MWI061: Vertriebsmeetings – Alles nur Zeit-Klau und Energie-Raub?

Vertriebsmeetings – Alles nur Zeit-Klau und Energie-Raub?

10 Tipps für erfrischende Vertriebsmeetings

Kennen Sie eine angenehme Nebenerscheinung der Urlaubszeit? Richtig: Es gibt auch keine Vertriebsmeetings…

Ja, so empfinden das viele Vertriebsmitarbeiter. Wie wäre es, diese Sitzungen mit dem Vertriebsteam ab sofort auf neue Beine zu stellen und dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter gerne daran teilnehmen, weil sie selbst davon profitieren?

Themen in diesem Beitrag:

Die Meeting-Kultur verändert sich mit dem Vertriebsfokus

OK, meine Einleitung ist etwas kritisch ausgefallen, bestimmt gibt es auch eine ganze Menge Vertriebsorganisationen, wo die Teilnehmer gerne zu den Vertriebsmeetings kommen. Nur: Die Regel ist das leider nicht.

In Bezug auf die Planung und Gestaltung von Vertriebsmeetings liegt eine lange Lernkurve hinter mir und es gibt immer noch eine ganze Reihe von Themen, die ich in diesem Zusammenhang noch verbessern kann und auch verbessern werde. Vertriebsmeetings sehen ja auch anders aus als vor einigen Jahren, auch die Aufgaben vieler Vertriebsmitarbeiter im B2B-Umfeld haben sich massiv verändert.

Der Fokus erfolgreicher Teams richtet sich wesentlich stärker auf die Neukundengewinnung, damit verändert sich auch die Art und Weise der Unterstützung, welche diese Mitarbeiter für ihren Erfolg brauchen. Und einen Teil dieser Unterstützung können Vertriebsmitarbeiter auch in den Vertriebsmeetings finden. Ja, und es gibt heute unzählige Möglichkeiten, Meetings nicht nur Vorort in einem Konferenzraum, sondern auch online abzuhalten. Das spart Zeit und Geld und bringt gleichzeitig die Flexibilität, kurze, knackige Meetings anzusetzen, die punktgenau ein ganz bestimmtes Thema fokussieren. Dazu ein wenig später gleich noch mehr.

Im meiner Zeit als langjähriger Verantwortlicher einer Vertriebsorganisation hatte ich gar nicht bemerkt, wie sehr manche Mitarbeiter durch die immer gleichen, zeitraubenden Zusammentreffen genervt waren. Als Vertriebsstratege und interimistischer Vertriebsleiter habe ich nun jedoch ausreichend Gelegenheit, diversen Vertriebsmeetings in unterschiedlichen Unternehmen und Vertriebsorganisationen beizuwohnen.

Was ich dabei über Vertriebsmeetings lernen durfte: Es gibt ein paar ganz wesentliche Aspekte, die es zu beachten gilt. Das gilt ganz besonders dann, wenn Sie die positive Einstellung im Team gefördert werden soll. Unter positiv verstehe ich, dass sich die Teilnehmer am Ende des Meetings schon auf die nächste Sitzung freuen.

Urlaub oder doch eher Zahnarzt-Termin?

Wenn die überwiegende Anzahl an Vertriebsmeetings so ablaufen würde, dass es die Teilnehmer die nächste Sitzung schon gar nicht mehr erwarten können, dann hätte ich mir wohl keine Gedanken darüber gemacht, das Thema in dieser Podcast-Episode zu behandeln. Ja, Sie ahnen es schon: Typische Vertriebsmeetings haben leider ein anderes Gesicht.

Apropos Gesicht: Schauen Sie mal gleich zu Beginn den Teilnehmern nacheinander ins Gesicht. Also sofort nachdem die Teilnehmerrunde Platz genommen hat und vom Leiter des Meetings offiziell begrüßt wurde. Ich habe das jetzt ein paar Mal gemacht und dabei konnte ich die überwiegende Anzahl der Teilnehmer in eines dieser beiden Verhaltensmuster einordnen:

Erster Typus: Bezahlter Urlaub

Diese Menschen sind entspannt, lehnen sich gleich von der ersten Sekunde des Meetings an zurück in den bequemen Stuhl im Meeting—Raum und schalten das Ding zwischen Ihren Ohren auf aktives Standby. Das ist ein Zustand, den man ähnlich einer Trance beschreiben könnte, wo jegliches Zeitgefühl ausgeschalten wird und alle Informationseingänge vorübergehend deaktiviert sind. Wie im perfekten Entspannungsurlaub eben!

