Warum Ihre Sales-E-Mails nicht gelesen werden

Warum Ihre Sales-E-Mails nicht gelesen werden

Was würden Sie machen, wenn Sie jeden Tag 250 neue E-Mails im Posteingang hätten?

Eine der undankbaren Aufgaben in der Vertriebsarbeit ist es, den allerersten Kontakt mit einem neuen, möglichen Kunden herzustellen. Wenn Sie nicht das Glück hatten, genügend spannende, neue Geschäftsmöglichkeiten als Ergebnis Ihrer Messegespräche zu bekommen, dann bleiben noch ein paar andere Wege, um mit den begehrten Geschäftspartnern der Zukunft in Kontakt zu treten mit dem Ziel, einen ersten persönlichen Gesprächstermin einzuloggen. Die mit Abstand am meisten verwendete Methode dazu sind E-Mails, die aber leider niemand liest.

Zugegeben, ich bin kein Fan davon, ich bevorzuge die gute alte Methode mit persönlichen Briefen (ja, so richtiges Papier zum Angreifen in einem Umschlag, der per Postversand an den potentiellen Kunden gesendet wird 😉 ), aber das wissen Sie wahrscheinlich schon aus meiner Podcast-Episode 40.

Aber blicken wir der Realität ins Auge, und hier sehen wir nun einmal sonnenklar, dass eine überwältigende Mehrheit der Erstinfos an Zielkunden ganz bequem über den E-Mail Weg zugestellt werden. Ist ja auch eine tolle Sache – innerhalb weniger Sekunden erreichen Sie dutzende, ja sogar hunderte Kontakte mit der Hoffnung auf Antwort.

Nur – und hier liegt der Hund begraben – Ihre Zielkunden antworten nicht auf diese E-Mails. Warum ist das so? Nun, Sie bekommen deshalb keine Antworten, weil Ihre E-Mails erst gar nicht gelesen werden. Die überwiegende Mehrheit der Empfänger öffnet Ihre Nachricht nicht einmal. Ihre E-Mail wandert schnurstracks in den Papierkorb.

Das glauben Sie nicht? Nun, die Mehrheit der Kunden, mit denen ich arbeite, hat das Maschinen- und Anlagenbauer-Klientel im Visier. Vor 3 Wochen hatte ich die Ehre, mit einem Geschäftsführer eines mittelständischen Maschinenbauers ein interessantes Gespräch zu führen, das mich zu diesem Beitrag inspiriert hat. Das Unternehmen hat knapp 200 Mitarbeiter, macht 30 Millionen Euro Umsatz und hat deshalb bereits eine zwar flache, aber gut etablierte Management-Struktur. Insgesamt 12 Abteilungsleiter berichten an den Geschäftsführer.

Der Geschäftsführer nimmt sich eine Viertelstunde für mich Zeit, um sich über den Projektfortschritt in unserer Zusammenarbeit aus erster Hand zu informieren. Außerdem teilt er seine Gedanken über die Zukunft seines Unternehmens mit mir. Ich frage ihn im Anschluss an unsere Diskussion, ob ich ihm den Gesprächsbericht aus dem vorhergehenden Meeting mit der Entwicklungsleiter und dem Verantwortlichen für die Beschaffung als Kopie senden darf. Er meint, dass ich das ruhig machen könne, er würde es aber ganz bestimmt nicht lesen und liefert mir auch gleich die Begründung dafür:

“Wissen Sie, ich bekomme rund 200 bis 250 E-Mails in meinen Posteingang geliefert. Jeden einzelnen Tag. Am Wochenende und an Feiertagen sind es nur so um die 100. Aber auch jeden Tag. Deshalb habe ich ganz einfache Regeln für mich definiert: Ich lese nichts, wo ich als “cc” draufstehe, ich lese nichts, wo der Betreff danach riecht, dass mir jemand etwas verkaufen möchte, ich lese kein einziges E-Mail, das mich nicht namentlich anspricht. Solche E-Mails schaffen es bei mir nicht einmal in den Papierkorb, sondern hüpfen ins Nirvana. Sofort weg. Sonst würde ich es nie und nimmer schaffen, auch nur eine Minute am Tag etwas anderes zu tun, als mit E-Mails zu hantieren. Und ich habe bei Gott Wichtigeres zu tun. Nehmen Sie es also nicht persönlich.”

Hmm, das habe ich zwar nicht zum ersten Mal gehört, aber diese unmissverständliche und unverblümte Erklärung hat mir doch zu denken gegeben. Wenn Sie zu jenen Vertriebsprofis gehören, die dennoch für den Erstkontakt mit neuen Zielkunden auf E-Mails schwören, dann sollten Sie einige Grundregeln einhalten, damit Ihre E-Mails auch eine Chance bekommen, gelesen zu werden.

