mich auch stets als Führungsperson respektiert.

Aber – wie gesagt – ich war – obwohl ich selbst angestellt und somit Dienstnehmer war – auf der anderen Seite des Zauns gelandet.

Dieser Zaun hatte folgende Auswirkungen:

Auf der anderen Seite stehend erfuhr ich auf einmal nicht mehr all die Meinungen und Sichtweisen der Kollegen, was gut, schlecht oder sonst noch so läuft.

Als Dienstgeber erfahren Sie nicht mehr automatisch davon, ob sich einer der Kollegen einen groben Schnitzer bei einem Kunden erlaubt hat und Sie erfahren auch nicht mehr ungefiltert über die team-interne Dynamik. Sie wissen schon – wer mit wem welche Probleme hat, wer wo Hilfe benötigen könnte, und so weiter.

Ich brauchte etwas Zeit um meine Lektion zu lernen und musste eben erkennen, dass es nicht schlau war, mich auf meiner bis dahin “gewohnten” Seite zu wähnen.

Falls mich mein Freund Günther dazu um meinen Rat fragen sollte:

Ich werde ihm empfehlen, erst gar nicht zu versuchen, auf der alten Seite seines Zauns zu bleiben.

Mit der Übernahme der Führungsrolle springt der Verkaufsleiter über den Zaun auf die andere Seite – zumindest aus Sicht des Teams, dass er führt. Genau so dürfen Sie sich auf dieser Seite des Zauns auch verhalten: Sie haben Verantwortung für das Team, für die Strategie und für die Ergebnisse Ihres Teams übernommen.

Es ist für alle Beteiligten viel einfacher, wenn die Fronten klar sind und der Vertriebsleiter die Verantwortung übernimmt und das auch zeigt. Das Vertriebsteam erwartet sich von seinem Vertriebsleiter eine klare Richtung, die Vorgabe einer Strategie und vor allem Hilfestellung bei der Bewältigung von Herausforderungen.

Ja, und es gehört eben auch zur Verantwortung als Vertriebsleiter dazu, Entscheidungen zu treffen, die nicht populär sind und nicht den Geschmack von jedermann treffen.

Das weiß und erwartet das Team auch und es zollt seinen Respekt. Es war schön, als ich endlich erkannt hatte, auf welcher Seite des Zauns ich stand.

Ich bezeichne diesen Fehler deshalb auch als den “Masterfehler”, da es eine fundamentale Anforderung ist, die Führungsverantwortung auch zu akzeptieren mit allen Ecken und Kanten wenn man auf seiner Visitenkarte auf das Wort “Vertriebsleiter” oder „Sales Manager“ unter seinem Namen stehen hat.

Fehler #2: Ständig erreichbar

Als Vertriebsleiter übernimmt man Verantwortung. Das tat auch ich.

Verantwortung für die Performance und die Weiterentwicklung des Teams, für das Vertriebsergebnis, also für den Umsatz und auch den Deckungsbeitrag und dafür, dass die Kunden des Unternehmens so bedient werden, dass sie zufrieden sind und immer wieder kommen.
fehler2

“Leading by Example” – das ist einer der Leitsätze, den ich mir gleich zu Beginn meiner Vertriebsleiter-Tätigkeit hinter die Ohren geschrieben habe.

 

Soll heißen – stets und immer mit gutem Beispiel vorangehen.

Heißt auch: bei jeder Gelegenheit selbst vorleben was auch von den Mitarbeitern des Vertriebsteams erwartet wird oder was zumindest nachahmenswert ist, um damit bessere Ergebnisse zu erzielen.

Der Leitsatz “Leading by Example” war und ist mir bis heute ein sehr wertvoller und nützlicher Begleiter, dieser hält auch davon ab, dem Druck nachzugeben der gelegentlich herrscht und auf der anderen Seite spornt dieser Leitsatz in jenen Phasen an, wo es mal nicht so gut läuft.

“Nicht so gut” bedeutet im Vertrieb ja sehr oft auch: es läuft weniger gut als ursprünglich geplant.

Nur – in dieser Sache habe ich in meiner frühen Vertriebsleiter-Karriere übertrieben:

Ich dachte ich müsste immer und überall erreichbar sein!

Und zwar telefonisch, per E-Mail und auch persönlich wenn ich im Büro war.

Für wen wollte ich erreichbar sein?

Für jeden: für meine Mitarbeiter, für die Kunden, für Lieferanten und Geschäftspartner, für meinen Chef und für die Mitglieder der Unternehmensleitung und für meine Kollegen in anderen Führungspositionen.

Ich frage mich heute, was mich wohl angetrieben hat zu der Vorstellung, immer erreichbar sein zu müssen. Nun, es waren wohl drei Faktoren:

 

1. Der Leitsatz “Leading by Example”

2. Das Risiko irgendetwas Wichtiges zu verpassen

3. Die Angst, als Führungsperson nicht da zu sein, wenn eine wichtige Entscheidung zu treffen ist

Heute weiß ich: alle drei Gründe sind völliger Unsinn!

Wenn man als Vorgesetzter mit Führungsverantwortung ständig erreichbar ist, dann hat das einige Auswirkungen, die ganz und gar nicht positiv sind. Und zwar nicht nur für einen selbst sondern auch für das Vertriebsteam und dessen Ergebnisse.

Gerne beschreibe ich Ihnen nun einige Beispiele die Ihnen zeigen werden, warum eine ständige Erreichbarkeit unsinnig ist.

1) Sie bekommen keine Arbeit mehr erledigt.

Wenn Sie im Büro sind und Sie mehrmals pro Stunde durch Anrufe und persönliche Gespräche unterbrochen werden, führt das dazu, dass Sie während der normalen Arbeitszeit nichts mehr weiterbringen.

Produktiv arbeiten können Sie dann nur mehr, wenn die anderen noch schlafen oder sich auf dem Weg zur Arbeit befinden oder schon nach Hause gegangen sind.

2) Das führt in weiterer Folge zur Situation, dass Sie Ihre Freizeit dazu verwenden, all jene Aufgaben zu erledigen, die Sie in Ihrer Arbeitszeit nicht geschafft haben.

Da Sie jedoch Freizeit brauchen, um etwa mit Ihrer Familien und Ihren Freunden was zu unternehmen oder einfach mal auszuspannen, wird mit der Zeit alles Eins: Arbeit, Familie, Freizeit, Freunde – alles wird zu einem einzigen Brei den Sie nur mehr mit extremer Anstrengung rühren können.

3) Das alles bekommt besonders Ihre Familie zu spüren.

Die bekommt Sie nämlich nicht nur immer seltener zu Gesicht sondern die Familie bemerkt auch, dass Sie in Gedanken immer noch bei Ihren beruflichen Aufgaben sind. Das ist schlecht.

4) Sie demotivieren Sie Ihrer Dauer-Erreichbarkeit ihre Mitarbeiter.

Sie vermitteln Ihren Mitarbeitern ja indirekt, dass Ihr Verhalten, immer und überall erreichbar zu sein auch für Ihr Team gilt.

Damit setzen Sie Ihre Mitarbeiter unnötig unter Druck. Denken Sie daran, wenn Sie das nächste Mal am Abend um 23:00 Uhr eine E-Mail an Ihre Mitarbeiter senden mit der Aufforderung um eine Antwort oder mit der Bitte um Informationen zu einem Geschäftsfall oder dergleichen.

Damit machen Sie Ihrem Team ein schlechtes Gewissen, da Ihre Mitarbeiter hoffentlich nicht wie Sie Tag und Nacht damit beschäftigt sind, die Aufgaben zu erledigen und spät abends keine E-Mail mehr lesen.

Was soll das bringen, wenn Sie am Samstag-Nachmittag eine Aufforderung für die Übersendung eines Statusberichts an Ihre Mitarbeiter senden?

 

Besonders motivierte und eifrige Mitarbeiter werden sich sogar über das Wochenende die Zeit nehmen, um die gewünschten Unterlagen zusammenzustellen um Sie nicht zu enttäuschen.

So zwingen Sie auch einzelnen Mitarbeitern Ihren Erreichbarkeits-Wahn auf und stören deren wertvolle Freizeit, wo sie neue Kraft tanken, ausspannen oder etwas unternehmen können.

5) Und genau das bringt Sie noch weiter in den Teufelskreis hinein.

Am Samstag senden Sie E-Mails, am Sonntag bekommen Sie die Antwort.

Diese sehen Sie sich natürlich auch an, da ja am Montag wegen der vielen unproduktiven Zeit – Sie wissen schon: die vielen Unterbrechungen – keine Zeit dafür bleiben wird.

Ja, und schon sind Sie auch am Sonntag immer wieder mit Ihrer Verantwortung als Vertriebsleiter beschäftigt. Völlig unsinnig.

6) Im Urlaub kümmern Sie sich natürlich auch um das geschäftliche Geschehen.

Sie lesen täglich Ihre E-Mails und ohne Mobiltelefon wäre es ohnehin zu riskant. Was, wenn eine wichtige Entscheidung getroffen werden muss, die nur Sie treffen können?

Sehen Sie auch das einmal aus Sicht Ihrer Mitarbeiter: damit zeigen Sie Ihrem Team, dass Sie es ihm nicht zutrauen, die Geschäfte für eine Woche alleine zu bewältigen. Sie mischen sich so immer wieder in Vorgänge ein, die Ihre Mitarbeiter auch selbst in den Griff bekommen können.

Weil Sie aber ständig erreichbar sind, wird man Sie auch ständig um Rat und Hilfe fragen. Das ist der beste Weg, um Ihre Mitarbeiter in die Unmündigkeit zu zwingen.

Das fördert jene Mitglieder in Ihrem Team, die gerne schwierige Fälle abschieben und sich lieber zurücklehnen wenn es heikel wird und es demotiviert Ihre Zugpferde im Team, da Sie sich ja immer und überall einmischen.

Die Absicht und das Ziel, ständig erreichbar zu sein war keine gute Sache und ich bezeichne das heute als schweren Fehler.

Ich habe Jahre gebraucht, um das zu erkennen und vor allem auch um aus dieser Nummer wieder herauszukommen.

Das werde ich Günther auf jeden Fall sagen wenn wir uns treffen: schaffe von Anfang an klare Fronten und mache allen um dich herum klar, wann und wie du erreichbar sein wirst und vor allem auch wann du nicht erreichbar sein wirst.

Sie brauchen Zeit, in der Sie anspruchsvolle Arbeit erledigen können und in der Sie selbst produktiv und kreativ sein können. Und Sie dürfen Ihrem Team durchaus zutrauen, auch eine Weile ohne Sie auszukommen.

Fehler #3: Kollaps in der Zeitplanung

Was ich von Anfang an völlig unterschätzt hatte ist die Tatsache, dass ich plötzlich sehr viel Zeit für die vielen Besprechungen, Sitzungen und Telefonkonferenzen aufwenden durfte.
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Da ich als Vertriebsleiter ja sehr häufig nicht nur als passiver Teilnehmer dabei war, sondern fast immer eine aktive Rolle dabei hatte, gab es natürlich auch Vorbereitungen dafür zu treffen. Präsentationen, Reports, Stellungnahmen, et cetera.

Oftmals war die Vorbereitung länger, als die eigentliche Besprechung dauerte.

Dann rächte sich natürlich der Fehler #2 von vorher nochmals:

Durch die ständigen Unterbrechungen hatte ich die Vorbereitungen tagsüber nicht fertig bekommen und ich legte Abend- und Wochenend-Schichten ein.

Dabei hatte ich für eine Vielzahl der Treffen selbst die Zügel in der Hand, da ich ja selbst Besprechungen und Telefonkonferenzen angesetzt hatte. Wenn dann noch dazu kam, dass auch von externen Partnern und Kunden immer wieder Anfragen für Besprechungen kamen, dann wurde es wirklich eng.

Genau das ist mir passiert: ich war zu freizügig in der Vergabe meiner Arbeitszeit für Besprechungen. Mein Kalender war für alle Mitarbeiter im Team einsehbar und meine Mitarbeiter konnten mich so auch für Ihre Termine direkt einladen.

Anstatt von Beginn an klare Regeln über die Vergabe von Terminen zu machen, kam ich dann in die Situation wo ich selbst nicht mehr Herr über meinen Kalender war.

Natürlich können Sie Terminanfragen in Ihrem Kalender auch ablehnen, das habe ich auch hin und wieder gemacht. Aber das ist eben dann schon die falsche Stelle im Prozess – dann kommt eben ein weiterer Vorschlag für die Besprechung an einem späteren Zeitpunkt.

Wenn Sie selbst nicht mehr die Kontrolle über Ihren Kalender haben, dann sind Sie nur mehr Passagier in Ihrer eigenen Zeitplanung.

Ja, und dann ist da natürlich noch was:

Wie lange die Besprechungen dauern sollten Sie natürlich auch im Auge behalten. Da dürfen Sie ruhig Mal etwas forscher zur Sache gehen, wenn eine Besprechung viel länger dauert als ursprünglich geplant.

Auch diesen Fehler habe ich gemacht: weil ich selbst so konzentriert im Besprechungsthema gesteckt bin, habe ich gar nicht bemerkt, dass die vorgesehene Zeitdauer längst überschritten war.

Bis das Smartphone fröhlich zu vibrieren begonnen hatte, weil bereits der nächste Termin an der Reihe war. Ja und dann wurde es Abend, ich hatte noch 30 neue, ungelesene E-Mails im Posteingang und für die Besprechung am nächsten Morgen sollte ich mich auch noch vorbereiten.

Also – dem Günther werde ich raten, wirklich von Anfang an eisern in seiner Zeitplanung für Besprechungen, Sitzungen und Telefonkonferenzen zu sein:

 

Erstens: selbst die Kontrolle über den Kalender zu behalten.

Zweitens: die geplante Maximaldauer strikt einzuhalten.

Drittens: ausreichend Zeit für die Vorbereitungen einzuplanen.

Die Alternative ist ein gehetzter Verkaufsleiter, der noch dazu schlecht vorbereitet zu den Besprechungen kommt. Das will keiner und Günther selbst will das schon gar nicht. So gut kenne ich ihn.

Fazit:

Das waren die ersten 3 meiner 9 größten Fehler als neuer Vertriebsleiter…

Wie Sie bemerken können: ich durfte da einiges lernen! Jeder darf und soll auch Fehler machen, aber man kann eben nicht nur aus seinen eigenen Fehlern sondern auch aus den Fehlern anderer lernen.

Bereits in der nächsten Episode gibt’s den zweiten Teil zu dieser Reihe – bleiben Sie gespannt, welche Fehler ich in meiner Anfangszeit als Vertriebsleiter noch gemacht habe…

Shownotes und Links zu dieser Episode:

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…hoffentlich brauchen Sie diese nie!

In dieser Episode erfahren Sie …

  • Warum Sie Ihre schriftlichen Notizen teilen dürfen
  • Für welche Kundengespräche sich Gesprächsnotizen lohnen
  • Wie Sie Ihre wirkungsvolle Gesprächsnotiz erstellen
  • Warum Sie dadurch mehr Erfolg haben

Jede Woche führen Sie eine ganze Reihe an Gesprächen mit Ihren Kunden und Zielkunden. Ihr Ziel für jedes einzelne Gespräch ist es, die maximale Wirkung zu erzielen und Ihre Kontakte zu begeistern.

Versetzen wir uns nun gemeinsam in die Lage, wie Sie gerade aus einem sehr positiven Gespräch mit dem technischen Leiter eines potentiellen Zielkunden kommen. Sie packen Ihre Tasche in Ihren frisch gewaschenen Wagen und Sie machen sich gut gelaunt auf in Ihr Büro wo Sie den Rest des Nachmittags verbringen werden.

1. Die Ist-Situation nach Ihrem Kundengespräch

Lange hatten Sie sich um diesen heutigen Termin bemüht und alles ist toll gelaufen. Der technische Leiter ist ein netter Mensch und Sie finden ihn sympathisch. So wie Sie hat auch er Familie und schmiedet gerade Pläne für den Sommerurlaub.

Das Gespräch war wirklich gut, die Stimmung war während Ihres gesamten Aufenthalts bei Ihrem neuen Zielkunden hervorragend. Es gibt sogar bereits eine konkrete Aufgabenstellung an der Sie arbeiten können.

Ihr Gesprächspartner hat angekündigt, Ihnen Unterlagen zu senden, damit Sie ein konkretes Konzept erarbeiten können. In den nächsten 5 bis 6 Wochen soll dann bereits eine Präsentation Ihres Konzepts mit der Geschäftsleitung bei Ihrem neuen Zielkunden stattfinden.

Sie sind voller Euphorie, so einen Volltreffer landen schließlich auch Sie nicht jeden Tag. Aber – wie gesagt – Sie hatten sich auch lange um dieses Gespräch bemüht.

Eigentlich brauchen Sie die zusätzlichen Unterlagen von Ihrem Kontakt gar nicht, denn Sie sehen Ihr Lösungskonzept schon in Ihrem geistigen Auge als Bild vor sich. Am besten, Sie rufen gleich Ihren Chef an und Sie erzählen ihm von Ihrer tollen, neuen Geschäftsmöglichkeit. Sie werden auch Unterstützung von Ihrem technischen Team für den ebenfalls geplanten Workshop bei Ihrem Kunden brauchen.

Spulen wir einige Tage vor: 3,4, 5 Tage sind seit Ihrem Termin vergangen…

Ihr netter Kontakt – der technische Leiter bei Ihrem neuen Zielkunden hat sich aber noch nicht mit den versprochenen Unterlagen bei Ihnen gemeldet. Sicher hat er einfach viel zu tun, denn vergessen hat er es sicher nicht. Dafür war er in Ihrem gemeinsamen Gespräch viel zu interessiert, denn schließlich ist auch er an der Lösung eines seiner aktuellen Herausforderungen interessiert.

Ja, jetzt drängt sich die Frage auf: Fehlt etwas in dieser Story?

Was soll da fehlen? Ist doch alles herrlich gelaufen bisher. Mir fehlt etwas und Ihnen wahrscheinlich auch.

 

Sehr häufig werden nach wichtigen geschäftlichen Besprechungen keinerlei Notizen oder Aufzeichnungen gemacht und geteilt. Das gilt für Besprechungen mit 2 Personen genauso wie für Sitzungen mit einer Hand voll oder mehr Teilnehmern.

Dabei ist es so, dass einige der Teilnehmer derartiger Besprechungen mit Notizbuch oder Block und Stift bewaffnet am Tisch zu beobachten sind. Leider kommen viele dieser Aufzeichnungen nicht über die Info zu den Teilnehmern, Ort, Datum und Uhrzeit hinaus.
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Das restliche Blatt bleibt oft strahlend weiß – also leer. Na-ja, ein paar Wenige machen immerhin sinnvolle Aufzeichnungen und wertvolle Notizen zu den besprochenen Themen.

Was jedoch äußerst selten vorkommt ist das Zusammenfassen und Verteilen dieser Aufzeichnungen in Form von verwertbaren Gesprächsnotizen.

 

Das kommt so selten vor wie der bei den Engländern sprichwörtliche “rocking horse shit”.

Falls Sie es nicht kennen, lesen Sie in den Shownotes darüber, was diese bedeutet – ist echt lustig!
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Wie auch immer – es ist schade und unklug zugleich, dass sich so wenige Profis im technischen B2B-Vertrieb die Zeit dafür nehmen, saubere und brauchbare Gesprächsnotizen zu erstellen und diese mit Ihren Gesprächspartnern zu teilen.

2. Warum Sie Ihre schriftlichen Notizen teilen dürfen

Was passiert denn nun nach all den Besprechungen für die niemand der Teilnehmer die Verantwortung für die Umsetzung der vereinbarten Aktivitäten und für die nächsten Schritte übernimmt?

Nun – oftmals passiert in weiterer Folge gar nichts.

Als Erfolg kann man da schon werten, wenn von den besprochenen Aufgaben zumindest eine einzige in Angriff genommen wird. Kommt das nicht der Vergeudung Ihrer wertvollen Zeit gleich? Wie auch immer – ich denke wir sind uns darüber einig, dass das für das Erreichen Ihrer Ziele im technischen Vertrieb nicht der Weisheit letzter Schluss sein kann.