Zweiter Typus: Zahnarztbesucher

Das Meeting wird wie ein Zahnarzt-Termin wahrgenommen. Als eine lästige Begleiterscheinung im Vertriebsleben, die halt nicht zu vermeiden ist und sein muss. Alles andere als angenehm ist das. Nervös zappeln diese Menschen herum, das Meeting ist für sie die reinste Qual. Jede Sekunde fallen ihnen neue Aufgaben ein, die Sie noch erledigen müssen. Das können Sie aber nicht machen, da Sie ja jetzt zum tatenlosen Herumsitzen verdonnert wurden.

Eines haben die Menschen beider Verhaltensmuster gemeinsam:
Wenn das Meeting am Abend endlich zu Ende ist, verlassen alle fluchtartig den Meeting-Raum. Bei einer Brandschutzprobe ist das Büro auch nicht schneller leergefegt. Nichts wie raus aus diesem Zeit-Klau, alle sind froh, dass sie es wieder einmal hinter sich gebracht haben.

Was ist passiert? Wofür wurde die gemeinsame Zeit im Besprechungsraum verwendet?

So vorhersagbar das Verhalten der Teilnehmer ist, so vorhersagbar ist meist auch der Ablauf solcher Vertriebsmeetings.

Los geht es mit langweiligem Zahlenwerk. Umsatzbericht. Die erzielten Umsatzergebnisse werden zerpflückt in jede erdenkliche Kategorie. Nach Gebiet, nach Produktgruppen, nach Industrie, nach Vertriebsinitiativen, nach… naja, Sie wissen schon. Und das noch im Vergleich zum Vorjahr. Und an diese Stelle ahnen die Teilnehmer nichts Gutes: Dunkle Gewitterwolken ziehen auf im Meetingraum, denn jetzt setzt der Hagel an Kritik ein:

Das Vertriebsgebiet A ist hinter Plan, Vertriebsgebiet B sogar hinter dem Vorjahresergebnis. Mitarbeiter Z muss sich dafür rechtfertigen, dass einer seiner größten Kunden weniger als üblich bestellt hat und die Margenentwicklung ist sowieso nicht akzeptabel. Es braucht also Korrekturmaßnahmen an allen Ecken und Kanten, und das nicht irgendwann. Jetzt sofort muss alles anders werden und Neukunden müssen auch endlich her. Bis zum nächsten Meeting hat jeder Vertriebsmitarbeiter eine Liste mit neuen Kunden parat, die er jetzt endlich akquiriert und gewinnen wird. Sonst geht sich das mit dem Ziel für den Jahresumsatz ja hinten und vorne nicht aus!

Jetzt zum Forecast – oder besser: zur Kopfwäsche! Denn der Forecast einiger Mitarbeiter ist für den Chef absolut nicht akzeptabel. Viel zu gering ist der für den kommenden Monat geplante Umsatz, da braucht es doch erst gar keinen Vertrieb dafür. Die betroffenen Mitarbeiter halten mit handfesten Argumenten dagegen und nun wird gefeilscht wie am großen Basar in Istanbul. Der Vertriebsverantwortliche setzt den Forecast hinauf, der Vertriebsmitarbeiter biegt diesen nach allen Regeln der Verhandlungskunst wieder so weit es geht nach unten. Reihum geht dieses Theater, jeder kommt dran. Es gibt kein Entrinnen.

Endlich Mittagspause. Die Gruppe strömt in allen Richtungen auseinander, bis man sich einige Minuten später beim schon bekannten Mittagsbuffet wieder trifft. Dann machen die Urlauber wieder Urlaub und die Zahnarztbesucher sind wieder im Stress.

Der Nachmittag verspricht nun Besserung. Theoretisch zumindest.

Was jetzt ansteht sind die Präsentation zu allem, was für die kommenden Monate an Neuigkeiten geplant ist. Die Heiligsprechung der neuen und kommenden Produkte ist voll in Gang. So ungefähr nach der 60. Folie sind auch die letzten aktiven Teilnehmer verstummt, denn nun fordert das Mittagessen seinen Tribut. Alle lehnen im Dämmerschlaf in Ihren Sesseln.

Nachdem auch noch die anderen Abteilungen des Unternehmens darüber berichtet haben, welche Vorgänge und Prozesse zur Optimierung anstehen und darüber referiert haben, wo der Vertrieb die erforderlichen Kunden- und Marktinfos zum Wohle aller eingeben wird können, geht auch der zweite Teil der Sitzung langsam aber sicher vorüber.