Dazu habe ich hier 5 Tipps für Sie:

1. Betreff & Erster Satz

Die meisten E-Mails werden direkt am Smartphone gescannt. Hier sieht der Empfänger als erstes diese 3 Informationen: den Absender, Betreff und einen Teil des ersten Satzes. Für die E-Mail Vorschau im E-Mail-Programm auf dem PC oder Mac gilt das auch. Formulieren Sie daher eine eindeutige, kurze, knackige Betreffzeile, die den Empfänger neugierig macht. Ihr Firmenname und was es bei Ihnen Neues gibt zählt leider nicht dazu.

Der erste Satz in Ihrem E-Mail muss sitzen: Sprechen Sie den Empfänger persönlich an, formulieren Sie diesen Satz ganz einfach und kommen Sie sofort auf den Punkt.
Machen Sie das nicht, haben Sie jetzt schon verloren und Ihre Nachricht wird nicht gelesen.

2. Vergessen Sie Formelles

Wenn Ihre E-Mail sich liest, als hätte es ein Marketing-Guru zusammen mit einem Psychologen entworfen und die Rechtsabteilung hat dann noch alles glattgebügelt, dann setzen Sie besser kein Geld darauf, dass Sie eine Antwort bekommen werden.

Sie können mit einem E-Mail nichts verkaufen, also versuchen Sie es erst gar nicht. Schließlich wollen Sie mit Ihrem Angebot bei Ihrem Kunden einen Prozess verbessern oder ein Problem beseitigen und damit einen Nutzen stiften. Genau darauf sollten Sie sich mit dem Inhalt Ihres E-Mails konzentrieren.

3. Recherchieren & personalisieren

Wenn Sie unter “personalisieren” verstehen, ich einem vorgefertigten Text nur den Namen des Empfängers einzusetzen: No way! Ein paar Minuten in die Recherche zu investieren lohnt sich auf jeden Fall:

Wer ist es, dem Sie schreiben, was wird diesen Menschen interessieren? Welche Themen hat dieser Mensch am Tisch? Das herauszufinden war niemals einfacher als heute: Google, XING, LinkedIn und nicht zuletzt die Website des Zielkunden liefern die Infos, die Sie brauchen.

4. Fassen Sie sich kurz. Sehr kurz.

Ihre Absicht ist nicht, den Kunden mit Ihrem E-Mail zu belehren oder zu schulen. Alles was Sie wollen, ist eine Reaktion des Empfängers hervorzurufen. Niemanden interessiert es, Romane am Smartphone zu lesen. Deshalb macht es auch keiner Ihrer Zielkunden. Konzentrieren Sie sich auf ein Thema, Sie brauchen dazu keine Absätze und keine ausgefeilte Formatierung. Wenn Ihre E-Mail den ganzen Bildschirm ausfüllt, ist Sie mit Sicherheit schon zu lange. Sehen Sie zu, dass Sie mit 5, allerhöchstens 6 Sätzen auskommen. Noch kürzer ist noch besser.

5. Mit einer Frage schließen

Die meisten E-Mails an neue Zielkunden schließen mit einer Feststellung oder mit einem Unterstützungsangebot. Wahrscheinlich kennen Sie diese Formulierungen:

“Profitieren auch Sie von …, denn unser Unternehmen XY ist der beste/größte/innovativste/… Anbieter für…”
“Lassen Sie mich wissen, falls ich Ihnen bei ABC helfen kann…”
“Wenn Sie sich näher informieren möchten, rufen Sie mich einfach an…”

Diese Sätze sind sinnlos. Sie führen zu nichts. Solche Floskeln regen den Empfänger weder zum Denken an und schon gar nicht zu einer Handlung.

Streichen Sie diesen letzten Satz und schließen Sie mit einer Frage, die Ihren Empfänger kurz zum Nachdenken bringt. Aber Achtung: Niemand soll sich lange den Kopf über Ihre Frage zerbrechen müssen, Sie wollen nur eine schnelle, einfache Antwort. Hier einige Beispiele:

  • “Wann haben Sie dieses Thema zuletzt gelöst?”
  • “Was ist die beste Stelle in Ihrem Unternehmen, um dieses Thema zu diskutieren?”

Klar, nicht jeder Empfänger wird tatsächlich auf diese Fragen antworten, dennoch verbessern Sie Ihre Chance ganz erheblich, eine Reaktion auf Ihre E-Mail zu erhalten!

Haben Sie Erfolg mit E-Mails?

Haben Sie diese oder andere Tipps in Ihren Sales-E-Mails an potentielle Neukunden schon angewendet? Wie ist das Ergebnis? Was ist Ihre Erfahrung?

Schreiben Sie mir eine kurze Nachricht und teilen Sie Ihre Erfahrung mit mir, ich werde auf jeden Fall darauf antworten.

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