Sie wollen geschäftliche Vorgänge weiterentwickeln und haben sich zum Ziel gesetzt, neue Kunden zu gewinnen und den Geschäftsumfang mit bestehenden Kunden weiter auszubauen. Gehen Sie daher besser nicht davon aus, dass die anderen Besprechungsteilnehmer die vereinbarten Aufgaben auch durchführen werden.

 

Rechnen Sie lieber mit einem anderen Extrem und gehen Sie davon aus, dass nichts davon erledigt wird, wenn Sie nicht das Steuer übernehmen.

Warum das so ist?

Mit großer Sicherheit wird es keiner Ihrer Gesprächspartner Böse meinen aber die Tatsache ist, dass diese sofort nach dem Gespräch mit Ihnen bei weiteren Meetings, Telefonkonferenzen und Gesprächen teilnehmen. Andere haben dringende Aufgaben zu erledigen oder müssen sich um ihr Tagesgeschäft kümmern.

Es ist daher ganz normal, dass der Großteil der Information, die Sie ausgetauscht haben bis zum Abend des gleichen Tages nicht mehr im Gedächtnis geblieben ist. Und das gilt natürlich auch für die Aufgaben, die Sie als Ergebnis Ihres Gesprächs festgemacht haben.

Aus diesem Grund ist es ratsam, bereits während Ihres Gesprächs handschriftliche Notizen zu machen, die Sie dann zeitnahe in eine Form bringen, die Sie mit Ihren Gesprächspartnern teilen können.

Es gibt aber noch einen weiteren triftigen Grund, der für das Niederschreiben der Eckpfeiler Ihrer gemeinsamen Kommunikation spricht:

Sie haben Ihre eigene Wahrnehmung zum Verlauf des Gesprächs und zum Inhalt und den Ergebnissen der Diskussion. Also gehen Sie davon aus, dass Ihre Wahrnehmung der “Realität” entspricht. Beachten Sie jedoch, dass Ihre Gesprächspartner nicht zwangsläufig eine idente Wahrnehmung haben.

Jeder Ihrer Gesprächspartner wird in manchen Punkten seine ganz eigene Wahrnehmung haben. Gehen Sie also davon aus, dass sich jeder Ihrer Gesprächspartner seine eigene, ganz nach seinen eigenen Anforderungen erstellte “Realität” gebildet hat.

Das ist ja eine der großen Herausforderungen in gemeinsamen Gesprächen: Einen gemeinsamen Weg festlegen, während jeder einzelne im Raum seine ganz eigene Version des Gesprächs abspeichert. Einzelne Bereiche sind für Sie wichtig während Sie für Ihren Gesprächspartner nur eine geringe Bedeutung haben. Umgekehrt gilt das genauso.

Diese Tatsache können Sie nicht ändern, Sie können jedoch produktiv damit umgehend und mit einer übersichtlichen und sauberen Gesprächsnotiz dafür sorgen, dass zumindest für die wichtigsten Punkte eine möglichst ähnliche Sichtweise der Gesprächsteilnehmer hergestellt wird.

Das funktioniert noch besser, wenn Sie bereits während Ihres gemeinsamen Gesprächs anbieten, Notizen zu erstellen, diese nach dem Gespräch zusammenzufassen und dann zeitnah mit allen im Raum anwesenden Teilnehmern zu teilen.

 

Ich habe noch nie eine Situation erlebt, wo dieses Angebot nicht mit Wohlwollen und in den häufigsten Fällen sogar mit einer gewissen Erleichterung durch die anderen Gesprächsteilnehmer goutiert worden ist!

Das hat dann den angenehmen Nebeneffekt, dass Sie bereits an dieser Stelle eine gewisse Führungsrolle bei der Nachverfolgung der Aktivitäten aus dem Gespräch übernommen haben, und das kommt bei allen Beteiligten gut an und Sie übernehmen die Kontrolle.

Ja, und dann gibt es noch einen Grund, der für das Erstellen und Teilen schriftlicher Notizen aus einem wichtigen Gespräch spricht:

Sie arbeiten am Aufbau von Neugeschäft und am Ausbau Ihrer Geschäftsbeziehung mit bestehenden Kunden und so manche Geschäftsentwicklung zieht sich über mehrere Monate oder sogar Jahre hin. Die Erweiterung bestehender Geschäftspartnerschaften ist in vielen Fällen überhaupt nie abgeschlossen und das ist auch gut so!

Wenn Sie dabei über Monate und Jahre all Ihre Gespräche im Kopf behalten können – Hut ab, kann ich dazu nur sagen. Das werden Sie aber nicht schaffen. Bereits wenige Stunden nach einem Gespräch haben wir wichtige Details bereits wieder vergessen. Das ist leider so. Erwarten Sie von sich selbst daher nicht, dass Sie alle Informationen perfekt behalten können – und – verlangen und erwarten Sie das daher auch nicht von Ihren Gesprächspartnern bei Ihren Kunden.

Ich meine, dass sind nun bereits wichtige Gründe, die für das Führen einer schriftlichen Gesprächsnotiz sprechen.

Wenn Sie jetzt aber für jedes Gespräch, das Sie mit einem Kunden oder mit einem Kontakt bei einem potentiellen Kunden führen, schriftlich festhalten und zusammenfassen müssen, dann wird Ihre Schlagzahl erheblich darunter leiden.

 

Dann werden Sie nämlich für ein 2-stündiges Meeting bei Ihrem Kunden zumindest noch einmal 2 Stunden dafür aufwenden, eine brauchbare Notiz zu erstellen. Sie dürfen daher priorisieren und erstellen natürlich nicht für jedes Ihrer Gespräche eine Notiz. Das bringt mich nun zum nächsten Punkt, nämlich…

3. Für welche Kundengespräche sich Gesprächsnotizen wirklich lohnen

Punkt 1: Telefonkonferenzen

Unter Umständen nehmen Sie regelmäßig an Telefonkonferenzen teil oder veranstalten diese selbst. Bei Telefonkonferenzen ist es umso wichtiger, dass die wesentlichen Gesprächsteile und Ergebnisse daraus schriftlich dokumentiert werden.

Das ist hier deshalb besonders wichtig, da über das Telefon eine ganz wesentliche Komponenten fehlt: Sie sehen Ihre Gesprächspartner nicht und können daher Ihre Körpersprache nicht wahrnehmen. Bei Telefonkonferenzen passiert es sehr häufig, dass die einzelnen Gesprächspartner ganz unterschiedliche Ergebnisse wahrnehmen.

Wenn nun keiner der Teilnehmer eine saubere Zusammenfassung schreibt und diese teilt, dann ist der Irrweg schon vorprogrammiert. Schenken Sie also bei Ihrer nächsten Telefonkonferenz diesem Effekt besondere Bedeutung und nehmen Sie sich unbedingt die Zeit dafür, eine schriftliche Zusammenfassung zu erstellen und teilen Sie diese am besten noch am gleichen Arbeitstag.

Bei einer Telefonkonferenz können Sie nämlich nicht einmal fest davon ausgehen, dass Ihre Gesprächspartner immer bei der Sache sind. Nicht selten kommt es vor, dass einzelne Teilnehmer einer gänzlich anderen Tätigkeit nachgehen während Sie “im Call hängen” – E-Mails lesen zum Beispiel.

Punkt 2: Terminvereinbarungen

Das klingt eigentlich logisch, dennoch kommt es bei mündlichen Terminvereinbarungen immer wieder zu Missverständnissen. Sicher ist Ihnen das selbst auch schon passiert: Sie sagen, dass es am kommenden Montag nicht passt aber am Montag eine Woche später würde es gehen. Ihr Gegenüber hat dann genau das Gegenteil aufgenommen und schreibt den Termin für kommenden Montag in den Kalender.

Was mir selbst auch schon passiert ist: der Ort der Besprechung wurde nicht eindeutig festgelegt. Das ist besonders bei Terminfolgen eine teuflische Falle: nur weil die ersten beiden Besprechungen bei Ihrem Kunden am Standort A stattgefunden haben heißt es nicht automatisch, dass es für das dritte Treffen wieder so sein wird.

Es soll schon vorgekommen sein, dass ich mich selbst in das Büro meines Gesprächspartner aufgemacht habe, während dessen dieser genau das Gleiche tat: er hat sich auch auf den Weg gemacht und ist zu mir gefahren. Dann standen wir beide in den leeren Büros des jeweils anderen! War irgendwie lustig und kann auch mal passieren, zu oft macht das aber keinen Spaß.

Bei einer Terminvereinbarung ist eine schriftliche Zusammenfassung ja sehr überschaubar, das ist die einfachste Form einer Gesprächsnotiz: schreiben Sie eine E-Mail mit dem Termin, dem Ort für das Gespräch, einem Kommentar zum geplanten Gesprächsinhalt und senden Sie diese Nachricht allen Teilnehmern.

Machen Sie das auch, wenn Sie sich nur mit einer einzigen Person treffen. Die Chance ist sehr hoch, dass eine fehlerhafte oder missverständlich getroffene Terminvereinbarung so rasch bemerkt wird. Klar, dann kann es immer noch passieren, dass jemand den Termin vergisst oder einfach nicht da ist.

Das kommt aber wirklich nur sehr, sehr selten vor. Ich habe dazu in meinen Kalender gesehen und von den letzten 100 Kundenterminen sind mir da nur 2 aufgefallen wo das der Fall war. Das ist zwar im Einzelfall, wenn es passiert lästig, jedoch insgesamt vernachlässigbar.

Punkt 3: Erstgespräch

Der nächste Punkt wo sich eine Gesprächsnotiz wirklich, wirklich lohnt ist Ihr Erstgespräch mit einem potentiellen Zielkunden. Das gilt übrigens auch für den Fall, dass Sie bei einem Ihrer bestehenden Kunden einen neuen Ansprechpartner haben, mit dem Sie bisher nichts zu tun hatten.

Für das Erstgespräch hat Ihre professionelle Notiz deshalb so einen hohen Stellenwert, da Ihr Gesprächspartner gar nicht erwartet, dass Sie sich die Mühe machen werden. Warum er das nicht erwartet ist einfach erklärt: weil es praktisch keiner seiner bisherigen Gesprächspartner gemacht hat.

Und genau das ist die Stelle: hier können Sie bei Ihrem neuen Gesprächspartner richtig Eindruck hinterlassen.

 

Er bemerkt sofort, dass Sie es wirklich ernst meinen. Damit vermitteln Sie auch, dass Sie professionell arbeiten und dass man sich auf Sie verlassen kann. Wenn Sie die Podcast Episode 004 mit dem Titel “Wie führen Sie Ihr Erstgespräch?” kennen, dann wissen Sie ja, wie Sie dabei einen bleibenden, positiven Eindruck hinterlassen. Falls Sie die Episode noch nicht gehört haben – den Link dazu gebe ich für Sie in die Shownotes.

Punkt 4: Konzeptpräsentation

Es ist der Tag gekommen, an dem Sie Ihr Lösungskonzept bei Ihrem Kunden erstmals vorstellen. Das ist ein wichtiger Meilenstein im Aufbau Ihrer Geschäftsbeziehung. Im Zuge der Vorstellung Ihres Konzepts stellen Sie ja auch den Nutzen für Ihren Kunden dar.

Halten Sie daher in Ihrer Gesprächsnotiz für Ihre Konzeptpräsentation unbedingt folgende Elemente fest:

  • die Ziele, die Ihr Kunde formuliert hat
  • die Herausforderungen die zu bewältigen sind
  • skizzieren Sie noch einmal übersichtlich Ihr Konzept und – ganz wichtig –
  • halten Sie gegen Ende Ihrer Notiz unbedingt nochmal die Nutzenargumente für Ihren Kunden fest

Auch hier gilt: während der Besprechung, also während Ihrer Präsentation haben eventuell nicht alle Teilnehmer Ihre sehr wichtigen Nutzenargumente erfasst. Das ist aber ein so elementar wichtiger Punkt für Ihre künftige Geschäftsbeziehung, dass Sie unbedingt Zeit in eine schriftliche Zusammenfassung Ihrer Präsentation stecken dürfen.

Punkt 5: Projektsitzung

Der nahe Verwandte der Konzeptpräsentation ist Ihre Projektbesprechung mit wichtigen Entscheidern und Beeinflussern. Selbstverständlich werden Sie solche Besprechungen perfekt vorbereiten und das Gespräch professionell führen.

Nach dem Gespräch ist Ihre Projektbesprechung jedoch noch nicht zu Ende: nutzen Sie Ihre Chance, verfassen Sie eine klar strukturierte Besprechungsnotiz und verleihen Sie dadurch Ihren Argumenten und Ihrem Standpunkt noch mehr Gewicht indem Sie diese am Ende der Notiz übersichtlich zusammenfassen. Ja, auch so können Sie Ihre Gesprächspartner ein wenig beeinflussen.

Ja, und welches Gespräch verdient es noch, dass Sie Ihre Zeit in die Formulierung einer Gesprächsnotiz stecken?

Punkt 6: Entscheidungsgespräch

Selbstverständlich werden Sie für jedes Entscheidungsgespräch ein sauberes Protokoll erstellen und mit Ihren Gesprächspartnern teilen. Bei Entscheidungsgesprächen geht es darum, ob Sie den Zuschlag erhalten werden oder eben nicht. Beachten Sie an dieser Stelle:

 

Es ist vollkommen unerheblich, wie die Entscheidung gefallen ist!

Werden Sie den Auftrag erhalten, dann erstellen Sie unbedingt eine schriftlich Notiz, worin Sie die Eckpunkte Ihres Deals zusammenfassen und sich selbstverständlich für das Vertrauen bedanken. Im Jubel der Sieger geht das leider oft unter.

Sobald dann aber die ersten Missverständnisse auftauchen, ist es sehr wertvoll, wenn es schriftliche Notizen dazu gibt.

Ja, und was machen Sie, wenn Sie den Zuschlag nicht bekommen haben?

Auch dann werden Sie sich ein Herz fassen und das Gespräch kurz zusammenfassen und sich ebenfalls bedanken. In diesem Fall bedanken Sie sich dann eben für die produktiven und offenen Gespräche und sie betonen, dass Sie die Entscheidung Ihres Kunden respektieren.

Auf keinen Fall schlagen Sie jetzt eine Türe zu – sondern ganz im Gegenteil: Laden Sie an dieser Stelle Ihren Kunden nochmals schriftlich dazu ein, dass er sich bei künftigem Bedarf gerne an Sie wenden darf und Sie sich dann erneut um eine passende Lösung bemühen werden.

Ich bin der festen Überzeugung:

Und genau das ist die Stelle dazu. Also – auch wenn Sie keinen Zuschlag bekommen – zeigen Sie Würde und verlieren Sie in Würde.

Ich sehe das so:

4. Wie Sie Ihre wirkungsvolle Gesprächsnotiz erstellen

Fragen Sie zu Beginn Ihres Gesprächs, ob es für alle Teilnehmer in Ordnung ist, wenn Sie Notizen machen. Niemand wird etwas dagegen haben, Ihre Frage ist somit der Höflichkeit geschuldet.

Nach dem Gespräch fassen Sie die die relevanten Gesprächsthemen zusammen und verteilen diese schriftliche Zusammenfassung an alle Gesprächspartner.
Bitten Sie am Ende Ihrer Zusammenfassung die Empfänger um Ergänzungen, Korrekturen und Kommentare.

Meine Erfahrung ist, dass kaum einer der Personen im Verteiler je von der Möglichkeit Gebrauch macht. Das sollte Sie aber nicht weiter stören sondern ganz im Gegenteil – das bedeutet für Sie, dass Ihre Version der Zusammenfassung akzeptiert ist.

Zum Inhalt Ihrer Zusammenfassung:

» Wer war beim Gespräch dabei: Titel, Vorname, Nachname, Firma und Funktion.

» Halten Sie fest, welche Themen besprochen wurden und welche Kommentare, Meinungen und Vorbehalte die einzelnen Besprechungsmitglieder dazu vorgebracht haben. Hier können Sie gezielt Reduzieren. Auch hier gilt: weniger ist mehr.

» Falls vereinbart wurde, dass auch Dritte über das Gespräch informiert werden, dann halten Sie auch das fest und setzen Sie diese Personen ebenfalls auf den Verteiler

» Halten Sie unbedingt Übereinstimmungen fest. Schreiben Sie vereinbarte Aufgaben fest und ganz wichtig – wer die Erledigung dieser Aufgaben zugesagt hat. Dazu ein Beispiel: Ihr Kunde hat zugesagt, eine genaue Anforderung für sein aktuelles Projekt zu senden. Was hier noch fehlt ist eine Frist zur Erledigung.

» Stellen Sie bereits im Gespräch sicher, dass auch Termine und Fristen für die Aufgaben vereinbart werden und führen Sie diese unbedingt bei den einzelnen Aufgaben an.

» Die nächsten Aktivitäten und die vereinbarten nächsten Schritte. Auch dazu ein Tipp: Ergreifen Sie bereits im Gespräch die Initiative und stellen Sie die Frage nach den nächsten gemeinsamen Schritten falls das aus dem Gespräch nicht klar hervorgeht.

» Konzeptentwurf: Wenn es sich um ein Gespräch zu einer konkreten Geschäftsmöglichkeit oder zu einem bestimmten Projekt handelt, dann können Sie Ihren Kunden positiv überraschen: erstellen Sie unangekündigt ein übersichtliches Grobkonzept für Ihren Lösungsvorschlag und senden Sie dieses gleich mit Ihrer Gesprächsnotiz mit.
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Für das Festhalten Ihrer Notizen während des Gesprächs empfehle ich Ihnen unbedingt, auf Ihren Laptop, auf das Smartphone und Ihr Tablet zu verzichten.

Schreiben Sie die Notizen handschriftlich mit, das ermöglicht Ihnen viel mehr Augenkontakt mit Ihren Gesprächspartnern. Außerdem sind Sie beim handschriftlichen Notieren viel flexibler und können sofort und blitzschnell Skizzen anfertigen und Zusammenhänge kennzeichnen.

Das wichtigste Argument ist hier aber der Augenkontakt. Wenn Sie ständig auf einen Bildschirm starren und in die Tastatur hämmern, dann sparen Sie insgesamt vielleicht ein wenig Zeit, können aber niemals ein flüssiges Gespräch aufbauen. Das schadet dem Aufbau der so immens wichtigen Vertrauensbasis mit Ihren Gesprächspartnern beim Kunden.

Nach dem Gespräch nutze ich Evernote für das elektronische Erfassen und Strukturieren meiner Notizen. Ich sehe mir den Entwurf dann noch einmal an und überarbeite die Notiz.
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Erst nach der Überarbeitung sende ich dann eine E-Mail an meine Gesprächspartner und dokumentiere das Gespräch im CRM. Das ist dann nur mehr sehr wenig Aufwand, da ich den Text aus dem E-Mail meist direkt ins CRM kopiere und dann gegebenenfalls noch ein paar interne Ergänzungen mache.

Manche CRM-Systeme unterstützen auch den Empfang von E-Mails. Dann können Sie Ihre E-Mail mit den Gesprächsnotizen auch direkt an Ihre CRM-Inbox weiterleiten und dem Vorgang oder Kunden zuordnen.

Bei extrem wichtigen Meetings lassen Sie am besten noch einen Kollegen, Mitarbeiter oder Vorgesetzten Korrektur lesen bevor Sie die E-Mail versenden.
Vielleicht haben Sie einen wichtigen Aspekt vergessen oder so manche Formulierung ist für andere nicht klar verständlich oder schlüssig.

Prüfen Sie doppelt und dreifach, ob Sie auch wirklich alle Gesprächspartner im Verteiler eingetragen haben.

Es ist peinlich wenn Sie jemanden vergessen. Übrigens – tragen Sie bitte niemals weitere Empfänger im Feld “bcc” (blind carbon copy) ein, das ist unseriös. Auch wenn es außer Ihrem bcc-Empfänger niemals jemand merken wird – machen Sie es nicht.

Wann Sie Ihre Gesprächsnotiz versenden

Innerhalb von etwa 5 Werktagen nach dem Gespräch sollten Sie die Gesprächsnotizen unbedingt senden, bei sehr wichtigen Besprechungen und bei Entscheidungs-Meetings natürlich schneller. In diesen Fällen sollten Sie die Notiz bereits bis zum nächsten Arbeitstag verteilen.

Ach ja, noch was: halten Sie Gesprächsnotiz übersichtlich. Niemand liest gerne einen 5000-Wörter Aufsatz. Begrenzen Sie Ihre Gesprächsnotizen auf etwa 500 Wörter, das ist ein Umfang den die meisten Empfänger auch zur Gänze lesen werden.