Der letzte Punkt auf der Agenda: Vorschläge über mögliche Verbesserungen. Überraschenderweise fällt dieser Punkt kurz aus und kaum jemand hat etwas wirklich Wertvolles beizutragen. Es kommen wieder jene Themen auf den Tisch, die schon die letzten drei Jahre keiner Lösung zugeführt wurden.

Ja, und nun ist es endlich soweit: 16:30 Uhr! Dieses Vertriebsmeeting ist Geschichte. Endlich.
OK, vielleicht habe ich dort und da ein Stück weit übertrieben. Aber muss ein Vertriebsmeeting wirklich nach diesem Muster ablaufen?

10 Tipps für produktive Vertriebsmeetings

1. Agenda variieren

Ein Vertriebsmeeting muss nicht immer den gleichen Programmablauf haben. Abwechslung ist hier extrem wichtig. Mal haben Sie ein Thema, wo Sie einen externen Vortragenden einbinden, ein anderes Mal steht ein Vertriebsworkshop im Vordergrund, den einer oder mehrere Ihrer Mitarbeiter leiten.

Übrigens: Ein Vertriebsmeeting muss auch nicht immer einen ganzen Tag lang dauern. Überraschen Sie Ihr Team auch mal damit, dass schon um 14.00 Uhr Schluss mit der offiziellen Agenda ist. Die frei gewordene Zeit kann dann dazu verwendet werden, Erfahrung aus dem Akquise-Prozess zu teilen und Kollegen um Rat zu fragen. Das stärkt auch den Zusammenhalt und das Vertrauen im Team.

2. Konzentration auf gemeinsame Themen

Es macht Sinn, nur diese Themen in der Zeit zu besprechen, wo auch alle Teilnehmer zum gleichen Zeitpunkt am gleichen Ort sein müssen. Sie sollten daher im Meeting nur solche Inhalte zu behandeln, die alle betreffen und wo eine Diskussion und Fragen gewünscht sind. Alle anderen Themen, die nur einen Teil oder gar nur einen einzigen Vertriebsmitarbeiter betreffen, sollen auch im kleinen Kreis besprochen werden.

Dazu sind kurze, individuelle Meetings viel produktiver. Und: dazu können Sie auch Online-Meetings aufsetzen. Über Skype und andere professionelle Web Meeting-Plattformen wie Clickmeeting, GoToWebinar, Webinarjam, etc… ist das ein Kinderspiel. Manche dieser Plattformen können sogar kostenlos verwendet werden, ansonsten sind die Kosten sehr, sehr überschaubar.

3. Zahlenwerk auf Fragen reduzieren

Wozu Umsatz-Reports und Forecasts erst beim Vertriebsmeeting präsentieren? Die Zahlen stehen doch in aller Regel schon vorher zur Verfügung. Also können diese auch genauso gut den Teilnehmern schon vorab in Form von Reports bereitgestellt werden. Im Meeting selbst wird dann nur noch eine Fragerunde zu den Zahlen gemacht. Und um individuelle Forecasts zu diskutieren, da ist ein Gruppenmeeting ohne die falsche Plattform. Falls überhaupt erforderlich sollten Forecasts in kleiner Runde oder unter 4 Augen besprochen werden. Auch dazu eigenen sich die vorhin erwähnten Plattformen für Web Meetings perfekt.

4. Den Projektor verbannen

Ja, das geht! Für die allermeisten Themen ist es überhaupt nicht erforderlich, die Inhalte zuerst in eine Powerpoint-Präsentation einzubauen, um diese dann bequem an die Wand werfen zu können. Und die Inhalte der Reports in Form von Excel-Dateien sind sowieso für die meisten Teilnehmer dann nicht mehr lesbar. Verwenden Sie stattdessen das gute alte Whiteboard und einen Flipchart, um die wichtigsten Punkte darzulegen.

Handouts eigenen sich ebenfalls perfekt, um die Teilnehmer mit einem Thema zu befassen. Hier können die Teilnehmer auch gleich ihre persönlichen Notizen festhalten. Ohne Projektor wird jedes Meeting viel lebhafter, die Teilnehmer sind viel mehr gefordert, sich aktiv einzubringen. Und falls des dennoch einmal Sinn machen sollte, den Projektor zu verwenden: Kein Problem, dann sehen Sie sich das Video eben gemeinsam an, danach schalten Sie das Ding wieder ab.