Beachten Sie bitte folgende Punkte:

 

Das Erstellen der Gesprächsnotiz ist zweifelsohne mit Aufwand verbunden.

In vielen Fällen dauert diese Nacharbeit genauso lange wie das Gespräch selbst oder sogar noch länger.

Dieser Aufwand ist für wichtige Gespräche aber mehr als gerechtfertigt, denn Sie steigern damit Ihre Erfolgschancen.

5. Warum Sie dadurch mehr Erfolg haben

Grund #1: Weil Sie so den Faden nicht verlieren.

Ihre Gesprächsnotiz ist ein herrliches Nachschlagewerk für den Fall, dass bis zum nächsten Treffen viel Zeit vergeht.

Grund #2: Ihre Gesprächsnotizen sind Gold wert

Das gilt besonders für den Fall, dass bei Ihrem Kunden die handelnden Personen und Entscheidungsträger wechseln. Wenn das der Fall ist, dann nehmen Sie Ihre zuletzt verfasste Gesprächsnotiz zur Hand und leiten diese an Ihre neuen Gesprächspartner weiter.

Gerne können Sie auch mehrere Notizen verteilen, wenn dies der besseren Transparenz der bisher gemachten Schritte und der eventuell bereits getroffenen Vereinbarungen dient.

Grund #3: Ihr Geschäftsfall gerät ins Stocken

Schreiben Sie dann aber keine E-Mails in denen Sie die Einhaltung der vereinbarten Schritte fordern. Das wäre kompletter Unfug. Suchen Sie jetzt unbedingt den persönlichen Kontakt in Form eines weiteren Gesprächs und bringen Sie dazu die relevante Gesprächsnotiz mit. Gehen Sie die wichtigsten Punkte daraus nochmals gemeinsam durch.

Besonders die getroffenen Vereinbarungen und die nächsten Schritte und die Aufgaben und Zuständigkeiten. Nicht immer aber manchmal führt das dazu, dass sich Ihre Gesprächspartner wieder den vereinbarten Schritten widmen und Sie können Ihre Geschäftsmöglichkeit weiterentwickeln. Vergessen Sie nicht – Vertrieb hat auch immer mit Wahrscheinlichkeiten zu tun.

Grund #4: Sie übernehmen die Kontrolle

Wenn Sie nicht die Kontrolle über Geschäftsvorgänge übernehmen, wer wird das an Ihrer Stelle tun? Richtig, dann übernimmt entweder jemand anderer die Kontrolle über Ihren Fortschritt oder aber – und das ist in den allermeisten Fällen so – niemand wird die Kontrolle dafür übernehmen.

Es ist Ihre Verantwortung im Vertrieb, Geschäftsmöglichkeiten aktiv zu entwickeln. Dazu ist es vorteilhaft, wenn Sie auch die Kontrolle über die einzelnen Vorgänge übernehmen können.

Keine Angst, damit nerven Sie Ihre Kunden nicht sondern Ihre Kunden werden Sie als professionellen Gesprächs- und Geschäftspartner wahrnehmen.

 

Viele Menschen in Ihrem B2B-Umfeld wissen nämlich, dass die meisten vereinbarten Aufgaben niemals durchgeführt werden. Da ist es eine willkommene Abwechslung, wenn jemand wie Sie die aktive Rolle übernimmt und dafür sorgt, dass gemeinsam weitergearbeitet und so ein Ergebnis erreicht wird.

Damit zeigen Sie allen am Geschäftsfall Beteiligten: Sie sind ein Profi, auf Sie kann man sich verlassen, Sie meinen es ernst und verfolgen Ihre Ziele.

Fazit

Klar, es ist mit Arbeit und Aufwand verbunden, Ihre Gesprächsnotizen zu erstellen und Sie investieren dafür Ihre wertvolle Zeit. Zeit, die Sie genauso gut für weitere Gespräche, Recherchen und für die Suche nach Lösungen für die Probleme Ihrer Kunden verwenden können.

Was nützt das allerdings, wenn Sie und Ihre Gesprächspartner vergessen haben, was Sie vereinbart hatten und welche gemeinsamen Ziele verfolgt werden sollten?

Im besten Fall fangen Sie dann immer wieder von vorne an, für die allermeisten Geschäftsfälle gilt dann jedoch, dass Sie Ihre Chance nicht nutzen konnten und die Möglichkeit für lange Zeit oder sogar für immer dahin ist.

Weil Sie aber ein Profi sind, lassen Sie es nicht so weit kommen und bringen Ihre Geschäftsmöglichkeiten zum Abschluss.

Sehen Sie Ihre Gesprächsnotizen wie Ihr Sicherungsseil beim Klettern: es ist gut, wenn Sie dieses nie brauchen werden aber es wird Sie im Ernstfall vor einem schmerzhaften Absturz bewahren.

Shownotes und Links zu dieser Episode:

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Diese Episode bildet die Fortsetzung der Podcast Episode 015 mit dem Titel “Lieber B2B-Verkäufer, wo haben Sie denn Ihre Künstler-Mappe?”.

In der Episode 015 haben Sie erfahren…

  • Was eine Künstler- bzw. Präsentationsmappe ist
  • Wofür Ihre Präsentationsmappe im technischen B2B-Vertrieb nützlich ist
  • Und welches Medium sich für Ihre Präsentationsmappe am besten eignet

In dieser Episode erfahren Sie…

  • Wie Sie Ihre Präsentationsmappe richtig aufbauen
  • Welche Bereiche und welchen Inhalt Ihre Präsentationsmappe umfassen sollte
  • Und Sie lernen Ihre Präsentationsmappe zu erstellen und aktuell zu halten

In der vorhergehenden Episode 015 haben Sie von meinem Konzept für eine Künstlermappe für Ihre Aufgaben im technischen B2B-Vertrieb erfahren.
Wenn Sie die Episode 015 noch nicht gehört haben, dann empfehle ich Ihnen, das jetzt nachzuholen.

Der Inhalt der heutigen Episode schließt direkt an und somit gehen wir gleich zum nächsten Thema – nämlich:

Der wirksame Aufbau Ihrer Präsentationsmappe

Ich empfehle Ihnen wie im ersten Teil zu diesem Thema erklärt, die folgenden 5 Bereiche für Ihre Präsentationsmappe zu verwenden:

  1. Welche Geschäftsfälle konnten Sie zuletzt gewinnen
  2. Was werden Ihre nächsten Abschlüsse sein
  3. Wie sieht es mit dem Nachschub für Ihre Neugeschäfte aus
  4. Welche weitere Ideen haben Sie für die Entwicklung Ihres Neugeschäfts
  5. Bei welchen Zielkunden haben Sie Ihre Aktivitäten eingestellt

Hier die Vorlage für Ihre Präsentationsmappe auf Slideshare:

Hier einige Erläuterungen dazu:

1. Gewonnen

Beantworten Sie folgende Frage: Welche Kunden und Geschäftsmöglichkeiten konnten Sie in jüngster Vergangenheit gewinnen?

» Beschreiben Sie die 2 bis 3 wesentliche Erfolge aus den vergangenen 6 bis 12 Monaten. Führen Sie nur solche Erfolge an, die Sie auch gerne Ihrem Geschäftsführer immer wieder gerne berichten.

Lassen Sie also besser die Mini-Erfolge weg wo Sie nur niedrig-hängende Kirschen gepflückt haben. Sie wissen was ich damit meine.

Mit der Durchsicht der gewonnen Kunden motivieren Sie auch sich selbst wieder, wenn Sie einen Durchhänger haben und aus Ihrer Sicht derzeit alles nur schleppend voran geht.

Aus Episode 015 wissen Sie ja bereits: keine Romane schreiben sondern nur 1 Folie pro gewonnenem Kunden oder Geschäftsfall erstellen. Über den Inhalt dieser Folie erfahren Sie im nächsten Punkt noch mehr.

2. Nächste Abschlüsse

Das sind Ihre Zielkunden, mit denen Sie bereits ein fortgeschrittenes Stadium erreicht haben.
Ihre große Überschrift für diese Kunden lautet:

Ich werde diese Kunden gewinnen. Punkt.

Sie wissen genau, wo Sie bei jedem dieser Zielkunden stehen, was als nächstes passieren wird und warum Sie diesen Kunden gewinnen werden.

Wichtig ist hierbei: Sie sind fest davon überzeugt, dass Sie die hier beschriebenen Geschäftsfälle gewinnen werden, die einzige Variable ist die Zeitachse.

» Konzentrieren Sie sich auf Ihre 2 bis 4 Zielkunden und Geschäftsmöglichkeiten, die Sie sich als nächstes holen werden.

Tipp: Machen Sie nicht den Fehler, sich zu verzetteln. Niemand wird Ihnen abnehmen, dass Sie an 10 oder gar 15 extrem wichtigen Kunden arbeiten, die Sie in nächster Zeit alle fix abschließen können.

Damit werden Sie unglaubwürdig und Sie erreichen das Gegenteil von dem was Sie mit Ihrer Präsentationsmappe bezwecken.

Sie wollen ja in wenigen Minuten einem interessierten Menschen klar darstellen können, welchen Erfolg Sie als nächstes anstreben und warum das funktionieren wird.

3. Nachschub

Nennen Sie Ihre Zielkunden, mit denen Sie Ihre Arbeit bereits aufgenommen haben.

Ihre Evaluierung ist abgeschlossen und Sie haben natürlich auch schon Ihre diesbezüglichen Erstgespräche durchgeführt. Sie haben festgestellt, dass Sie gute Voraussetzungen für die positive Entwicklung von Geschäftsmöglichkeiten bei diesen Kunden haben.

Für einen positiven Abschluss können Sie aber jetzt noch nicht Ihre Hand ins Feuer legen, dazu ist diese Opportunity noch nicht weit genug fortgeschritten.

» Im Abschnitt “Nachschub” können Sie auch eine etwas höhere Anzahl an Zielkunden und Geschäftsmöglichkeiten beschreiben. Aus meiner Erfahrung heraus macht es jedoch Sinn, hier eine Obergrenze von 5 Geschäftsfällen einzuhalten.

Vergessen Sie nicht – Ihre Präsentationsmappe soll so kompakt sein, dass Sie diese innerhalb weniger Minuten jemandem zeigen können und dieser jemand soll sich dann ein Bild von Ihrer Arbeit machen können.

“Mehr hilft mehr” ist in diesem Zusammenhang nicht das richtige Rezept.

4. Pool

Das ist Ihr Ideen-Pool an künftigen Zielkunden.
016_pool

Hier beschreiben Sie, welche Geschäftsmöglichkeiten und Zielkunden Sie gerade evaluieren. Haben Sie das Ziel, neue Marktbereiche zu adressieren: dann führen Sie Ihre Aktivität ebenfalls im Pool an.

Sie haben vor, Fachmessen zu besuchen, um in einer bestimmten Branche nach potentiellen Kunden zu suchen? Dann rein damit in diesen Pool.

Dieser Abschnitt eignet sich auch gut für die kurze Beschreibung weiterer geplanter Aktivitäten mit dem Ziel, künftige Geschäftspartner zu finden.

» Für die Darstellung Ihres Pools eignet sich eine übersichtliche Auflistung am besten. Zu jedem Listeneintrag können Sie dann in ein paar Stichwörtern erläutern, welches Ziel Sie damit verfolgen.

Zählen Sie einfach Unternehmen, Aktivitäten, Messen, et cetera auf. Fassen Sie Ihren Pool in einer separaten Folie Ihrer Präsentationsmappe zusammen.

Falls sich das überhaupt nicht ausgehen sollte – weil Sie etwa der Beschreibung Ihrer Aktivitäten in einem neuen Marktbereich mehr Beachtung schenken wollen – investieren Sie in eine zweite Folie, das soll es aber dann gewesen sein.

5. Beendet

Beschreiben Sie verlorene Geschäftsmöglichkeiten oder solche, die Sie aufgrund fehlender Nutzenargumente in die Schublade gelegt haben.

Das tut natürlich ein wenig weh, denn hier finden Sie auch ehemalige Zielkunden, wo Sie Ihren Mitbewerbern den Vortritt lassen mussten…

Warum Sie auch diese schmerzhafte Seite Ihrer Arbeit in die Präsentationsmappe geben sollten?

» Andere Vertriebskollegen haben vielleicht ähnliche Erfahrungen gemacht und das gleiche Ergebnis erzielt. So finden Sie gemeinsam Schwachpunkte in Ihrem Nutzenangebot an denen Sie arbeiten können.

» Es hilft Ihnen und Ihrer Organisation bei der Festlegung, in welchen Bereichen Sie künftig weniger oder keine Energie mehr hineinstecken werden, da es nicht Ihre Spielwiese ist.

» Außerdem besteht die Möglichkeit, dass jemand, dem Sie diese Folien zeigen eine Idee dazu hat, wie Sie dennoch wieder aktiv werden können.

» Oder einer Ihrer Kollegen hat einen anderen Kundenzugang oder kennt ähnlich gelagerte Referenzen, die Sie für einen Neustart nutzen können.

Auf diese Art und Weise reflektieren Sie jene Geschäftsmöglichkeiten, bei denen Sie in der Vergangenheit nicht weitergekommen sind – vielleicht gibt es künftig einen anderen Weg den Sie beschreiten können.

Wenn Sie nicht reflektieren, wird Ihnen dieser Weg jedoch nicht aufgezeigt werden können.

Ach-ja, noch was: Es ist klar, dass Sie im professionellen B2B-Vertrieb mit Niederlagen rechnen müssen. Also ist es absolut OK, wenn Sie einige Ihrer Niederlagen hier festhalten. Das unterstreicht Ihren Sinn für Offenheit und Ehrlichkeit.

Widmen Sie sich im Bereich “Beendet” aber ebenfalls nicht mehr als Ihren 2 oder 3 bedeutendsten Geschäftsfällen, die Sie ad acta legen mussten.

Der Inhalt eines Steckbriefs

Der Steckbrief macht gemeinsam mit Ihnen Ihre Entwicklungs-Reise mit Ihrem Zielkunden durch.

Das bedeutet, dass der Steckbrief kein statisches Dokument bzw. eine einmal erstellte Folie ist, die Sie dann nie wieder verändern.

Genau das Gegenteil ist der Fall: Sie aktualisieren diese Folie regelmäßig, so dass der Inhalt dem Status des jeweiligen Geschäftsfalles entspricht.

Sobald Geschäftsmöglichkeiten und Zielkunden es vom “Pool” in den “Nachschub” oder zu den “nächsten Abschlüssen” schaffen, erstellen Sie einen Steckbrief.

Das gilt natürlich auch, wenn es keine Vorgeschichte gibt und es sich sozusagen um einen Quereinsteiger in Ihre Präsentationsmappe handelt.

Für den Muster-Steckbrief können Sie gerne meine Vorlage verwenden. Den Link zur Vorlage finden Sie in die Shownotes dieser Episode.

Der Kopfbereich

Ganz oben natürlich der Name des Zielkunden und der Geschäftsmöglichkeit. Nutzen Sie dazu am besten die Überschrift – also die Headline der Folie.

» In die Headline können Sie auch die Entwicklungsstufe der Geschäftsmöglichkeit festhalten – also: “Gewonnen”, “Nächster Abschluss”, “Nachschub”, “Pool” und “Beendet”.

» Ihr eigener Name und Ihre Funktion im Unternehmen sollten Sie übrigens auch im Steckbrief festhalten. Das ist praktisch für den Fall dass Sie Ihre Folie weiterleiten.

Jedem, der die Folie vor sich hat, soll schließlich klar sein, dass Sie an dieser interessanten Geschäftsmöglichkeit arbeiten. Ein wenig Selbstmarketing schadet nie.

» Nun deklarieren Sie den Umfang der Geschäftsmöglichkeit: Produktegruppen, Lösung bzw. Dienstleistungen und natürlich das Volumen des Neugeschäfts – wie hoch ist das Potential des Kunden, dass Sie adressieren und gewinnen können.

Geben Sie eine Indikation, ob Sie bereits im aktuellen Geschäftsjahr mit Umsätzen rechnen und wie hoch diese ausfallen können.

Das ist zu Beginn eine grobe Schätzung, das ist klar. Diese Schätzung können Sie aber nach und nach genauer festlegen.

» Führen Sie im Steckbrief auch Ihre Gesprächspartner beim Zielkunden an und – ganz wichtig – deren jeweilige Funktion.
Sie wollen ja klar demonstrieren, dass Sie den Kunden schon gut aufbereitet haben und dass Sie wissen wer die Entscheidungsträger und Beeinflusser bei Ihrem Zielkunden sind. Genau mit diesen Personen stehen Sie in Kontakt.

» Was ist Ihre Strategie, die Sie für die Entwicklung dieses Kunden anwenden? Auch dazu sollten Sie ein paar Worte für den Steckbrief finden.

Die Strategien sind natürlich von Organisation zu Organisation unterschiedlich – es kann auch ein bestimmter Fokusbereich sein, den Sie bei diesem Kunden setzen.

Hier einige Beispiele dazu. Geht es um…

 

…einen wirtschaftlichen Ansatz?

…einen wirtschaftlichen oder kommerziellen Ansatz?

…die Kostenreduktion bei der Beschaffung oder im Engineering?

…steht das Unternehmen in Verbindung mit einem bereits bestehenden Kunden Ihres Unternehmens?


…et cetera

All die bisher genannten Inhalte des Steckbriefs können Sie als Aufzählung im oberen Teil der Folie platzieren.

Ein aussagekräftiges Bild

» Nachdem es sich um eine PRÄSENTATIONSmappe handelt, sollten Sie unbedingt auch ein Bild auf jedem Steckbrief platzieren.
016_Maschine

Entweder ein Bild der Anlage oder der Maschine des Kunden, ein Foto der Anwendung oder eines bestimmten, wichtigen Detailfunktion oder falls Sie gar nichts Verwertbares zur Verfügung haben: platzieren Sie zumindest das Logo des Unternehmens. Auch ein Bild vom Firmenstandort Ihres Kunden können Sie einfügen.

Die Kurzbeschreibung

» Ja, und dann werden Sie natürlich noch ein paar Zeilen mit einer kurzen Beschreibung des Geschäftsfalls verfassen. Dort sollten Sie Ihre Mitbewerber für diesen Geschäftsfall nennen falls es welche gibt. Und in den meisten Fällen gibt es diese ja.

Aus der Beschreibung geht der aktuelle Status bezüglich der Entwicklung der Geschäftsbeziehung hervor und Sie halten einen groben Fahrplan für den nächsten Schritt oder die nächsten Schritte fest.

Falls Ihnen bereits Informationen dazu vorliegen und Sie den Geschäftsfall gut einschätzen können: Skizzieren Sie auch den Zeitplan für Ihre nächsten Schritte.

Das war’s für den Steckbrief.

Und das soll sich alles auf einer Folie ausgehen?

Ja, das geht sich aus. Ihre Beschreibung sollte höchstens zwischen 50 und 80 Wörter umfassen. Mit Schriftgröße 16 geht findet dieser Text auf einer halben Powerpoint-Folie gut Platz.

Die obere Hälfte der Folie nutzen Sie für die vorhin beschriebenen Kopf-Informationen zum Geschäftsfall.

Wie Sie Ihre Präsentationsmappe erstellen und aktuell halten

Wenn Sie Ihre Präsentationsmappe erstmals erstellen dann nehmen Sie am besten die Vorlage für Ihre Firmenpräsentation zur Hand und machen Sie sich vorab eine Vorlage.

Nehmen Sie zusätzlich auch meine Vorlage zur Hand, dann haben Sie schon eine sehr gute Richtung die Sie einschlagen können.

Erstellen Sie – wie für jede andere Präsentation auch – ein passendes Deckblatt.

Hier führen Sie den Titel der Präsentation an – etwa “Präsentationsmappe für die Geschäftsentwicklung” oder so ähnlich und natürlich Ihren Namen und Ihre Funktion im Unternehmen.

Die nächste Folie in Ihrer Präsentationsmappe widmen Sie der Agenda.

Jede professionelle Präsentation gibt zu Beginn Auskunft über den Inhalt.