5. Zielkunden – Diskussion

Bitten Sie die Vertriebsmitarbeiter, ihre wichtigsten 1-2 Zielkunden mit den dazu gehörigen Geschäftsmöglichkeiten vorzustellen. Am besten funktioniert das übrigens, wenn auch hier auf den Projektor verzichtet wird und die wichtigsten Infos zu einem Zielkunden auf einem einseitigen Handout zusammengefasst werden. Damit bekommen die anderen Teilnehmer neue Ideen dafür, wo sie ebenfalls nach neuen Geschäftsmöglichkeiten Ausschau halten können und bei welchen Kunden bestimmte Nutzenelemente besonders gut ankommen.

Auch neue Nutzenelemente entstehen in der Diskussion. Außerdem gibt es dem einzelnen Mitarbeiter die Möglichkeit, von den Kollegen Ideen zu bekommen, wie knifflige Hürden, Herausforderungen und Blockaden genommen werden können. Die Zielkunden-Diskussion ist ein äußerst wichtiger Meeting-Bestandteil für Vertriebsteams, die in der Neukunden-Akquise ernsthaft vorankommen wollen.

6. Nutzen-Contest

Lassen Sie die Teilnehmer darlegen, wo sie seit dem letzten Meeting die Extra-Meile für einen ihrer Kunden gegangen sind, die diesem einen echten Nutzen gebracht hat. Auch das ist eine perfekte Gelegenheit dafür, voneinander zu lernen, wie Kunden mit zum Teil ganz einfachen Mitteln begeistert werden können. Sie können in diesem Zuge auch mit einer internen Abstimmung den besten Beitrag zum “Nutzen-Champion” wählen, für den es dann einen kleinen Preis gibt.

7. Akquise-Prozess optimieren

Um in der Neukunden-Akquise langfristig erfolgreich zu sein, braucht es einen Prozess. Sie kennen ja meine vielen Beiträge und Podcast-Episoden zu diesem Thema. Nun ist ein Prozess aber nichts was man sich einmal überlegt und dann auf ewige Zeiten so funktioniert. An einem funktionierenden Akquise-Prozess wird ständig gefeilt, verändert und optimiert.

Welche Unterlagen werden dazu verwendet? Gibt es Vorlagen, die verbessert werden sollten? Gibt es einen Gesprächsleitfaden, der in Vergessenheit geraten ist? Gibt es neue Nutzenelemente, die Sie in Ihren Nutzenkatalog aufnehmen sollten? Nehmen Sie sich dazu im Vertriebsmeeting einen bestimmten Teilabschnitt im Akquise-Prozess vor und spielen Sie diesen gemeinsam durch. Je genauer Sie sich auf einen Abschnitt konzentrieren, umso mehr können Sie diesen gemeinsam verbessern.

8. Rollenspiele (ja – ernsthaft!)

Ja, ich weiß: Viele Vertriebsmitarbeiter halten das für Kindergartenkram… Es nützt aber nichts – wenn Sie sich verbessern möchten und Ihren Akquise-Prozess wirklich umsetzen wollen, dann braucht es Trockentraining. An dieser Stelle könnte ich jetzt wieder die schon bekannten Parallelen zu erfolgreichen Leistungssportlern ziehen, die ja auch regelmäßig das trainieren, was sie ohnehin schon können. Bleiben wir aber im Vertrieb: Belassen Sie den vorher genannten Punkt 7 nicht nur bei einer Diskussion, sondern setzen Sie die Prozessoptimierung gleich um.

Üben Sie am besten in 3er-Teams den Abschnitt in Ihrer Neukunden-Akquise, den Sie heute optimieren möchten. Ein Mitarbeiter ist der Kunde, einer der Vertriebsmitarbeiter und der dritte im Team beobachtet das Rollenspiel, macht Notizen und gibt Feedback. Ein Rollenspiel macht dann am meisten Sinn, wenn Sie nicht ein gesamtes Kundengespräch simulieren, sondern ganz kleine Happen daraus üben. Etwa, wie Sie in den allerersten Minuten in das Erstgespräch mit einem neuen Zielkunden starten.