Führen Sie hier die fünf Bereiche an, die Sie in Ihrer Präsentationsmappe behandeln – also…

  1. Gewonnen
  2. Nächste Abschlüsse
  3. Nachschub
  4. Pool
  5. Beendet

Wählen Sie dafür am besten für Ihr Arbeitsumfeld passende Bezeichnungen aus. Falls Sie dafür keine bestehenden Ausdrücke im Unternehmen verwenden – dann nehmen Sie einfach die hier genannten Bezeichnungen und setzen Sie selbst den Standard in Ihrer Organisation.

Nun erstellen Sie eine Vorlage für Ihre künftigen Steckbriefe.

Für neue Steckbriefe müssen Sie dann nur mehr diese Vorlagenfolie kopieren und die relevanten Inhalte einfügen.

Wenn Sie immer wieder von neuem überlegen müssen was alles in den Steckbrief rein soll, dann vergeuden Sie Ihre wertvolle Zeit. Nutzen Sie also unbedingt eine Vorlage dafür.
016_Buntstifte

Erstellen Sie noch eine Vorlage für Ihre Pool-Folie.

Das geht ganz einfach, der Pool wird ja wahrscheinlich wie vorhin beschrieben aus einer Aufzählung bestehen.

Damit haben Sie Ihre Vorlage für Ihre Präsentationsmappe auch schon fertig.

Zeit einplanen.

Für die allererste Erstellung Ihrer Präsentationsmappe sollten Sie ausreichend Zeit einplanen.

Ich rate Ihnen – reservieren Sie sich dafür einen ganzen Arbeitstag für die Erstellung und einen weiteren halben Tag für die Überarbeitung und Verfeinerung.

Tipp: Lassen Sie bis zur Überarbeitung einige Arbeitstage verstreichen, dann haben Sie wieder einen neuen, etwas distanzierten Blick auf die Inhalte.

Planen Sie deshalb für die erste Erstellung einen ganzen Tag ein, da Sie viel Zeit dazu verwenden werden, die für die einzelnen Steckbriefe erforderlichen Infos zusammen zu stellen.

Wahrscheinlich haben Sie alles in Ihrem CRM-System gut dokumentiert; aber selbst das Zusammentragen und Filtern der relevanten Infos benötigt Zeit. Mehr Zeit als Sie denken…

 

Das ist ja auch genau einer der Hauptgründe, warum Sie eine Präsentationsmappe führen: damit Sie alle relevanten Infos zu Ihren Zielkunden kompakt zusammengefasst und ständig griffbereit haben und nicht erst stundenlang das CRM durchleuchten müssen!

Diese eineinhalb Tage sind eine gut investierte Zeit. Das ist eine Investition in Ihre künftigen Vertriebserfolge und Geschäftsabschlüsse.

Gönnen Sie sich dafür auch die notwendige Ruhe und Konzentration!

 

So aktualisieren Sie Ihre Präsentationsmappe

Das Updaten oder aktuell Halten Ihrer Präsentationsmappe geht sehr rasch.

Machen Sie das am besten monatlich. Setzen Sie sich eine Erinnerung etwa zum Monatswechsel und reservieren Sie dafür – je nach dem Umfang Ihrer Präsentationsmappe – 1 bis 2 Stunden.

Den einen oder anderen Steckbrief werden Sie neu erstellen, die anderen werden ja nur überprüft und ergänzt.

Nicht mehr relevante Steckbriefe löschen Sie aus Ihrer Präsentationsmappe, diese soll ja nicht nach den ersten Updates überquellen.

Beachten Sie auch den folgenden, sehr positiven Nebeneffekt:

Das monatliche Update zahlt sich auch deshalb für Sie aus, da Sie dabei sofort erkennen, wenn Sie einen wichtigen Zielkunden aus Ihrem Fokus verloren haben oder die Entwicklung ins Stocken geraten ist.

In diesem Fall planen Sie im Zuge der Überarbeitung Ihrer Präsentationsmappe auch gleich die nächsten Aktivitäten und halten Sie diese fest. Dazu haben Sie ja Ihr CRM, Ihre Aufgaben-Liste oder Ihren Kalender.

Und falls Ihnen selbst nicht gefällt was in Ihrer Präsentationsmappe steht dann ist das auch gut!

In diesem Fall machen Sie sich Gedanken darüber, wo und wie Sie neue Zielkunden und Geschäftsmöglichkeiten ausmachen können. Nächsten Monat wird Ihnen dann Ihre Präsentationsmappe bereits besser gefallen.

Das Aktualisieren Ihrer Präsentationsmappe ist also nicht nur eine administrative Aufgabe sondern auch eine wichtige Strategie-Sitzung, die Sie mit sich selbst abhalten.

Betrachten Sie die Zeit dafür als wirklich wichtige Investition in Ihre künftigen Erfolge.

Machen und halten Sie Ihre Präsentationsmappe verfügbar machen

Die aktuelle Version meiner Präsentationsmappe gebe ich in meine dazu passende Evernote-Notiz und dann drucke ich die Präsentation einmal für mich selbst aus.

Ab in die Aktentasche damit und fertig.

Wenn Sie die Präsentation so ausdrucken, dass 2 Folien auf einer Seite dargestellt werden, dann haben Sie auf gerade Mal 6 bis 8 Seiten Papier eine tolle, kompakte Mappe beisammen, die Sie jederzeit gerne zur Hand nehmen werden.

Das Fazit aus den beiden Episoden zum Thema “Präsentationsmappe”:

Was im künstlerischen Bereich die Präsentationsmappe ist können Sie in Ihrem Business Kontext als “Executive Summary” Ihrer B2B-Vertriebstätigkeit verstehen.

Als Designer werden Sie ohne Präsentationsmappe in Ihrem Umfeld nicht bestehen können, in diesem Kontext ist das ein absolutes Erfordernis und wird von potentiellen Auftraggebern erwartet.

Im technischen B2B-Vertrieb ist das anders: hier erwartet niemand Ihre Präsentationsmappe.

Wahrscheinlich kennen die meisten Menschen in Ihrem beruflichen Umfeld nicht einmal dieses Konzept. Genau das ist es jedoch, was Sie für sich nutzen können – sozusagen das “Überraschungsmoment”.

Nutzen Sie diese Chance und zeigen Sie Ihrer Umgebung und vor allem sich selbst, dass Sie nicht durchschnittlich sondern ein Profi sind.

Sie haben mehr zu bieten als nur von einem Geschäftsfall zum nächsten zu stolpern und hin und wieder zufällig einen Erfolg zu landen.

Sie haben einen Plan, Sie verfolgen eine klare Strategie und das sollten Ihre Kollegen, Ihre Mitarbeiter und Ihre Vorgesetzten auch wissen.

Shownotes und Links aus dieser Episode:

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In dieser Episode erfahren Sie…

  • Was eine Künstler- bzw. Präsentationsmappe ist
  • Wofür Ihre Präsentationsmappe im technischen B2B-Vertrieb nützlich ist
  • Welches Medium sich für Ihre Präsentationsmappe am besten eignet

Da dieses Thema sehr umfassend ist, finden Sie den zweiten Teil in der nächsten Podcast Episode 016. Dort geht es dann nahtlos weiter.

In der folgenden Episode 16 erfahren Sie…

  • Wie Sie Ihre Präsentationsmappe richtig aufbauen
  • Welche Bereiche und welchen Inhalt Ihre Präsentationsmappe umfassen sollte
  • Wie Sie Ihre Präsentationsmappe erstellen und aktuell zu halten

Für diesen Beitrag nehme ich Anleihe an einer gänzlich anderen Branche, nämlich an der Kunst- und Mode-Branche.

Was gibt es dort zu finden, was uns beim Meistern unserer Herausforderungen im technischen B2B-Vertrieb helfen könnte?

Der Titel der Episode hat schon ein wenig davon verraten – heute geht es um das Führen einer Künstler-Mappe. Damit gleich zur Frage…

Was ist eine Künstler-Mappe?

Künstler haben Ihre Mappe mit den Entwürfen, Ihren Meisterwerken und Ihren jüngsten Erfolgen stets dabei:

 

Ein Bildhauer hat eine Präsentationsmappe mit Fotos seiner Meisterstücke, die er hegt und pflegt und laufend erweitert
Ein Schriftsteller hat Leseproben seiner Werke dabei
Ein Fotograf hat zur Demonstration seines Könnens seine Fotopräsentation immer mit auf Reisen


Jetzt fragen Sie sich: was hat das alles mit mir zu tun? Ich bin Verkäufer im B2B-Umfeld und kein Künstler…!
015_Kunst
Nun – ich meine:

Schon alleine deshalb sollten Sie eine Präsentationsmappe haben. Nur – in Ihrer Präsentationsmappe haben Sie keine Skizzen Ihrer jüngsten Modelle oder Fotos Ihrer erfolgreichsten Bilderserie. Sie haben andere Inhalte, die Ihre Präsentationsmappe einzigartig machen.

Was in einer Präsentationsmappe eines technischen B2B-Vertriebsprofis alles enthalten ist:

  1. Welche Kunden Sie jüngst gewinnen konnten
  2. Zielkunden, mit denen Sie ein bereits sehr fortgeschrittenes Stadium erreicht haben
  3. Neue Kontakte, mit denen Sie zu arbeiten begonnen haben und wo Sie gute Voraussetzungen haben
  4. Ihr Pool an künftigen Geschäftsmöglichkeiten und Zielkunden
  5. Geschäftsmöglichkeiten bei denen Sie Ihre Aktivitäten vorerst beendet haben

Auf die einzelnen Bereiche Ihrer Präsentationsmappe komme ich etwas später noch genauer zu sprechen. Bevor ich das mache, beantworte ich jedoch folgende Frage – vielleicht stellen Sie sich diese schon seit einigen Minuten:

Wofür brauchen Sie im technischen B2B-Vertrieb eine Künstler- oder Präsentationsmappe?

Dazu beschreibe ich am besten die Situation, in der Sie stecken:
Sie leisten extrem viel Vorarbeit, bis Ihr Kunde zu einer Entscheidung kommt, Ihre Lösung einzusetzen.

Danach folgt entweder das abrupte Aus oder es geht an die Umsetzung mit dem Kunden und Sie haben einen weiteren, langen Weg vor sich bis sich Ihr Erfolg endlich in Form von Umsätzen in den Sales Reports auswirkt.

Sie wissen also für lange Zeit nicht, ob Sie jemals Früchte aus Ihrer Arbeit ernten werden können.

» Ein Tischler hat es in dieser Hinsicht einfacher: er sieht jeden Tag den Fortschritt seiner Arbeit und er bekommt regelmäßig klare und sichtbare Ergebnisse.

» Ein Friseur oder eine Friseurin sieht nach 30 Minuten das Ergebnis der erbrachten Leistung. Und zwar das direkte Ergebnis der Dienstleistung – das ist die Frisur – und auch das sofortige Feedback des Kunden – das lässt sich am Gesichtsausdruck in Bruchteilen einer Sekunde ablesen.

» Im Supermarkt sieht der Filialleiter jeden Tag den erzielten Umsatz und wie viele Kunden heute zugeschlagen haben.

Im technischen B2B-Vertrieb ist das grundlegend anders…

Sie arbeiten gleichzeitig an mehreren Zielkunden und vielen unterschiedlichen Geschäftsmöglichkeiten. Dazu müssen Sie monate- und jahrelange Vorarbeit erbringen, bis es endlich zu einem messbaren Umsatzergebnis kommt.

Wenn es soweit ist, dann liegen viele Akquise-Schritte hinter Ihnen, Sie haben Umwege und Kehrtwendungen gemacht.

Während dieser Zeit kommen immer neue Herausforderungen auf Sie zu, die Situation bei Ihrem Zielkunden verändert sich über Nacht, neue Mitbewerber betreten die Bühne und Ihr Kunde kommt mit Vorschlägen zu alternativen Lösungswegen und veränderter Aufgabenstellung um die Ecke.

Ihr Unternehmen bringt während Ihrer Arbeit neue Produkte auf den Markt, andere werden abgekündigt. Da ist es gut möglich, dass Sie während dieser Zeit Ihren Faden für die eine oder andere Geschäftsmöglichkeit verlieren.

“Das passiert mir nicht, ich habe doch alles ins CRM gepackt.”

Klar – nachdem Sie alles Wichtige sauber im CRM festhalten steht dort auch alles drinnen. Dort gibt es eine Menge an Einträgen, die in den Monaten und Jahren zusammenkommen, während Sie an Ihrer Geschäftsmöglichkeit arbeiten:

Dutzende Kundengespräche, E-Mails, offene und erledigte Aufgaben, Kommentare zu Telefongesprächen und andere Notizen.

Sie müssen richtig viel Zeit investieren, um aus dem CRM die essentiellen Informationen für jede einzelne Geschäftsmöglichkeit zusammen zu stellen.

Wofür brauchen Sie Ihre Präsentationsmappe noch?

Um den Fokus auf Ihre wichtigsten Geschäftsmöglichkeiten und Zielkunden nicht zu verlieren. Wenn Sie Ihren Job ernst nehmen und richtig aktiv sind, dann kommen jeden Monat neue, interessante Opportunities dazu.

Das kann schon Mal dazu verleiten, einen 1a-Zielkunden – wo allerdings in den vergangenen Monaten kein Weiterkommen war – einfach links liegen zu lassen.

Ein weiterer Grund für Ihre Präsentationsmappe:

Durch den Rückblick auf die jüngst erreichten Erfolge und gewonnene Kunden motivieren Sie sich selbst in Zeiten, wo Sie nur langsam weiterkommen.

Ja, und dann gibt es da noch die Review-Gespräche mit Ihrem Vorgesetzten…

Das ist immer ein riesen Aufwand, so ein Meeting vorzubereiten. Wenn Sie allerdings bereits eine gut gepflegte Präsentationsmappe haben, dann haben Sie den Großteil dafür schon in der Tasche.

Dann läuft auch das Review-Gespräch viel produktiver ab, da Sie gut vorbereitet sind und das Ihre Vorgesetzten oder Ihre Mitarbeiter auch merken.

Ihre Präsentation können Sie jederzeit auch mit anderen teilen.

Etwa mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern oder auch mit Ihrem oder Ihren Vorgesetzten – eventuell haben Sie ja mehrere davon…
Ihre Vorgesetzten werden Ihre Präsentationsmappe gerne verwenden, wenn Sie diese professionell führen.

Ein weiterer praktischer Fall, wo Sie Ihre Präsentationsmappe gut verwenden können ist…

Der Aufbau eines positiven Arbeitsklimas mit Ihren Kollegen.

Was Sie ja keinesfalls brauchen können sind Kollegen, die Sie mit Ihren Sorgen volljammern und immer Wissen dafür aufbauen wie etwas nicht geht oder was im Unternehmen alles nicht geht.
015_meeting
Drehen Sie das Spiel um, ziehen Sie Ihre Präsentationsmappe aus der Tasche und beenden Sie aktiv die Jammerei:

Pushen Sie sich im Kollegium gegenseitig und richten Sie sich auf, wenn es Mal nicht laufen sollte.

Geben Sie sich gegenseitig Ideen und Inputs; das können Sie aber nur machen, wenn Sie in kurzer Zeit über Ihre Geschäftsmöglichkeiten Auskunft geben können bzw. können Sie nur helfen, wenn Ihnen Ihr Kollege innerhalb weniger Minuten für seine Zielkunden ein klares Bild geben kann.

Hier ist noch ein Klassiker: Sie sind im Büro in der Firma weil Sie einiges zu erledigen und zu klären haben und marschieren am Büro des Geschäftsführers vorbei.

Der Geschäftsführer kommt just in dem Moment aus seinem Büro heraus.

Er erblickt Sie und möchte natürlich wissen, wie es Ihnen geht und was denn so bei Ihnen läuft. Dann packen Sie Ihre Präsentationsmappe aus und – es kann losgehen…

Ich habe noch nie erlebt, dass das einen Geschäftsführer oder ein anderes Mitglied des Senior Managements nicht beeindruckt hätte.

Und vergessen Sie nicht: Sie haben nicht nur die Aufgabe, Ihr Geschäftsvolumen zu steigern und neue Kunden zu gewinnen, sondern auch sich intern entsprechend gut zu verkaufen. Warum?

Sie wollen schließlich die Ressourcen des Unternehmens bestmöglich nutzen

Wenn Sie Unterstützung anderer Abteilungen brauchen, ist es von Vorteil, wenn Entscheider bereits über Ihre Zielkunden Bescheid wissen.

Und Sie möchten schließlich auch den Rücken frei haben und sich nicht ständig rechtfertigen müssen, warum manche Dinge nicht so laufen wie sie sollten.

Und – es wird immer Dinge geben, die nicht laufen.

Es liegt an Ihnen, den Fokus auf die Bereiche zu richten, die Sie aktiv beeinflussen können und worin Sie gut sind. Das sind die Entwicklung Ihres Neugeschäfts und der Ausbau einiger Ihrer bestehenden Kunden.

Ehrlich gesagt: manchmal frage ich mich selbst danach, an welchen wichtigen Zielkunden ich gerade arbeite oder wer denn die wichtigsten davon sind.

Vor allem, wenn das Gefühl bei mir überwiegt, dass gerade überhaupt nichts weitergeht und eigentlich gar keine spannenden Geschäftsfälle in meinem Pool sind. Das ist ein Moment, an dem ich meine Präsentationsmappe zur Hand nehme und diese selbst durchgehe.

Welches Medium sich für Ihre Präsentationsmappe am besten eignet

Meine allererste Empfehlung zu diesem Thema: weg vom CRM.

Das CRM haben Sie nicht immer griffbereit und es dauert viel zu lange, bis Sie alle erforderlichen Informationen beisammen haben.

Ich führe meine Präsentationsmappe seit langer Zeit als Powerpoint-Präsentation. In der Präsentation habe ich eine (1) Folie pro Geschäftsfall – diese Folie bezeichne ich als Steckbrief der Geschäftsmöglichkeit oder des Zielkunden.

Das hat sich aus mehreren Gründen für das Führen der Präsentationsmappe bewährt:

 

Erstens müssen Sie sich knapp halten, Sie können auf einer einzigen Powerpoint-Folie keine Romane festhalten. Es ist das ideale Format, um die Essenz einer Geschäftsmöglichkeit innerhalb weniger Minuten mit anderen zu teilen.

Zweitens können Sie die Powerpoint-Datei jederzeit einem Kollegen, Ihrem Manager oder Ihrem Geschäftsführer weiterleiten. Rein in eine E-Mail, senden, fertig.

Drittens ist Powerpoint natürlich ideal dafür, um Ihre Geschäftsmöglichkeiten im Zuge einer Sitzung mit einem Projektor an die Wand zu werfen. Da müssen Sie gar nichts extra vorbereiten.


015_Projektor
Seit ich vor Jahren mit meiner Präsentationsmappe in Powerpoint gestartet bin, fertige ich regelmäßig einen Ausdruck davon an, den ich immer bei mir in meiner Aktentasche habe.

Das ist recht einfach, denn es sind ja nur wenige Seiten die Sie mit sich tragen – auf den Inhalt komme ich dann in der nächsten Episode zu sprechen.

Gleichzeitig habe ich meine Präsentationsmappe in einer Evernote-Notiz liegen, darauf habe ich von überall aus Zugriff – von meinem Rechner, von meinem Smartphone, von jedem Tablet aber auch über jeden Web-Browser auf dieser schönen Welt.

Hören Sie sich dazu am besten auch die Episode 12 mit dem Titel “15 Gründe – Warum Vertriebsprofis Evernote nutzen” an. Den Link dazu finden Sie in den Shownotes.

So habe ich meine Präsentationsmappe jederzeit bei mir, auch wenn ich ohne Aktentasche unterwegs bin.

Sie kennen das ja: Sie haben ein gemeinsames Firmen-Abendessen und … einer der Produktverantwortlichen möchte jetzt nicht von Ihnen wissen, was Sie im Urlaub alles gemacht haben sondern wo und wie Sie gedenken, seine herrlichen Produkte an den Mann oder an die Frau zu bringen.

Dann nehmen Sie Ihr Smartphone zur Hand, Evernote App öffnen – Notiz mit Präsentationsmappe klicken – und Sie können schon loslegen.

Dem Papier-Ausdruck gebe ich dennoch den Vorzug, den können Sie nämlich in Ihrer “normalen” Arbeitsumgebung immer in Ihrer Aktentasche mitnehmen und haben diesen innerhalb von 5 Sekunden zur Hand.