9. Kunden einladen

Kunden beim Vertriebsmeeting? Ja – laden Sie doch 2 oder 3 Mal im Jahr einen Ihrer Kunden zum Meeting ein! Bitten Sie Ihren Kunden, aus freien Stücken zu schildern, was er an der Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen wirklich schätzt. Und welche Prozesse in seinem Unternehmen durch das Angebot Ihres Unternehmens verbessert werden und wie das erreicht wird. Jetzt bitten Sie Ihren Kunden noch zu erklären, wie er und seine Mitarbeiter oder Kollegen davon persönlich profitieren: Etwa wie Ihr Angebot ihre Arbeit erleichtert, Arbeitsschritte vereinfacht – was auch immer es ist, was die Menschen bei Ihrem Kunden an der Zusammenarbeit schätzen.

Vielleicht möchte Ihr Kunde auch über seine spezielle Branche referieren und er kann ein kleines Training daraus machen: Wichtige Player im Markt vorstellen, Fachbegriffe erläutern, Vorgänge beschreiben und Messen nennen, wo sein Unternehmen ausstellt. Spezifisches Branchenwissen kommt in vielen Vertriebsorganisationen ohnehin oft zu kurz, sehr häufig konzentriert man sich sehr stark auf die eigenen Produkte.

10. Den Meeting-Ort verändern

Wechseln Sie öfters die Örtlichkeit für Ihr Meeting. Wählen Sie einen anderen Raum, verlassen Sie dazu auch mal Ihr Firmengebäude. Das kann, muss aber nicht unbedingt ein Hotel sein. Sie können Ihr Vertriebsmeeting auch mal in einer Universität bei einer Fachhochschule oder auch in einem Museum machen. Finden Sie etwas in der Nähe Ihres Unternehmens, dann können Sie das auch mit einem gemeinsamen Fußmarsch dorthin oder mit einer kleinen Wanderung verbinden.

Oder fragen Sie doch gleich Ihren Kunden, den Sie gerne zu Ihrem Meeting einladen möchten. Vielleicht stellt er Ihnen gerne seinen Besprechungsraum zur Verfügung. Dann bekommen Sie sogar noch die Möglichkeit, eine Betriebsführung mit dem Vertriebsteam zu machen.

Haben Sie noch mehr spannende Ideen, wie Sie Ihr Vertriebsmeeting in ab heute produktiver gestalten können? Ich freue mich riesig auf Ihr Feedback dazu!

Die tragenden Säulen für Ihre neuen Meetings

Das Fazit für Ihre neuen Meetings: Berücksichtigen Sie bei der Planung und Durchführung diese tragenden Säulen, auf die sich produktive und erfrischende Vertriebsmeetings stützen:

Erstens: Teilnehmer müssen Mehrwert und Nutzen für die eigene Arbeit mitnehmen

Damit ist klar, dass jegliche Art einer Selbstdarstellungs-Show des Vertriebsleiters passe ist. Das Vertriebsmeeting ist nicht die Bühne für einsame Führungskräfte, die endlich wieder einmal Ihre Mitarbeiter zu Gesicht bekommen. Nutzen Sie das Meeting dafür, sich im Vertriebsteam gemeinsam weiterzuentwickeln.

Zweitens: Die Zeit der Meeting-Teilnehmer respektvoll einsetzen

Die Zeit Ihrer Mitarbeiter ist wohl nicht besonders wirkungsvoll eingesetzt, wenn die meiste Zeit feinsäuberlich die prallgefüllten Powerpoint-Folien im Kollektiv von der Wand abgelesen werden. Ein Vertriebsmeeting darf nicht zu einer Therapiegruppe für betreutes Lesen werden. Reports und andere vorbereitete Inhalt können Sie vorab teilen und dann im Meeting die Fragen dazu behandeln. Forecast-Gespräche und Abstimmungen für kleinere Gruppen lagern Sie in kurze, knackige Besprechungen aus, diese können auch online stattfinden.

Drittens: Sorgen Sie für Abwechslung

Wenn Ihr Vertriebsmeeting schon seit Jahren der gleichen Agenda folgt und die immer gleichen Themen besprochen und diskutiert werden, dann dürfen Sie sich nicht wundern, wenn die Teilnehmer damit beschäftigt sind, die Meeting-Zeit für andere Tätigkeiten zu nutzen. Wenn alle nur mehr damit beschäftigt sind, während des Vertriebsmeetings ihre sozialen Netze zu durchstreifen und die extra für das Meeting aufgehobenen E-Mails zu verarbeiten, dann kann das daran liegen, dass die Abwechslung fehlt.

Shownotes und Links aus diesem Beitrag

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