Und selbst wenn sich absolut niemand in Ihrer Arbeitsumgebung für Ihre Arbeit, Ihre Zielkunden und Ihre künftigen Geschäftsmöglichkeiten interessieren sollte – was ich mir kaum vorstellen kann – es ist ein tolles Gefühl, jederzeit die eigene Präsentationsmappe zur Hand nehmen zu können und genüsslich durchzublättern.

Das bringt neue Motivation, da Sie sofort Ihre bisher erreichten Ergebnisse und Erfolge vor sich sehen und sofort wissen, was bei Ihren wichtigsten Geschäftsmöglichkeiten als nächstes zu tun ist.

Ja, und das ist die perfekte Überleitung zur Erklärung…

Welche Inhalten Sie in Ihre Präsentationsmappe aufnehmen können

Damit befassen wir uns dann am besten in der nächsten Episode dieses Podcasts mit der Nummer 016.

In der folgenden Episode erfahren Sie dann…

  • Wie Sie Ihre Präsentationsmappe richtig aufbauen
  • Welche Bereiche und welchen Inhalt Ihre Präsentationsmappe umfassen sollte
  • Ich erkläre Ihnen, wie Sie Ihre Präsentationsmappe erstellen und aktuell halten
  • Und Sie bekommen eine Vorlage für die Ersterstellung Ihrer Präsentationsmappe zum Download

Shownotes und Links zu dieser Episode:

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Was der Negativitäts-Überfluss mit uns macht und wie Sie diesem entkommen und damit noch erfolgreicher werden

In dieser Episode erfahren Sie …

  • Warum ich seit Jahren keine Tageszeitung mehr lese und keine TV- und Radionachrichten mehr konsumiere
  • Warum Nachrichten zum allergrößten Teil aus negativen Inhalten bestehen
  • Was dieser Negativitäts-Überfluss auf Dauer mit Ihnen macht
  • Was uns Menschen zu diesem ungesunden Konsum an Informationen antreibt
  • Was Sie tun können, um dieser Negativspirale zu entkommen
  • Warum das für Ihre Verantwortung im Vertrieb so wichtig ist

Mein Erlebnis mit der heutigen Tageszeitung

Ich lese keine Tageszeitung. Schon seit vielen Jahren nicht mehr. Ich weiß, ich bin nicht der Erste, der Ihnen das erzählt. Ich erkläre Ihnen auch, was das alles mit Ihrem Erfolg im Vertrieb zu tun hat. Aber fangen wir ganz von vorne an…

Für meine Recherche zu diesem Artikel hatte ich mir überlegt:

“Schau doch heute Mal wieder in eine Zeitung rein, vielleicht hat sich ja einiges zum Positiven entwickelt.”

Also habe ich mir die Ausgabe einer bekannten, österreichischen Tageszeitung vom 24. Februar 2016 besorgt und habe begonnen, nur die Schlagzeilen zu lesen.

Gleich vorweg: zum Positiven hat sich in den Jahren seitdem ich keine Zeitung mehr lese offenbar gar nichts verändert. Leider. Was mir schon klar war, sehe ich jetzt noch viel klarer: Negatives, Angst und Schrecken an allen Ecken und Enden.

Ich habe hier die Headlines der ersten 10 Artikel für Sie festgehalten:

  • Missbrauch: Neue Hinweise
  • Den Flüchtlingsstrom stoppen
  • Lungenentzündung löste Tod einer Achtjährigen aus
  • Löwenzahn -Moderator Peter Lustig ist tot
  • Traditionsunternehmen seit 119 Jahren stellt heute Insolvenzantrag
  • Facebook startete Emoji-Symbole als Alternative zum “Like”-Button
  • Elf Wintersportler in Gondelbahn gefangen
  • Marsriegel-Rückruf: Plastikdeckel geriet in Schokomaschine
  • Welpenhändler nach Verurteilung wieder im Visier der Ermittler

So, das waren die ersten 9 Schlagzeilen.

Ich hatte beschlossen, zum Sport-Teil weiter zu blättern – dort wird es doch Jubel-Meldungen geben. Was ist hier als erstes zu lesen:

  • Drei Spiele Sperre für Leverkusen-Trainer Schmidt

Hey – sogar bei den Sportmeldungen geht es gleich mit einer Negativmeldung zur Sache: Trainer gesperrt. 3 Spiele weg…

Vergessen Sie nicht: ich bin Österreicher, die Zeitung die ich vor mir liegen habe ist eine österreichische Tageszeitung. Ich habe nichts gegen die Deutsche Bundesliga.

Doch: hat nicht unser Ski-Nationalheld Marcel Hirscher am Vortag den Parallelslalom in Schweden gewonnen? Ja, hat er – steht auch in der Zeitung. Aber erst nach den nicht ganz so aufbauenden Meldungen.

Also – fassen wir kurz zusammen: 8 von 10 Meldungen sind komplett negativ, ziehen mich wirklich hinunter.

Eine Achtjährige stirbt an einer Lungenentzündung. Das kann doch nicht sein: in einem bestens entwickelten Land mit erstklassiger medizinischer Versorgung – im Jahr 2016. Was wird denn da jetzt noch alles auf mich zu kommen, wenn schon komplett unschuldige Kinder unter besten Umgebungs- und Lebensbedingungen an einer einfachen Lungenentzündung sterben müssen.

Viele denken jetzt: Was soll’s – diese Welt geht ohnehin vor die Hunde.

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Naja, immerhin: 1 Meldung ist zwar auch nicht erfreulich, aber ich stufe sie dennoch als neutrale Information ein:

Peter Lustig ist tot. Das ist traurig, aber das Sterben gehört halt auchzum Leben. Aber… Herr Lustig war doch noch nicht so alt, oder? 78 Jahre steht im Zeitungsartikel in Zeile 3.

Da sieht man wieder, wie die Zeit vergeht – wir werden alle rasend schnell alt, die Zeit vergeht immer schneller. Eben war Herr Lustig noch im Fernsehen aktiv, schon ist er tot.

Das waren 9. Bleibt noch eine Meldung, die ich ebenfalls der informativen Natur zuordne:

Die Headline zur Story bezüglich des Facebook-Ersatzes mit den Symbolen. Kann einem egal sein, aber zumindest nicht negativ. Das ist ja schon was.

Die anderen 8 – naja – hab ich ja schon gesagt.

Was ist denn los in unserem Land, was geht da vor sich auf unserem Planeten, denke ich mir in diesem Moment?
Aber ich hatte noch Glück – da habe ich wirklich eine harmlose Tageszeitung erwischt, da gibt es noch ganz andere Kaliber, auch in Österreich…

Der Vollständigkeit halber: am Abend des 24. Februar habe ich mir dann auch noch die Nachrichten im Fernsehen zugemutet. Wie befürchtet war das nicht bessern. Im Gegenteil: Mehr Flüchtlinge, Mord, Anklagen, Gerichtsverhandlungen, Wirbelstürme, et cetera.

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Ich war echt froh, als endlich die Kultur-Redaktion des ORF an die Reihe gekommen war!

Der Film “Spotlight” ist wohl der große Oscar-Favorit. Sehr schön. Wenn Sie diese Episode hören, können Sie nachprüfen, ob diese Einschätzung richtig war. Am 28. Februar wurden die Oscars in Los Angeles verliehen…

Warum ist so Vieles negativ?

Ich möchte eines klarstellen: ich mache den Redakteuren keinen Vorwurf. Nachrichten werden so gestaltet, die Themen und Beiträge werden so gewählt, dass die Leserzahlen und Einschaltquoten möglichst hoch ausfallen.

Das Ziel ist also nicht, objektiv oder gar positiv zu berichten sondern möglichst viele Menschen mit den Inhalten zu erreichen.

Ja klar, es passiert auch sehr viel Schreckliches und Abscheuliches auf unserem Planeten, in unserem Land, manchmal sogar in unserer Stadt oder direkt in der Straße wo wir wohnen.

Es ist aber auch eine Frage der Wahrnehmung: passiert denn nur Negatives, gibt es wirklich nur 10% oder 20% aufbauende und erfreuliche Ereignisse über die berichtet werden kann?

Ich kann Ihnen aus meiner ganz persönlichen Sicht der Dinge schildern: Es gibt viel, viel mehr an herrlichen Ereignissen:

Menschen helfen anderen Menschen, Menschen erreichen Ziele, Krankheiten werden geheilt oder an ihrer Verbreitung gehindert, seltene Tierarten siedeln sich wieder an, eine noch junge, intelligente und inspirierende Persönlichkeit übernimmt Verantwortung in der Politik.

Sportbegeisterte haben ob des guten Wetters tolle Skitage genossen, eine lokale Initiative organisiert Unterkunft und Verpflegung für mehrere hundert Menschen, die ihre alte Heimat verlassen haben und den Weg zu einem besseren Leben angetreten haben.

Das hört nie auf, suchen Sie nach den positiven Aspekten in Ihrem Umfeld und Sie werden kein Ende finden.

Genau deshalb habe ich aufgehört, folgende Medien zu konsumieren:

  • Tageszeitungen
  • Illustrierte
  • TV-Nachrichten
  • Radio-Nachrichten
  • Online-Portale für Nachrichten und sonstige Sensationen

Es geht mir besser, seitdem ich bewusst entscheide, welche Informationen ich an mich heran lasse.

Und es geht meinem Umfeld besser, meiner Familie, meinen Kollegen, meinen Vorgesetzten, meinen Kunden. Weil es MIR besser geht.

Das hat übrigens nichts mit Ignoranz gegenüber der Umwelt und den Vorgängen auf unserer Erde zu tun. Auch nicht mit einer rosaroten Brille, durch die alles Betrachtete angenehm und wunderbar wirkt.

Das Geschehene lässt sich nicht mehr ändern, indem Sie diesem Ihre Aufmerksamkeit schenken. Sie können aber Ihren Fokus auf Aufbauendes, auf Positives lenken und so dafür sorgen, dass in Ihrem Umfeld ab sofort mehr Gutes, mehr Positives passiert.

Wir haben Verantwortung im Vertrieb übernommen und das darf uns Spaß machen.

Genau deshalb sollten wir eine positive Einstellung aufbauen – zu uns selbst, zu unserer Umwelt und zu den Menschen mit denen wir uns umgeben.

Was der Negativitäts-Überfluss mit uns macht

Analytisch betrachtet kann ich zumindest folgende 3 Effekte ausmachen, die ich bemerke, wenn ich die Inhalte der obig genannten Medien konsumiere. Sie sind…

 

Zeitfresser

Stimmungskiller

Motivationskiller

Zeitfresser

So viel ist klar: das Konsumieren dieser Inhalte kostet Zeit – unsere wertvolle Zeit.

Zeit, die wir nutzen können, um etwas zu schaffen, um etwas zu lernen, um anderen etwas zu geben, um Dinge zu verändern, um Erfahrung und Wissen zu Teilen, um Neues zu erschaffen – oder in dieser Zeit einfach Spaß zu haben.

Stimmungskiller

Mir ist eine bemerkenswerte Redewendung im Sinn geblieben:

“Ich muss ja nicht hinhören” oder “das höre ich nicht bewusst”.

In diesen Aussagen steckt eine wichtige Erkenntnis: Sie können bestimmen, ob Sie etwas bewusst wahrnehmen wollen – zumindest in den meisten Fällen.

Sie können aber nicht kontrollieren, ob ihr Unterbewusstsein die Inhalte verarbeitet. Und Ihr Unterbewusstsein verarbeitet und speichert die Informationen.

Ihr Unterbewusstsein kann nicht “nicht arbeiten”.

Motivationskiller

Wenn alles in Ihrem Denken schlecht, schwierig, fatal, katastrophal ist – wie wollen Sie sich dann jeden Tag dazu motivieren, einen neuen potentiellen Kunden zu erreichen?

Wie wollen Sie sich dazu bewegen, eine Herausforderung bei Ihrem wichtigsten Kunden zu meistern? Wie schaffen Sie es dann, eine Stunde früher aufzustehen oder zwei Stunden länger unterwegs zu sein, nur um zu erfahren, ob und wie Ihre neue Geschäftsmöglichkeit aussehen kann.

Sie werden sich dazu nicht motivieren können, wenn Ihr Unterbewusstsein ständig bremst und Ihnen mitteilt: das ist alles sinnlos, die Menschen sind schlecht, die Welt ist schlecht, alles ist schlecht.

Wirksame Methoden zur Selbstmotivation sind für unsere Aufgaben im technischen Vertrieb unerlässlich. Hören Sie sich dazu auch die Episode 5 mit dem Titel “Sind Sie noch motiviert?” an und erfahren Sie dort, wie Sie nachhaltig Ihre Motivation steigern und aufrechterhalten.

Dazu noch ein paar Gedanken…

Ganz ehrlich – ich habe früher oft während meiner Autofahrt ins Büro die Nachrichten im Radio gehört. Manchmal musste ich dabei weinen, etwa wenn ich wieder von schlimmen Vorfällen – vor allem mit Kindern – gehört hatte.

Was für ein mieser Start in einen neuen Arbeitstag. Meine Energie ist bei minus 100% und ich muss sehen, dass ich wieder halbwegs auf die Null-Linie zusteuern kann.

Durch das andauernde und ununterbrochene Konsumieren von Negativem richtet sich Ihr Fokus immer mehr auf Negatives. Sie fühlen sich ohnmächtig, da Sie das Geschehene nicht mehr ändern können.

Sie fühlen sich schuldig, weil Sie es nicht verhindern konnten.

Ein wichtiger Grund für mich, warum ich keine Nachrichten mehr konsumiere ist, dass ich mich in der Vergangenheit in fast allen Fällen nur als passiver Zuschauer von Tragödien gefühlt habe, auf die ich selber keinen Einfluss hatte.

Wenn jemand einen nahestehenden Menschen durch eine schwere Erkrankung, einen tragischen Unfall oder durch einen gemeinen Mordanschlag verloren hat, verringert es seinen Schmerz nicht im Geringsten wenn ich – ein vollkommen unbekannter, unbeteiligter medialer Passant davon erfahre.

Nachrichten führen zu massiven Störungen in unserer Wahrnehmung: wir interpretieren, überhören und überbewerten alles, was wir wahrnehmen so, dass es in unsere Vorstellung, in unserem Weltbild passt.

Schlimmer noch – wir halten es dann sogar für die reine Wahrheit. Je mehr Nachrichten wir aufnehmen, umso mehr verhärten sich unsere einseitigen Ansichten.

Nachrichten verhindern, dass wir selbst denken: wie einen Kübel Sangria saugen wir das Zeug wie mit einem Strohhalm in uns hinein. Wir haben nicht die Möglichkeit, das alles bewusst zu verarbeiten und darüber nachzudenken.

Daher können wir uns auch die meisten Schlagzeilen ein paar Tage oder Wochen später nicht mehr erinnern; zumindest nicht bewusst. Wie gesagt – unser Unterbewusstsein arbeitet nach wie vor damit.

Was treibt uns Menschen zu diesem ungesunden Konsum an Informationen an?

Allerlei Gründe machte ich ausfindig als ich fleißige Leser von Zeitungen und aufmerksame Konsumenten von TV- und Radio-Nachrichten zu ihrem Antrieb dazu befragt habe:

  • “Ich interessiere mich für Politik und möchte stets wissen was passiert”
  • “Immer wieder stoße ich in Zeitungen zufällig auf verwertbare Informationen für meine Interessen, mein Hobby und meinen Beruf”
  • “Es interessiert mich einfach, wenn etwas passiert”
  • “Wenn ich keine Nachrichten habe, dann verpasse ich Wichtiges”
  • “Ich kann mit anderen bei ihren Gespräche über das Weltgeschehen nicht mitreden”

Zu den wesentlichen Treibern für den Informationskonsum zählen also…

 

Die menschliche Neugier

Das Gefühl etwas Wichtiges zu verpassen

Der Drang “dabei sein” zu wollen


Zudem nutzen viele Konsumenten passende Scheinargumente und Ausreden für die Rechtfertigung der investierten Zeit obwohl sie bereits wissen, dass die erlangte Kenntnis über die “Neuigkeiten” keinen Nutzen für sie hat.

Ein Beispiel gefällig?

Zum Vorwand des politischen Interesses: Was nützt es, wenn Sie mehrmals am Tag den gleichen, unfertigen Status einer anstehenden Entscheidung oder Verhandlung erfahren?

Oder das Argument der zufällig erlangten nützlichen Informationen: Es gibt doch wirksamere Methoden als zufällig auf brauchbare Informationen zu warten. Nutzen Sie Ihre Zeit besser dafür, konkret nach den gesuchten Informationen zu stöbern.

Klar, im 19. Jahrhundert war das schwieriger aber in unserem Zeitalter mit Internet, Bibliotheken, et cetera sind wir nicht auf zufällig erlangte Informations-Fragmente angewiesen.

Im Gegensatz zum Nutzen der so erlangten Infos stehen jeoch die verheerenden Nebenwirkungen:

Durch ständiges Konsumieren von Nachrichten stumpfen Sie ab.

Wenn Sie mehrmals in jeder Woche von Raubmord, Kindermissbrauch, Unwetter- und Naturkatastrophen hören und lesen werden Sie das als ganz normal empfinden und da es negative Ereignisse sind werden Sie ganz schnell passiv. Sie geben auf, da Sie nichts gegen all diese schrecklichen Ereignisse unternehmen können.

Wirksame Lösungen und Auswege

Was können Sie nun machen, um dieser Negativspirale zu entkommen?

1) Selektieren Sie die Medien und Inhalte die Sie konsumieren und beschränken Sie diese

Mit Sicherheit kennen Sie das angenehme Gefühl im Urlaub, wo Sie tage- und wochenlang keine Meldungen erhalten. Unglaublich, wie zufrieden und entspannt Sie auf einmal den Alltag genießen können (klar, es hilft auch, dass der Arbeitsdruck und die damit verbundene Hektik weg ist).

Das heißt natürlich nicht, dass Sie nie wieder Tageszeitung lesen und Tagesschau, ZIB & Co sehen dürfen. Werden Sie sich jedoch über den negativen Einfluss auf Ihr Bewusstsein und vor allem auf Ihr Unterbewusstsein im Klaren. Jeder Mensch braucht Positives, Optimismus, Spaß und Lebensbejahendes für ein erfülltes, glückliches und gesundes Leben.

2) Nie wieder Fernsehen?

Nein, für mich das heißt es das keinesfalls. Nur – ich kontrolliere selbst, was ich an Inputs für mein Bewusstsein und Unterbewusstsein zulasse. Und ich kontrolliere das ganz bewusst.

Und vergessen Sie nicht: auch ohne das aktive Konsumieren von Nachrichten jeglicher Art erfahren Sie von großen Ereignissen. Garantiert.

3) Positive Ziele setzen und konsequent verfolgen

Was sind positive Ziele? Das sind Ihre Ziele, die Sie auf etwas zusteuern lassen. Positive Ziele beschreiben etwas, was Sie erreichen wollen.

Im Gegensatz dazu stehen die “weg von…” Ziele. Diese sind deshalb negativ, da es einer Flucht von einer aktuellen Situation gleichkommt.

Hören Sie dazu auch die Episode 10 meines Podcasts an: der Titel lautet “Werden Sie zielsicher wie Wilhelm Tell”. Den Link dazu finden Sie in den Shownotes zu dieser Episode.

4) Fokussieren Sie Positives

Nicht nur im Vertrieb aber besonders im Vertrieb ist es wichtig, positiv zu denken und positiv zu handeln. Schließlich wollen wir Menschen von unseren Produkten und Lösungen, von unseren Unternehmen und von uns selbst begeistern und überzeugen.

Probieren Sie das Mal, wenn Sie ständig traurig und schlecht drauf sind.
Das können Sie auf Dauer nur, wenn Sie mehr Positives an sich heran lassen als Negatives.

5) Meiden Sie den Kontakt mit notorischen “Negativlern”

Reduzieren Sie Ihre Zeit mit Menschen, die über alles schimpfen und jammern – es zieht Sie hinunter. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und beenden Sie aktiv Gespräche über negative Themen.

Wenn das auf Ihren Gesprächspartner absolut keine Wirkung zeigt, dann investieren Sie Ihre Zeit in Gespräche mit Menschen, mit denen Sie Spaß haben und Freude empfinden.

6) Lesen Sie regelmäßig

Lesen Sie ein unterhaltsames, inspirierendes Buch.
Lesen Sie Fachbeiträge und Fachbücher.
Lesen Sie motivierende und bildende Blogs.
Suchen Sie sich Zeitschriften, die mit Witz und unterhaltsam geschrieben sind und dennoch interessante Inhalte und Wissen vermitteln.

Ich lese zum Beispiel regelmäßig die Auto-Revue – obwohl ich kein Autofanatiker bin. Die Beiträge und Geschichten sind aber extrem unterhaltsam und lustig geschrieben. Das ist echt unterhaltsam.

7) Füttern Sie Ihren auditiven Kanal

Hören Sie inspirierende, bildende und unterhaltsame Podcasts.
Stellen Sie selbst Ihre Playlists mit Musikstücken für Ihr Smartphone zusammen.

Nutzen Sie Ihre Zeit auf Reisen, beim Warten, in öffentlichen Verkehrsmitteln und lauschen Sie den von Ihnen ausgewählten Inhalten und Kanälen.

8) Werden Sie aktiv und ergreifen Sie die Initiative

Zeigen Sie dem Ohnmachtsgefühl die kalte Schulter. Wenn Sie etwas verändern wollen und mehr Positives in die Welt setzen wollen:

Gehen Sie einfach spazieren: gehen Sie an die frische Luft, treffen Sie sich mit anderen Menschen und haben Sie Spaß. Hören Sie die vielfältigen Geräusche der Tierwelt, genießen Sie das Grün der Wiesen und Wälder um Sie herum.

Oder engagieren Sie sich in Vereinen und Gemeinschaften, Spenden Sie an Hilfsorganisationen und andere wohltätige Institutionen.

Fazit

Ich habe aufgehört, mich selbst mit falschen Vorwänden und Ausreden ständig mit negativen Nachrichten zu überschütten.
Niemand zwingt mich dazu.

Denken Sie darüber nach – ich bin sicher, dass auch Sie niemand dazu zwingt.

Übernehmen Sie selbst die Verantwortung dafür und die Kontrolle darüber, welche Informationen Sie an sich heran lassen. Lassen Sie sich nicht mehr fernsteuern und fremdbestimmen.

Wählen Sie bewusst positive Inputs, dann fällt es Ihnen auch sofort viel leichter, positiv zu denken. Sobald Sie positiv denken, verhalten Sie sich auch positiv und wertschätzend gegenüber den Menschen in Ihrem Umfeld.

Besonders in Ihrer Verantwortung im Vertrieb ist das ein absoluter Erfolgs-Enabler (Enabler hört sich besser an als Aktivator…).

Sie wissen ja: Menschen umgeben sich gerne mit positiven Menschen die motivieren und inspirieren.

Das gilt auch für Ihre Kollegen, Mitarbeiter, Ihre Chefs, Ihre Familie und… natürlich für Ihre Kunden! Nichts wie rein in Ihre positive Welt.

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Shownotes und Links zu dieser Episode:

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Warum wird so häufig darüber gesprochen, wie Sie den Kontakt zu Ihren Kunden und künftigen Kunden “warm” halten können?

Die Qualität Ihrer persönliche Verbindung zu einem Ansprechpartner, der Entscheidungen trifft oder diese beeinflusst bestimmt direkt Ihre Erfolgschancen für den Auf- und Ausbau Ihrer Geschäftspartnerschaft.

Nennen wir diesen Ansprechpartner in weiterer Folge hier der Einfachheit halber den “Entscheider”.
Zur besseren Darstellung gehe ich noch einen Schritt weiter und unterscheide zwischen kalten, warmen und heißen Kontakten zu Entscheidern.

Wichtig ist die Sichtweise: ob ein Kontakt kalt, warm oder heiß ist wird nicht durch Ihr Empfinden bestimmt sondern dadurch, wie der Entscheider bei Ihrem Kunden oder Zielkunden darüber befindet.

Kalt

Unter einem kalten Kontakt können Sie sich eine Beziehung mit einem Entscheider vorstellen, der Sie entweder gar nicht kennt oder der den letzten Kontakt mit Ihnen nicht mehr in seiner aktiven Erinnerung hat. Kalt ist der Kontakt auch, wenn sich der Entscheider zwar an Sie erinnert, damit aber keine positiven Gefühle verknüpft.

Warm

Ein warmer Kontakt besteht, wenn der Entscheider sich jederzeit mit Freude wieder an Sie erinnert wenn Sie ihn anrufen, Sie sich zufällig treffen – etwa auf einer Veranstaltung oder in Ihrer Freizeit – oder wenn er eine E-Mail von Ihnen erhält.

Heiß

Als heiß können Sie den Kontakt dann bezeichnen, wenn der Entscheider Sie aktiv kontaktiert, wenn er Fragen und Wünsche hat oder Lösungen für seine Aufgabenstellungen sucht.

Eine unserer wichtigsten Aufgaben im technischen Vertrieb ist ohne Zweifel die Entwicklung von kalten hin zu warmen und heißen Kontakten mit Entscheidern. Es wird Ihnen allerdings kaum gelingen, zu jedem Menschen mit dem Sie zu tun haben eine heiße Verbindung zu pflegen.

Spontan fallen mir jedoch dazu zwei Fälle ein, wo die Entwicklung von kalt zu warm zu heiß extrem wichtig ist:

 

1) In den meisten Fällen haben Sie nach einem Erstgespräch mit einem Entscheider keinen konkreten Geschäftsfall, an welchem Sie gemeinsam arbeiten werden. Meist gibt es Interesse seitens des Entscheiders aber eben noch keine aktuelle Aufgabe für Sie. Zum Führen eines erfolgreichen Erstgesprächs habe ich übrigens einen Blogpost geschrieben, Sie finden den Link zu diesem Artikel in den Shownotes.
2) Bei einigen Ihrer bestehenden und wichtigen Kunden gibt es Kontaktpersonen, wo Sie die Qualität Ihrer Beziehung als kalt einstufen müssen. Diese Kontaktpersonen halten Sie auf Distanz, dadurch haben Sie ein überdurchschnittlich hohes Risiko diese Kunden als Ganzes oder zumindest zum Teil zu verlieren.

Ist der Kontakt nach dem ersten Gespräch wieder kalt geworden oder haben Sie es nicht geschafft, den Kontakt warm zu halten dann ist es sehr, sehr schwierig, wieder einen neuen, gemeinsamen Startpunkt zu finden. Im Vergleich dazu haben Sie es sogar einfacher, einen komplett neuen Kontakt herzustellen.

Nerven Sie Ihre Kontaktperson nicht

Eine der Schlüsselfragen im Vertrieb ist diese:

Was können Sie tun, um mit Ihren Zielkunden und Ihren bestehenden, wichtigen Kunden Ihre Beziehung zu entwickeln – und jetzt kommt es – ohne damit zu nerven.

Ich wiederhole noch einmal meine Aussage von vorhin:

Es ist extrem wertvoll und wichtig, dass Sie persönliche Beziehungen zu Entscheidern aufbauen.

Warum das notwendig ist und einen so hohen Stellenwert hat?
Auch für B2B Geschäfte im technischen Umfeld gilt, dass Geschäfte nicht zwischen Unternehmen gemacht werden.

Manche verstecken sich gerne hinter dem Ausdruck “B2B” – also Business-to-Business” und meinen, dass der Mensch deshalb in den Hintergrund rückt.

Das krasse Gegenteil ist der Fall: Wenn zwei Unternehmen in einer Geschäftsbeziehung zueinander stehen, sind des dennoch ein paar wenige Menschen in jedem der beiden Unternehmen, die neue Geschäfte anbahnen, darüber entscheiden sie zu beenden, am Leben zu halten oder weiter auszubauen.

Versetzen Sie sich in die Lage des Entscheiders

Wenn der Entscheider bei Ihrem Kunden oder Zielkunden nach einer Lösung für eine neue Aufgabe sucht, dann sind es entweder SIE der ihm in den Sinn kommt – oder es ist einer Ihrer Mitbewerber.

Es geht für Sie also darum, bei Ihrem Kunden im Kopf zu bleiben und so sein Gefühl zu stärken, dass Sie miteinander verbunden sind.

Sprechen wir nun darüber, wie Sie das wirkungsvoll und mit überschaubarem Aufwand schaffen.
Die Zauberformel dazu sind die sogenannten “menschlichen Motivgruppen”.

Menschliche Motivgruppen

Jeder Mensch hat ein natürliches Verlangen nach einigen, immer wiederkehrenden Motiven, dazu gehören:

  • Anerkennung und Selbstwertgefühl
  • Sicherheit, Verlässlichkeit
  • Einfachheit (Bequemlichkeit), Transparenz
  • Wirtschaftlichkeit, Effizienz
  • Neugier
  • Neue Kontakte suchen und finden

Das Verlangen nach diesen Motiven ist in jedem Menschen unterschiedlich ausgeprägt. Das Verlangen nach Neugier und nach neuen Kontakten werden Sie aber praktisch bei jedem Menschen finden.

Die große Überschrift für Sie lautet daher:

Nutzen stiften und neugierig machen…

…ohne dabei Ihre Kontaktperson zu nerven

Zu diesem Thema passt übrigens ein Blogpost-Artikel auf den ich im Zuge meiner Vorbereitung für diesen Artikel aufmerksam geworden bin: Dieser Blogpost in englischer Sprache hat den Titel “How to Sell Without Being Too Salesy” und wirft einige wirklich interessante Aspekte auf. Den Link zum Artikel finden Sie auch in den Shownotes.

Was können Sie nun ganz konkret machen, um Ihre Beziehung zu Entscheidern von einem kalten zu einem warmen und später zu einem heißen Kontakt zu machen?

Nun, zum einen braucht es Zeit und zum anderen braucht es viele einzelne Kontakt-Gelegenheiten die Ihre persönliche Beziehung gedeihen lassen.

Vermitteln Sie Ihrer Kontaktperson bei jeder Gelegenheit das Gefühl, dass Sie sich für sie und ihre Herausforderungen und Ziele interessieren.

Zehn kleine Kontakt-Gelegenheiten sind viel wirkungsvoller zwei Mega-Gespräche

Hier nun mein Katalog mit Gelegenheiten, die Sie selbst herbeiführen und kontrollieren können. Ich habe dazu auch einen PDF-Leitfaden erstellt, den Link dazu finden Sie in den Shownotes zu dieser Episode und auch im MWI-Campus.

Besprechungsnotizen

Verfassen Sie nach einem wichtigen Geschäftstreffen – das Erstgespräch zählt hier ohne Zweifel dazu – unbedingt eine schriftliche Besprechungsnotiz.

Diese erstellen Sie innerhalb von zwei bis fünf Werktagen nach Ihrem Gespräch und senden diese per E-Mail an Ihren Gesprächspartner.

Die Notizen formulieren Sie natürlich positiv und – ganz wichtig – Sie halten darin die gemeinsam getroffenen Vereinbarungen und den nächsten Schritt (oder die nächsten Schritte) fest.

Überraschungen

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft. Sie erhalten die Freundschaft nicht nur sondern Sie fördern sie auch. Senden Sie einige Wochen nach Ihrem Erstgespräch eine kleine Aufmerksamkeit per Post an Ihren Gesprächspartner.

Das Geschenk soll natürlich zum Kontext Ihres Gesprächs und des möglichen Geschäftsfalles passen: dazu bietet sich ein preiswertes Produktmuster oder ein passendes Marketing-Gadget an.

Fachmessen

Besuchen Sie Fachmessen, wo Ihre Kunden ausstellen. Ihren Gesprächspartner in einem für sie ungewohnten Umfeld zu erreichen bewirkt Wunder für Ihre persönliche Beziehung.

Sie besuchen Ihren Kunden ohne Vorankündigung auf der Messe, somit ist es auch eine kleine Überraschung. Parallel dazu haben Sie noch die Möglichkeit, auf einfache Weise mit anderen Unternehmen in Kontakt zu kommen, die ebenfalls in der Branche Ihres Kunden aktiv sind.

Darunter sind auch mögliche neue Zielkunden für Sie…

Veranstaltungen

Nehmen Sie an Tagungen, Seminaren, Fachveranstaltungen teil, wo auch Ihre Gesprächspartner zu finden sind. Noch wirkungsvoller ist es natürlich, wenn Sie es schaffen, dort auch einen Vortrag halten zu können.

Messebus / Demo-Van

Falls Ihr Unternehmen einen Messebus oder einen Demo-Van bereitstellt, nutzen Sie diesen so viel und so häufig wie möglich bei Ihren bestehenden Kunden aber auch bei Ihren wichtigsten Zielkunden.

Auch hier erreichen Sie Ihre Gesprächspartner außerhalb ihres gewohnten und normalen Arbeitsumfeldes.

Gemeinsame Kontakte

Recherchieren Sie, ob Sie gemeinsame Kontakte haben. Gibt es Menschen, mit denen sowohl der Entscheider als auch Sie selbst regelmäßig verkehren?

Dann haben Sie schon ein weiteres Thema gefunden über welches Sie sich unterhalten können oder Ihr gemeinsamer Kontakt kann Sie sogar empfehlen. Am besten finden Sie das über Plattformen wie XING heraus.

Grobkonzept

Erstellen Sie nach Ihrem Gespräch ein Grobkonzept für Ihre Lösung ohne dieses vorher anzukündigen.
Auch hier arbeiten Sie wieder mit dem Überraschungs-Effekt.

Erstellen Sie eine kleine Präsentation wo Sie festhalten, was die Aufgabenstellung ist, wie Ihre Lösung dazu aussehen kann und was der Nutzen für Ihren Kunden daraus ist.

Wichtig: das sollen aber nicht 50 Folien werden. Drei bis acht Folien reichen vollkommen aus.

Detailkonzept

Wenn Sie bei Ihrem Gespräch vereinbart haben, dass Sie ein Detailkonzept erarbeiten werden dann senden Sie diese bitte nicht per E-Mail, sondern stellen Sie dieses unbedingt persönlich vor.

Bestehen Sie darauf. Und – unter persönlich verstehe ich Face-to-Face; Sie fahren also zu Ihrem Kunden hin.

Angebotsbesprechung

Wenn Sie ein umfangreiches Angebot erstellen, dann gilt das Gleiche wie für das Detailkonzept: senden Sie es nicht per E-Mail. Nehmen Sie sich die Zeit, dieses persönlich mit Ihrer Kontaktperson – also mit dem Entscheider – zu besprechen.

Auch wenn das nur 15 Minuten dauern sollte – egal. Jeder persönliche Kontakt intensiviert Ihre persönliche Beziehung viel schneller als jede andere Gelegenheit.

Was gibt es Neues?

Natürlich – zu Ihren Aufgaben gehört es auch, Ihre Kunden und wichtigen Zielkunden über Neuerungen bei Produkten und Lösungen zu informieren.

Aber bitte – nur einmal pro Jahr, nicht öfter. Sonst nerven Sie Ihre Gesprächspartner damit.

Stellen Sie Neues einmal im Jahr vor und zelebrieren Sie es, machen Sie ein Event daraus, dann freuen sich Ihre Gesprächspartner auch darauf.

Produktankündigungen

Machen Sie diesem Wort bitte keine Ehre sondern fragen Sie Ihre Entscheider danach, was Sie von angekündigten Produkten halten und welche zusätzlichen Funktionen für sie noch von Nutzen sein können.

Damit machen Sie dann keine Selbstdarstellungs-Show aus einer Ankündigung sondern Ihre wichtigen Kunden fühlen sich so ernst genommen und in die Entscheidungen Ihres Unternehmens eingebunden.

Weihnachtsbesuch

Unterschätzen Sie diesen bitte nicht. Auch das ist eine tolle Gelegenheit für ein persönliches Gespräch. Speziell ein Gespräch vor Weihnachten bietet Ihnen den idealen Rahmen, Persönliches oder sogar Privates auszutauschen.

Lassen Sie Neuigkeiten oder andere technischen Themen liegen. Auch wenn das Gespräch nur wenige Minuten dauern sollte – nutzen Sie diese Chance unbedingt.

Marktrecherche

Ähnlich wie Produktankündigungen sind Marktrecherchen eine ideale Gelegenheit dafür, Ihren Kunden auf den Thron zu setzen.

Ihre Ansprechperson kann direkt mitgestalten, welche Produkte, Lösungen und Dienstleistungen Ihr Unternehmen künftig entwickeln und anbieten wird.

Einladungen zu Veranstaltungen

Auch hier gilt: senden Sie Ihren wichtigen Kunden nicht einfach eine E-Mail mit einer Einladung zu einem Seminar oder einer für Ihr Unternehmen wichtigen Messe – machen Sie das persönlich.

Noch wichtiger wird das, wenn es sich um eine Veranstaltung handelt, wo Ihre Kunden auch übernachten werden. Das ist die ideale Gelegenheit, Ihre persönliche Beziehung zu boosten.

Unternehmen Sie mit Ihren Kunden am Abend etwas in ungezwungenem Rahmen. Lassen Sie falls möglich den offiziellen Teil komplett weg. Menschen unternehmen gemeinsam etwas mit Gleichgesinnten. Besser geht es nicht.

Social Media

Es ist so einfach und doch wird es viel zu wenig gemacht: vernetzen Sie sich mit Ihren wichtigsten Ansprechpersonen auf XING und LinkedIn.

Das ist zwar wirklich nur eine Kleinigkeit aber dennoch sollten Sie das nutzen.

Bemusterung

Stellen Sie einem Kunden Mustergeräte oder sonstige Leihstellungen bereit, dann stellen Sie diese persönlich zu und holen sie diese auch persönlich wieder ab.

Das gibt Ihnen wieder Gelegenheit für zwei zusätzliche, persönliche Begegnungen. Bei dieser Gelegenheit können Sie auch Ihre Hilfe anbieten und kurz erklären, worauf bei den ersten Schritten mit dem Gerät oder Produkt besonders zu achten ist.

Ad-Hoc Leihgeräte

Wenn Sie bei Ihrem Gespräch merken, dass sich Ihr Gesprächspartner besonders für eine bestimmte Lösung interessiert, dann überlassen Sie ihm doch gleich ein passendes Mustergerät.

Relevante Referenzen

Senden Sie einem wichtigen Entscheider auch unaufgefordert passende Referenzen für die geplante Anwendung Ihrer Lösung.

Das schafft Vertrauen.

Potentielle Kunden vermitteln

Stellen Sie Kontakt zu potentiellen Kunden für Ihren Kunden her, falls Sie die Möglichkeit dazu haben.

Das ist natürlich eine ganz starke Gelegenheit, Ihre Firma als nützlichen und wichtigen Geschäftspartner für Ihren Kunden zu positionieren.

Stellt Ihr Kunde ein Produkt oder eine Maschine her oder bietet er eine Dienstleistung an von der Sie wissen, dass andere in Ihrem Netzwerk diese gut brauchen könnten: stellen Sie die Verbindung her und organisieren Sie ein Treffen.

Lösungen außerhalb Ihres Geschäftsbereichs

Wenn Sie die Möglichkeit haben, Lösungswege für Herausforderungen Ihres Kunden aufzuzeigen, die nicht Ihren Geschäftsbereich betreffen dann machen Sie das unbedingt.

Dazu gehören auch Referenzen und Infos die Sie aufgeschnappt haben, et cetera. Damit demonstrieren Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie sich für seinen Geschäftserfolg als Ganzes interessieren und nicht nur für die Durchsetzung Ihrer eigenen Ziele.

Einladung in Ihr Unternehmen

Wenn Ihr Kunden auch nur das leiseste Zeichen von sich gibt, dass er gerne Ihr Unternehmen besuchen möchte – schieben Sie das nicht auf die lange Bank.

Ergreifen Sie sofort die Chance und organisieren Sie den Besuch. Holen Sie Ihren Kunden in seinem Unternehmen ab oder vereinbaren Sie sonst einen Treffpunkt von wo aus Sie gemeinsam anreisen.

Das gibt Ihnen weitere Gespräche im Auto oder mit welchem Verkehrsmittel Sie auch immer anreisen.

Informieren Sie über Ihre Abwesenheit

Wenn Sie länger als eine Woche weg sind – etwa bevor Sie in Ihren Sommerurlaub aufbrechen: rufen Sie Ihre wichtigsten Gesprächspartner an und fragen Sie nach, ob Sie vorher noch etwas für sie erledigen können.

Geben Sie den Kontakt zu einem Kollegen bekannt (oder zu Ihrem Chef), damit Ihre Kontaktperson auch in Ihrer Abwesenheit einen kompetenten Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen hat.

Damit demonstrieren Sie erneut, dass Sie sich um wichtige Geschäftspartner kümmern – in jeder Lage.

Zeitungsartikel

Finden Sie einen für Ihren Kunden relevanten Artikel in einer Zeitschrift, Tageszeitung, einen Online-Beitrag oder Ähnliches:

Senden Sie den Artikel Ihrer Ansprechperson weiter. Das ist kaum Aufwand und zeigt abermals: Sie interessieren sich für das Geschäft Ihres Kunden und nicht nur um Ihr eigenes.

Termin mit Ihrem Vorgesetzten

Vor allem, wenn Ihr Aufwärmprozess ins Stocken kommt bietet sich diese Möglichkeit an: bieten Sie ein Treffen mit Ihrem Vorgesetzten, dem Geschäftsführer oder Eigentümer Ihres Unternehmens an.

 

“Mein Chef hat großes Interesse, Sie zu besuchen – Sie sind ein Key-Player in Ihrem Markt und er möchte die Herausforderungen in diesem Markt besser verstehen”.

So oder so ähnlich können Sie das formulieren. Speziell bei Menschen, die ein starkes Motiv nach Anerkennung und Selbstwert haben funktioniert das sehr gut.

Informelles Mittagessen

Sprechen Sie eine kurzfristige Einladung zum Mittagessen aus – und nur zum Mittagessen: hängen Sie kein formelles Meeting an.

Sie sind in der Stadt und nehmen sich gerne die Zeit für ein gemeinsames Mittagessen. Manchmal klappt es, manchmal nicht. Einen Versuch ist es aber immer wert.

Hobbies bedienen

Kennen Sie bereits die persönlichen Interessen und Hobbies Ihres Gesprächspartners? Dann bedienen Sie diese.

Informieren Sie ihn über Veranstaltungen zu diesem Thema oder laden Sie Ihren Gesprächspartner ein, Sie zu einem Vortrag, einer Lesung, einer Vernissage, einer Weinverkostung zu begleiten – oder was immer es sein mag was Ihren Kontakt begeistert.

Das können Sie natürlich nicht ständig machen aber ein oder zweimal im Jahr kann das gut funktionieren.

Umfeld

Vergessen Sie nicht die Menschen im Umfeld Ihres Entscheiders: Büromitarbeiter, PAs (personal assistants), et cetera. Kümmern Sie sich auch um diese Menschen.

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Werfen Sie nicht all Ihre Bälle auf einmal

Ganz elementar ist, dass Sie die genannten Gelegenheiten nicht in Bündeln oder gar alle auf einmal (was ohnehin schwierig sein wird!) zu ergreifen!

Vergessen Sie nicht:

Vereinbaren Sie bei Ihren persönlichen Gesprächen auf jeden Fall immer einen nächsten gemeinsamen Schritt.

Falls das aus irgendeinem Grund überhaupt nicht gehen sollte, dann holen Sie sich zumindest die verbale Zustimmung dafür ein, dass Sie sich in ein paar Monaten, in einem halben Jahr oder was auch immer die angestrebte Zeitspanne ist wieder melden werden, um sich dann erneut mit Ihrem Gesprächspartner abzustimmen.

Was Sie in einer Situation ohne Klarheit über die nächsten Schritte immer anbieten sollten ist eine Einladung zum eNewsletter Ihres Unternehmens.

So haben Sie zumindest eine kleine Chance bewahrt, dass der Name Ihres Unternehmens in der Zwischenzeit nicht völlig aus dem Blickwinkel Ihres Entscheiders verschwindet.

LACHEN SIE

Ach ja- das Wichtigste hätte ich jetzt fast vergessen zu erwähnen: lachen Sie gemeinsam und haben Sie Spaß zusammen!!

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Ja, lachen Sie so oft und so viel es geht. Sie wissen ja: Menschen umgeben sich gerne mit positiven Menschen und Lachen steckt an und schafft gute Gefühle.

Lachen und Spaß sind regelrechte Beschleuniger bei Aufbau Ihrer persönlichen Kontakte.

Vergessen Sie aber bitte nicht: die Dosis macht die Wirkung

Starten Sie nicht alles auf einmal sondern führen Sie die Gelegenheiten nach und nach herbei. Jeden Monat oder jeden zweiten Monat starten Sie eine neue Aktivität wie vorhin beschrieben.

Was Sie noch bedenken sollten: Setzen Sie Prioritäten

Sie können das nicht mit jedem Ihrer Kontakte machen, dafür haben Sie nicht genügend Zeit. Sie dürfen hier priorisieren:

 


Bestimmen Sie, wer die 20 bis 30 wichtigsten Entscheider bei Ihren Kunden und Zielkunden sind, mehr werden Sie auf keinen Fall schaffen.

Achten Sie mit besonderer Sorgfalt auf Ihre Kontaktfrequenz

Auf gar keinen Fall dürfen Sie Ihren Ansprechpartnern auf die Nerven gehen. Pushen Sie nicht.

Ihr Ziel ist es, sich durch Ihren immer wiederkehrenden Kontakt mit Ihren Kunden vertraut zu machen und umgekehrt Ihren Kunden damit die Gelegenheit zu geben, sich an Ihre Nähe zu gewöhnen.

Damit bilden Sie eine extrem starke Vertrauensbasis aus. Vertrauen ist die Grundlage für jede erfolgreiche Beziehung, das gilt auch für jede Geschäftsbeziehung.

Für Ihre Kontakt-Gelegenheiten dürfen Sie ruhigen Gewissens alle Ihnen zur Verfügung stehenden Kommunikationswege nutzen:

  • E-Mail
  • Telefon
  • Persönliche Gespräche
  • Social Media
  • Skype (leider sehr selten genutzt)

Bauen Sie Abwechslung ein

Nutzen Sie nicht ständig E-Mails, stehen Sie nicht ständig persönlich vor der Türe – wechseln Sie ab, sonst nerven Sie Ihre Gesprächspartner.

Planen Sie den Aufbau Ihrer Kundenbeziehungen

Wie alle wichtigen Aufgaben im technischen Vertrieb dürfen Sie auch den Aufbau von Kontakten zu wichtigen Entscheidern planen.

Planen Sie, wie Sie von kalt zu warm zu heiß in Ihren Beziehungen kommen.

Erstellen Sie eine Kontaktmatrix und halten Sie darin fest, mit wem Sie wann und über welchen Weg Kontakt hatten. Notieren Sie mit einigen Stichworten den Inhalt dieser Kontakte.

Aktualisieren Sie diese Matrix monatlich und leiten Sie daraus weitere Aufgaben ab. Nutzen Sie dazu entweder Ihr CRM System oder falls Sie keines haben oder Ihr CRM dafür nicht geeignet ist – führen Sie einfach eine Excel-Matrix.

So geht Ihnen kein wichtiger Kontakt durch die Lappen und Sie vermeiden damit auch, dass Sie einzelnen Entscheidern zu wenig oder zu viel Aufmerksamkeit schenken.

Ich sage es nochmal: die Gefahr besteht, dass Sie nerven wenn Sie zu häufig mit demselben Menschen in Kontakt treten.

Es gilt die Wahrscheinlichkeits-Rechnung

Erwarten Sie bitte nicht, dass Sie mit Ihrer Vorgangsweise jeden Kontakt aufbauen und am Leben erhalten können. Im Vertrieb zählt stets: Es ist und bleibt die Wahrscheinlichkeit-Rechnung die über Ihre Ergebnisse bestimmt.

Aber: Sie haben es selbst in der Hand, Ihre Chancen auf Geschäftsabschlüsse zu steigern: arbeiten Sie an Ihrer Kompetenz, legen Sie sich ein paar geeignete Strategien bereit und erhöhen Sie Ihre Schlagzahl.

Fazit

Geben Sie sich nicht damit zufrieden, dass Sie mit manchen Menschen rasch eine gute Beziehung aufbauen können, mit anderen aber nicht.

Ergreifen Sie die Initiative und arbeiten Sie aktiv an der Entwicklung Ihrer persönlichen Beziehungen zu den wichtigsten Entscheidern bei Ihren heutigen und künftigen Kunden.

Es gibt eine ganze Menge Gelegenheiten, die Sie selbst schaffen und nutzen können. Falls Sie zusätzlich noch weitere Gelegenheiten erfolgreich für Ihren Kontaktaufbau nutzen, dann lassen Sie es mich bitte wissen. Ich freue mich auf Ihren Input.

Ich interessiere mich deshalb dafür, da Geschäfte nach wie vor zwischen Menschen gemacht werden, die sich gegenseitig respektieren und ehrlich zueinander sind.

Links und Shownotes zu dieser Episode

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Punktgenaue Informationen überall und ständig bereit haben

Die Herausforderung ist ja nicht, dass wir nicht über genügend wertvolle Informationen verfügen würden. Diese sind aber auf viele unterschiedliche Plattformen, Programme, Speicherorte verteilt.

E-Mails, Mitschriften, Reports, Präsentationen, Weblinks, Trainingsunterlagen, Tipps von Kollegen, Dateien, Excel-Tabellen, Briefe (Papier).

Ich habe selbst einige unterschiedliche Methoden ausprobiert, Informationen aus dieser Vielzahl von Quellen zu organisieren:

  • Führen von Aktenordnern
  • Ablegen auf der Festplatte in Ordnern
  • Aufgabenfunktion von Outlook
  • Post-It Aufkleber in diversen (Un-)Ordnungs- und Prioritätsvarianten

Durch einen Zufall bin ich auf Evernote gestoßen. Damals wollte ich eine andere App installieren, bin aber aus einem mir nicht mehr bekannten Grund bei Evernote gelandet.
Das Design hatte mich sofort angesprochen, ich wusste allerdings nicht, was ich mit Evernote genau machen sollte.

Natürlich war mir klar, dass ich dort Notizen und Ideen niederschreiben konnte, welche automatisch in einer Cloud gespeichert und so automatisch gesichert wurden.

Sie werden lachen, wenn ich Ihnen jetzt sage, dass ich in Evernote über ein Jahr lang nur eine einzige (!) Notiz hatte, in der ich meine aktuellen Aufgaben eingetragen hatte.

Später habe ich damit begonnen, mir Informationen in dieser Notiz zurecht zu legen, die ich praktisch jeden Tag verwendet habe. Das waren etwa IP-Adressen für Remote Desktop Zugänge, Infos für die Reporterstellung und einige URLs von Websites die ich interessant gefunden habe.

Heute, etwa zweieinhalb Jahre nachdem ich entdeckt hatte, dass es in Evernote ja auch eine Organisationsstruktur mit Notizen, Notizbüchern und sogar Notizbuchstapeln gibt, organisiere ich etwas mehr als 500 unterschiedliche Notizen mit Evernote.

Seitdem ich Evernote als Werkzeug verstanden habe, mit dem man Informationen aus ganz unterschiedlichen Quellen an einem einzigen Ort ganz einfach bündeln kann, gab es für mich einen Dammbruch:

Heute nutze ich Evernote für alle – wirklich alle Lebensbereiche und – ich kann Ihnen versichern – das hat mein Leben in vielen Bereichen vereinfacht.

Was ist Evernote?

Evernote ist ein auf Cloud-Technologie basierendes Tool welches Ihnen erlaubt, in Form von elektronischen Notizen all Ihre Informationen aus unterschiedlichen Quellen an einer Stelle zu konzentrieren.

Um Evernote nutzen zu können, richten Sie auf der Website von Evernote ein kostenloses Konto ein und schon kann es losgehen.

Evernote ist ein einziger Arbeitsplatz, der auf Ihrem Smartphone, Tablet und Ihrem Computer – oder Ihren Computern – ist und an dem Sie sehr einfach und ganz ohne Ablenkung schreiben, Informationen sammeln, nötige Dinge finden und anderen Ihre Ideen präsentieren können.

 

Notizen können Sie dabei in Notizbüchern organisieren, diese können Sie wiederum in so genannte Notizbuchstapel einordnen.
Natürlich können Sie Ihren Notizen auch Schlagwörter oder Tags zuweisen, die es Ihnen ermöglichen, Notizen, die zu einem bestimmten Kontext gehören mit einem einzigen Mausklick zu filtern.

Das genialste an Evernote ist ohne Zweifel die Suchfunktion – diese ermöglicht Ihnen selbst ohne Kenntnis der zahlreichen Suchoperanden ein Auffinden der passenden Notiz in Echtzeit. Ja, wirklich in Echtzeit, denn die Suche liefert bereits Ergebnisse während Sie noch tippen.

Ohne die geniale Suchfunktion wäre Evernote auch ein sehr brauchbares Werkzeug, die Suchfunktion macht es jedoch zu dem was es tatsächlich ist: eine absolut perfekte Plattform für die Sammlung von Informationen für all Ihre Lebensbereiche:

  • Privat, Freizeit, Hobby, Familie, Beruf, Urlaub, einfach alles.

Zum Thema Evernote gibt es auch ein tolles Buch von Thomas Mangold mit dem Titel “Evernote – Mein Life-Management-Tool”:

Sie spüren meine Begeisterung für das Tool Evernote und ich habe Ihnen im Titel versprochen, 15 Gründe zu liefern, warum Evernote für Ihre Verantwortung im technischen Vertrieb keine Option sondern ein SEGEN ist.

Warum Evernote?

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1: Evernote spart Ihnen verdammt viel Zeit

Eine klare, flache Struktur und damit weniger Freiheitsgrade als andere Systeme; genau das ist es aber, womit Sie sich Unmengen an Zeit ersparen:

 

Sie vertrödeln nicht wertvolle Minuten damit, irgendwo eine blaue Schleife dran zu machen und irgendwelche Symbole und Clips zuzuweisen.

Es ist auch nicht notwendig, die Inhalte regelmäßig zu speichern und auf Ihrer externen Festplatte zu sichern. Durch die Tatsache, dass Evernote Änderungen sofort in die Cloud hoch lädt, haben Sie nie das Risiko eines Verlustes Ihrer mühsam zusammengestellten Informationen.

Ein praktisches Beispiel aus dem alltäglichen Leben:
Sie hasten zu Ihrer lokalen Poststelle aber diese hat schon wieder geschlossen!
Fotografieren Sie das Schild mit den Öffnungszeiten neben der Eingangstüre und fertig ist Ihre Notiz. Evernote sucht sogar in Ihren Bildern nach Texten.

2: Sie sind mit Evernote besser organisiert als je zuvor

Überlegen Sie nie wieder, in welchem Restaurant Sie das herrliche Sushi gegessen haben – Sie haben es in Evernote notiert.

Wo finden Sie Ihre Ideen für Ihre nächsten Zielkunden? Exakt – in Evernote.
Mit Evernote halten Sie Ihre Ziele und Ihre Pläne fest.

Sie genießen Ihr Wellness-Wochenende und lesen im Entspannungsbereich ein inspirierendes Zitat an der Wand? Neue Evernote-Notiz, Schlagwort “Inspiration” zuweisen und fertig.

3: Sie konservieren Ihre Ideen – als Text, Sprache, Bild, Dokument -wie immer es die jeweilige Situation erfordert

Klar, das CRM ist Ihr primärer Ort für alle Infos zu Kundenangelegenheiten. Für die Neukunden-Recherche bietet sich Evernote jedoch ideal als temporäre Infosammelstelle an. Sie haben die Infos aus Ihrer Recherche immer und überall zur Hand.

Sie sind bei einem Kunden und fotografieren Ihr Konzept auf dem Flipchart mit Ihrem Smartphone ab. Schwupps – das Foto ist schon in der Evernote Notiz eingebettet.

Sie haben eine Blitzidee für die Geburtstagsüberraschung Ihrer besten Freundin / Ihres besten Freundes. Ab damit in eine Evernote-Notiz und Ihre Idee ist gespeichert.

4: Sie haben alle wichtigen Informationen, Tipps, Ideen, Aufgaben immer griffbereit

  • Ihre Taskliste ist kein statisches Dokument sondern verändert sich dynamisch über den Tag.
  • Ein großes Projekt zerlegen Sie in kleine Häppchen und arbeiten diese Tag für Tag ab.
  • Wie war nochmal die Auflösung des neuen intelligenten Displays in der Lobby? Ach ja… schon gefunden!

5: Senden Sie Nachrichten und Dokumente direkt zu Ihrem Evernote-Account

Ihr Scanner sendet Dokumente direkt an die Evernote-Inbox.
Von Ihrem E-Mail Programm senden Sie Nachrichten für Ihre spätere Bearbeitung mit einem Klick zu Evernote.
Ihre Kollegen senden von ihrem Evernote Account eine Notiz direkt in Ihre Evernote-Inbox.

Verschwenden Sie nicht mehr Ihre wertvolle Zeit mit dem Abtippen von Visitenkarten. Scannen Sie mit Ihrem Smartphone Visitenkarten in Evernote ein und ergänzen Sie diese mit Ihren persönlichen Notizen, XING- und LinkedIn-Links, dem Namen des Partners und was immer Ihnen sonst noch an Ihrem Kontakt wichtig ist.

6: Sie haben alle Checklisten immer und überall griffbereit

  • Was ist zum Monatswechsel zu tun? Richtig – Monats-Checkliste öffnen.
  • Was dürfen Sie alles vorbereiten, wenn ein neuer Mitarbeiter startet? Richtig – Checkliste in Evernote öffnen.
  • Welche Informationen holen Sie für einen potentiellen Neukunden ein? – Natürlich – Ihre Checkliste dazu ist in Evernote.

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7: Evernote informiert Sie pro-aktiv

  • Mit einem täglichen E-Mail an alle für diesen Tag markierten Erinnerungen.
  • Mit einem E-mail für jede einzelne fällige Aufgabe wenn Sie das wünschen.

8: Die Suchfunktion von Evernote ist der absolute Hammer

Was ich vorhin bereits erwähnt habe – die Suchfunktion trägt den Hauptanteil daran, dass Sie mit Evernote unendlich viel Zeit sparen.

Es ist nämlich gar nicht notwendig, eine ausgefeilte Ordner-Struktur für Ihre Notizen anzulegen, die sowieso nie passt da bereits nach wenigen Tagen schon wieder etwas Unvorhergesehenes daherkommt was wieder nicht in Ihr Ordner-System passt.

Die Suchfunktion befördert innerhalb von Sekundenbruchteilen alles von Ihrem Notizen-Meer an die Oberfläche, egal in welchem Notizbuch sich die Notiz befindet.

9: Alle Notizen sind unabhängig von Ihren Geräten immer gesichert

Kein Datenverlust, wenn Ihr Rechner sich mit einem Festplatten-Crash verabschiedet.

Sobald Sie eine neue Notiz erstellen, ist diese wenige Augenblicke später in der Cloud gesichert und auf allen Ihren anderen Geräten verfügbar. Es werden nur Änderungen in den einzelnen Notizen synchronisiert. Für Sie bedeutet das, dass die Synchronisation in wenigen Sekunden erledigt ist. Die meiste Zeit merken Sie gar nichts davon.

10: Evernote können Sie auf jedem Ihrer Geräte nutzen

Naja – auf fast allen Geräten…

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Evernote läuft auf jeder gängigen Plattform:
Windows, Mac, iOS – also auf iPads, iPhones, Android…

… und natürlich von überall wo Sie mit einem Web-Browser ins Web kommen.

11: Sie teilen Notizbücher mit Ihren Kollegen und arbeiten im Team

Sie können nicht nur Notizen sondern auch ganze Notizbücher mit Ihren Kollegen teilen.
Legen Sie für jedes freigegebene Element fest, ob Ihre Kollegin oder Ihr Kollege die Notiz nur lesen oder auch verändern darf und die Notiz auch für andere freigeben darf.
Änderungen an freigegebenen Notizen stehen allen Berechtigten sofort zur Verfügung. Kein versenden von Dateien, Texten, mehr.
Fazit: Evernote ist eine geniale Plattform für das Info- und Ideen-Sharing für Ihr Team.

12: Geben Sie Ihre Notizen direkt als Bildschirmpräsentation wieder

  • Mit einem einzigen Klick stellen Sie Ihre Notiz als Präsentation am Bildschirm dar.
  • Die ideale Funktion, um ohne langwieriges Erstellen einer Präsentation den aktuellen Stand und Fortschritt eines Projekts live mit Ihren Kollegen, Ihrem Team und Ihrem Vorgesetzten zu teilen.
  • Ihre Präsentation ist aufgeräumt und wirkt daher extrem professionell.

13: Sie entrümpeln dauerhaft Ihren Schreibtisch und Ihre Aktentasche

Sie haben keinen Papierberg mehr auf Ihrem Schreibtisch liegen wo oben drauf immer die noch wichtigeren Zettel kommen.

Sie haben alle Infos, die Sie vorher als Papierstapel (Stapel ist auch die Mehrzahl 😉 ) auf Ihrem Schreibtisch hatten immer und überall dabei. Sie wissen ja – auf Ihrem PC, Ihrem Smartphone, Ihrem Tablet, …

Kunden, Kollegen und Ihr Team senden Dokumente zu wichtigen Vorgängen direkt in Ihre Evernote-Inbox. Das funktioniert auch, wenn nur Sie über einen Evernote Account verfügen – nämlich mit Ihrer Evernote E-Mail Adresse.

14: Evernote ist kostenlos

Die Basis-Version ist immer kostenlos. Völlig ohne Verpflichtung, ohne Bindung, ohne versteckte Kosten.

Manche Funktionen wie der Präsentationsmodus sind jedoch in der Basisversion nicht verfügbar, die allermeisten tollen Features von Evernote für Ihre professionelle Organisation sind aber drinnen.

In der Basis Version können Sie derzeit monatlich 60MB neuen Content speichern. Das ist eine ganze Menge, denn die meisten Informationen sind reiner Text und benötigen kaum Speicherplatz.

In der Plus-Version stehen Ihnen Notizen auch Offline zur Verfügung. Das ist ideal, wenn Sie viel fliegen; dann haben Sie auch ohne Internet-Verbindung stets Ihre wichtigen Infos bereit und können diese auch verändern. Sobald Sie wieder online sind, ist alles wieder synchronisiert.

Und – noch mehr Speicherplatz – jeden Monat können Sie 1GB an Content zu Evernote hinzufügen. Das heißt: mit der Plus-Version können Sie schon jede Menge an Datei-Anhängen verwenden, 1GB pro MONAT ist wirklich viel. Die Plus-Version kostet laut Info auf der Evernote Website derzeit 19,99 Euro. Nein, nicht pro Monat, sondern pro Jahr.

Das Evernote-Premium Paket bietet ein Upload-Volumen von 10GB pro Monat und zahlreiche zusätzliche Features. Für derzeit 39,99 Euro pro Jahr. Ach ja – in der Premium Version sucht Evernote nicht nur die Notiztexte sondern sucht auch in den Anhängen – also auch in PDF-, Word- und Excel Dateien – oder was Sie sonst noch anhängen möchten. Sogar nach Texten in Bildern. Ich nutze seit etwa zwei Jahren das Premium Paket.

Übrigens – ich verdiene nichts dabei, indem ich Evernote weiter empfehle. Ich finde es einfach genial und selbst in die Premium Version ist preislich wirklich extrem fair positioniert.

15: Sie schlafen einfach besser

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Sie haben vergessen, was Sie Ihrer Tochter zum Geburtstag schenken wollten? Schlafen Sie ruhig weiter – Sie haben es in Evernote festgehalten.

Sie haben vergessen, die Festplatte Ihres Rechners zu sichern und das Ding fährt nicht mehr hoch? Keine Panik. All Ihre Notizen liegen wie immer griffbereit in der Evernote Cloud. Der Zugriff funktioniert weiterhin über all Ihre anderen Geräte.

Sie haben einen Geistesblitz für Ihr neues Projekt und müssen diesen jetzt festhalten? Smartphone Evernote-App öffnen, Sprachnotiz, fertig. 10 Sekunden später schlafen Sie entspannt weiter.

Sie dürfen nicht vergessen, Ihre Abo für die Zeitung, die Sie nicht mehr lesen fristgerecht zu kündigen? Dann geben Sie Ihre Abo-Nummer und die Adresse für das Kündigungsschreiben als Evernote-Notiz ein und aktivieren Sie eine Erinnerung.

Evernote-Notizbücher

Notizbücher bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Notizen nach Themen abzulegen.

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Für meine Aufgaben im technischen Vertrieb nutze ich mehrere Notizbücher, dazu habe ich für Sie jeweils den Nutzen, die Verwendung oder einfach einige Stichwörter zum besseren Verständnis angeführt:

notizbuchInbox

Hier landen alle Dokumente von meinem Scanner und alle Infos, die ich per E-Mail an mein Evernote sende.
Wenn ich von meine Smartphone ganz schnell eine Sprachnotiz aufnehme, dann landet diese ebenfalls in der Inbox.

notizbuchToDo

Hier habe ich für jeden Lebensbereich je eine ToDo Liste.
Wenn ich zu einer Aufgabe bereits eine eigene Notiz habe, so verlinke ich diese gleich in der ToDo Liste. Das funktioniert sehr einfach.

Die ToDo Liste sehe ich mir an, bevor ich meine Arbeit beginne. Egal, ob es mein Job, mein Hobby, Arbeit am Haus oder für b2b-ingenieur.com ist.

notizbuchIn Arbeit (kurzfristig, diese Woche)

Hier lege ich temporäre Notizen rein für Projekte an denen ich gerade arbeite. Oft ist das eine Notiz in Verbindung mit einem Eintrag in einer meiner ToDo Listen.

notizbuchChecklisten (frequent tasks)+ Vorgänge

Hier habe ich Checklisten für alle Vorgänge, die sich wiederholen:

  • Wochentask: Aufgaben, die ich jeden Freitag erledige
  • Monatstask: Arbeite ich jeweils zum Monatswechsel ab
  • Packliste: falls ich geschäftlich verreise – was muss ich alles mitnehmen
  • Urlaubspackliste: was müssen wir mitnehmen, wenn wir mit unseren Kindern Urlaub machen
  • Welche Informationen hole ich ein, wenn ich einen neuen Kunden evaluiere
  • Was erledige ich der Reihe nach, wenn ich eine neue Podcast Episode produziere

Auch diese Checklisten leben. Wenn ich draufkomme, dass ein Wochentask für mich nicht mehr wichtig ist, dann lösche ich diesen einfach aus der Wochen-Checkliste heraus.

notizbuchMotivation

  • Eine Notiz mit dem Ablauf und den Infos zu meinem Morgen-Ritual
  • Eine Notiz für mein Abend-Ritual
  • Eine Notiz mit inspirierenden Zitaten
  • Eine Checkliste mit Büchern, die ich noch lesen werde
  • Eine Notiz mit meinen Monats- und Jahreszielen
  • Eine Liste mit meinen Werten für meine unterschiedlichen Lebensbereiche

notizbuchKunden

Natürlich pflege ich Kundeninformationen im CRM, das hat oberste Priorität.

Wenn ich neue Zielkunden evaluiere, sammle ich sämtliche Informationen dazu – Dokumente, Bilder, Namen von Stakeholdern, Infos die ich von Kollegen oder anderen Kunden dazu erhalte, Unternehmensbroschüren, Produktfolder, Kreditauskünfte, usw. in einer Evernote-Notiz. Eine Notiz für jeden Kunden.

Diese Notiz kann ich jederzeit mit einem Mausklick per E-Mail an einen meiner Kollegen, meinen Chef oder auch ins CRM-Postfach senden.

Neue Projekte und Geschäftsmöglichkeiten sammle ich an Ort und Stelle gleich nach dem Meeting in einer Notiz. Gelegentlich gebe ich dann auch gleich eine Sprachnotiz dazu.

Wenn ich bei Kunden Vorort bin und ich habe die Erlaubnis und die Möglichkeit, Fotos zu machen – z.B. von einer Anlage, einer Maschine, einem Schaltschrank, irgendeinem Detail das mir wichtig ist – Notiz am Smartphone öffnen oder erstellen, Foto machen – fertig.

notizbuchTechnik (Detailwissen zu Produkten, Produktegruppen, Technologie, …)

In einer Schulung habe ich Neues über ein Produkt erfahren: einzelne Details, die mir wichtig sind, landen sofort während der Schulung in der Evernote-Notiz. Oder:

Wie sieht die Konfiguration der ODBC Verbindung zu einer mir wichtigen SQL Datenbank aus? Screenshot und ab in eine Notiz.

Das Handbuch für meinen Scanner. PDF in eine Notiz.

Wie funktioniert die Busanbindung für einen bestimmten Sensor? – Doku, Screenshot und zusätzliche Infos dazu in eine Notiz.

Welche Funktion meiner Automatisierungslösung begeistert meinen Kunden? – Kurze Notiz in Evernote und den Kundennutzen dazu. Fertig.

Dazu gibt es noch mindestens 300 weitere nützliche Beispiele!

notizbuchProjekte

  • Sie erstellen eine neue Lösungs-Broschüre – das geht nicht über Nacht. Vom ersten Brainstorming bis zu den Entwürfen – alles in einer Notiz.
  • Anschaffung eines neuen Projektors: Welche Funktionen muss das Gerät haben, welche Modelle habe ich mir schon angesehen und die Web-Links dazu. Meinungen von Kollegen dazu. So habe ich alle Infos beisammen.
  • Büroeinteilung neu organisieren: Was ist alles zu erledigen, wer macht was. Notiz mit allen Beteiligten teilen und alle sind am gleichen Stand was den Fortschritt des Projektes betrifft.
  • Aufbau eines neuen Marktsegmentes: Welche Informationsquellen können wir nutzen, welche wichtigen Player gibt es mit denen wir sprechen müssen, welche Veranstaltungen können wir dazu besuchen, und und und…
  • Vorschläge für neue Produkte und Funktionen für das Produktmanagement: Welcher Kunde benötigt welche Features, warum und was sind die Anforderungen

Und noch mehr; ich denke, Sie sehen schon was ich alles unter einem Projekt verstehe.

notizbuchIdeen

Ständig fällt mir was ein. Wenn ich es nicht aufschreibe, ist es wieder weg!

  • Was schenke ich meiner Frau? Ah- eine Idee: Ein Wochenende in Wien…
  • Das CRM um ein Feld für den Namen des Partners eines Kontakts erweitern…
  • In der Teamküche ein Sparschwein für Konjunktiv-Sünden aufstellen…
  • Im Eingangsbereich positive, motivierende, lustige Bilder aufhängen…
  • Machen wir doch einen Kegelabend mit dem Sales Team…
  • Wer würde zu einem Besuch der Klimt-Ausstellung mitkommen…

notizbuchJournal

Mein Journal besteht aus:

  • Erfolgs-Journal: wöchentlich (in der Wochen-Checkliste)
  • Dankbarkeits- und Freude-Journal: täglich – Abendroutine
  • Neue-Wörter-Journal: täglich – Morgenritual

notizbuchWerte und Ziele

 

Aktuelle Monats- und Jahresziele
Zielebild
Ziele aus den vorangegangenen Jahren
Werte für Gesundheit, Finanzen, Beruf, Familie, spirituelle Werte, karitative Werte

notizbuchNutzenangebot (Argumente, VP, Company Story)

  • Value Proposition für einzelne Zielkundengruppen
  • Argumentation für unterschiedliche Produktegruppen
  • Schlüsselmomente in der Firmengeschichte
  • Nutzenargumente und Fragen für die Erstpräsentation
  • Kundenaussagen, Fachberichte, Bilder und Videos von interessanten Referenzen

notizbuchInfo-Packages (Tools und Infos zum Weiterleiten)

Hier bereite ich Links und Infos auf, die ich immer wieder weiterleite – zum Beispiel Infos zu Evernote; dazu gibt es auch einige YouTube Videos die wirklich brauchbar sind. Senden Sie mir eine E-Mail und ich sende Ihnen gerne meine persönliche Notiz zu Evernote.

Start-Up Anleitungen, Handbuch, persönliche Notizen, Bilder vom Demo-Aufbau.

Whitepapers und Präsentation zur EMV Thematik in Verbindung mit Netzwerk-Verkabelung im Feld; was ist bei der Auslegung von Servo-Achsen zu berücksichtigen und Link zu Berechnungs-Tools.

Text für meine Erstvorstellung per E-Mail inkl. Anhang einer kurzen Überblicks-Präsentation als PDF.

notizbuchWissen (Allgemeinwissen, Fachwissen…)

  • Industrie 4.0 – Definition, Case Studies, meine Lösungen dazu, etc… rein in eine Notiz
  • Interface-Standards und Ihre Einsatzbereiche und Grenzen
  • Wissenswertes zu Normen und Standards
  • Bedeutung und Erklärung zu Fachausdrücken, die Sie nicht jeden Tag anwenden
  • Hintergrund-Infos zu Ihren Marktbegleitern

notizbuchUnternehmungen und Reisen (Restaurants, Hotels, Ausgehen, …)

In welchen Restaurants waren Sie schon wo Sie jederzeit wieder hingehen können?

Welche Hotels haben Ihnen gefallen – wo können Sie jederzeit wieder buchen oder welche können Sie Ihren Gästen weiter empfehlen?

Welche Unternehmungen können Sie mit Kollegen und Ihrem Team machen?

Und…

  • Ideen für Ihren kommenden Urlaub
  • Wanderungen mit Ihrer Familie
  • Einen Kinofilm, den Sie sich gerne ansehen werden
  • Ihr Vorschlag zum diesjährigen Sommerfest der Firma

notizbuchMitarbeiter und Kollegen

  • Namen und Funktionen von Kollegen, mit denen Sie nicht so oft zu tun haben
  • Die Namen der Partner und Kinder Ihrer Kollegen und Mitarbeiter
  • Hobbies und Vorlieben Ihrer Team-Mitglieder
  • Wenn Sie ein Team leiten: Eine Notiz für jeden Mitarbeiter – zum einen als laufende Vorbereitung für Ihr Jahresgespräch:
  • Was wurde gut gemacht, in welchen Bereichen möchten Sie Ihren Mitarbeiter fördern und zum anderen als Merkliste für aktuelle Themen –
  • Was werden Sie mit Ihrem Mitarbeiter besprechen, wenn Sie ihn das nächste Mal persönlich treffen.
  • Und – welche privaten Herausforderungen, Projekte, Ziele usw. verfolgt Ihr Mitarbeiter.

Damit sind Sie immer perfekt vorbereitet, egal ob Sie ungeplant ein Gespräch führen und kurz Ihr Evernote-App am Smartphone checken oder ob Sie in ein vorher geplantes Review-Meeting gehen.

Das sind die Notizbücher, die ich regelmäßig im beruflichen Kontext nutze, ich habe dann noch eine ganze Reihe an Notizbüchern für den b2b-ingenieur, für meine persönlichen Interessen, meine Freizeit, meine Finanzen, usw…

Evernote Schlagwörter (Tags)

Was sind Schlagwörter? Sie haben die Möglichkeit, in Evernote Begriffe oder Tags anzulegen, die Sie Notizen einfach durch Drag&Drop zuweisen können. Natürlich können Sie einer Notiz gleichzeitig auch mehrere Schlagwörter zuweisen.

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Wenn Sie nun auf eines der Schlagwörter klicken – die Schlagwörter finden Sie im linken Balken in Evernote- filtert Evernote ohne Verzögerung alle Notizen mit diesem Schlagwort und stellt diese in Listenform dar.

Ich verwende Schlagwörter sehr gerne, jedoch sehr sparsam.

Hier meine drei Verwendungszwecke für Schlagwörter:

tagWarten auf…

Sobald ich auf Feedback oder Antwort von Dritten angewiesen bin, um an einer Aufgabe oder einem Projekt weiterarbeiten zu können, ziehe ich das Schlagwort “Warten auf…” in die Notiz.

Damit habe ich mit einem Klick alle Vorgänge auf dem Bildschirm, wo ich auf Antwort warte. So kann ich meinen Partnern auch sofort eine Erinnerung senden – oder auch die Notiz einfach per E-Mail direkt aus Evernote versenden.

tagZu besprechen – Namen (Follow-Up Namen)

Mein zweiter Einsatzfall für Schlagwörter sind die Namen von Kollegen, Team-Mitgliedern, Vorgesetzten, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern mit welchen ich Themen besprechen möchte, die nicht dringend sind.

Immer wenn mir ein Thema in den Sinn kommt, welches ich mit jemandem besprechen möchte, das Thema aber entweder nicht so dringend ist oder ich aktuell absolut keine Zeit dafür aufwenden möchte, dann schreibe ich eine Notiz und weise als Schlagwort den Namen der Person zu. Für die meisten Personen, mit denen ich regelmäßig derartige Themen bespreche, habe ich sowieso immer eine laufende Notiz, wo ich diese Themen dann in Form einer Checkliste ergänze.

Wenn ich nun meinen Gesprächspartner geplant oder auch ungeplant treffe, dann gehe ich in Evernote, klicke auf den Namen und schon habe ich alle Themen beisammen, die ich besprechen und klären werde.

Das ist eine genial einfache und wirkungsvolle Methode, um seinen eigenen Arbeitsfluss aufrecht zu erhalten und Partner nicht ständig mit Kleinigkeiten aufzuhalten.

tagInspiration

Immer wenn ich ein inspirierendes Zitat, ein interessantes Buch das ich lesen werde, einen motivierenden Text oder andere interessante Ideen aufschnappe, dann schreibe ich diese sofort in einer Evernote Notiz nieder und lege das Schlagwort “Inspiration” darauf.

Wenn ich merke, dass ich mich mental gerade in einem Sturzflug befinde, dann klicke in Evernote auf das Schlagwort “Inspiration” und finde dort immer einen Beitrag. Dieser hilft mir dabei, meine Stimmung wieder ins Positive zu drehen.

Mehr Schlagwörter verwende ich gar nicht, denn wie vorhin schon erwähnt ist die Suchfunktion in Evernote einfach herrlich. Da lohnt es sich gar nicht, eine Unsumme von Schlagwörtern zu nutzen.

Evernote Erinnerungen

Selbstverständlich können Sie Notizen mit Erinnerungen versehen. Sie können Evernote so konfigurieren, dass Sie eine Erinnerungsnachricht mit dem Link zur Notiz als E-Mail an Ihre Adresse bekommen.

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Das kann sehr hilfreich sein, vor allem wenn die Information zur Aufgabe schon weiter zurück liegt. Auch in Evernote selbst haben Sie natürlich mit einem Klick auf den Balken mit der Bezeichnung “Erinnerung” sofort alle Notizen bei der Hand, für welche Sie Erinnerungen gesetzt haben.

Mehr hilft mehr… Weniger hilft mehr…

Ich nutze die Erinnerungs-Funktion – aber so wie die Schlagwörter nur in homöopathischen Dosen.

Ich bekomme ja schon genügend Erinnerungen von meinem E-Mail Programm, vom Kalender, vom CRM-Tool, usw. Da brauche ich nicht noch jeden Tag von Evernote zusätzliche Reminders.

Erinnerungen nutze ich nur für Aufgaben, die zeitlich weit weg sind. Wenn ich etwa schon weiß, dass ich in einigen Monaten etwas zu erledigen habe. Dazu habe ich dann schon eine Notiz mit meinen Anmerkungen, Links, Dokumenten, … und weiß sofort wieder, was ich tun werde.

Für alles Operative und Alltägliche und natürlich für meine Kundentermine nutze ich meinen Kalender und natürlich das CRM.

Fazit

Es gibt natürlich noch mehr tolle Funktionen in Evernote, aber mit der beschriebenen Notizbuchstruktur, der Suchfunktion, den Schlagwörtern und den Erinnerungen kann ich mich selbst ausgezeichnet organisieren.

Ich kann mir mein berufliches aber auch mein privates Leben ohne Evernote gar nicht mehr vorstellen –
Jeder Zettel der ins Büro herein flattert landet im Papierkorb oder in Evernote (und manchmal erst etwas später im Papierkorb 🙂 )
Jede Idee, jedes Bild zur Erinnerung halte ich in meinem Evernote-Account in einer Notiz fest.

Ich empfehle Ihnen: sehen Sie sich Evernote zumindest an und testen Sie das Tool. Es ist ja kostenlos und vollkommen ohne Verpflichtung für Sie. Wenn es Ihrem Arbeits- oder Lebensstil nicht entgegenkommt – auch gut – jeder hat schließlich seinen eigenen Lebens- und Arbeitsstil.
Gerne können Sie mich ansprechen wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen.

Shownotes und Links zu dieser Episode:


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